Nhập khẩu thực phẩm chức năng: Trọn bộ thủ tục cần biết

Nhập khẩu thực phẩm chức năng là lĩnh vực kinh doanh tiềm năng nhưng đầy rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp không nắm vững Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Từ quy trình công bố hợp quy, xác định chính xác mã HS đến đăng ký kiểm tra nhà nước Cùng PTN Logistics tìm hiểu để tối ưu quy trình thông quan, tận dụng các ưu đãi thuế quan và tránh những sai sót tốn kém cho lô hàng.

Thực phẩm chức năng là gì và cơ sở pháp lý nhập khẩu

Việc định nghĩa sai lệch về tính chất hàng hóa là nguyên nhân chính khiến nhiều lô hàng nhập khẩu thực phẩm chức năng bị áp sai mã HS hoặc sai quy trình công bố. Doanh nghiệp cần xác định rõ căn cứ pháp lý trước khi tiến hành thương mại.

Định nghĩa và phân loại TPCN trong xuất nhập khẩu

Trong hoạt động nhập khẩu thực phẩm chức năng, mặt hàng này là các sản phẩm dùng để hỗ trợ chức năng của các bộ phận trong cơ thể người. Nó có tác dụng cung cấp dinh dưỡng, tạo cho cơ thể tình trạng thoải mái và tăng sức đề kháng. Nhóm này bao gồm:

• Thực phẩm bảo vệ sức khỏe
• Thực phẩm bổ sung
• Sản phẩm dinh dưỡng y học
• Thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt

Việc phân loại chính xác từng nhóm nhỏ là bước tiên quyết để xác định đúng thủ tục công bố tương ứng. Nhờ đó tránh trường hợp vi phạm quy định nhập khẩu.

Các văn bản pháp luật hiện hành

Quy trình nhập khẩu thực phẩm chức năng được điều chỉnh chặt chẽ bởi hệ thống văn bản pháp luật chuyên ngành. Văn bản xương sống hiện nay là Luật An toàn thực phẩm và Nghị định 15/2018/NĐ-CP ngày 02/02/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật này.

Bên cạnh đó, các thông tư của Bộ Y tế và văn bản hướng dẫn từ Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế cũng là những tài liệu pháp lý quan trọng mà đơn vị nhập khẩu phải cập nhật liên tục.

Mọi hoạt động từ công bố, dán nhãn đến quảng cáo sản phẩm đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này.

Điều kiện để doanh nghiệp được phép nhập khẩu mặt hàng này

Không phải đơn vị nào cũng đủ điều kiện tham gia chuỗi cung ứng nhập khẩu thực phẩm chức năng. Đây là hàng quản lý chuyên ngành của Bộ Y tế, do đó, cá nhân không được phép tự ý nhập khẩu với mục đích kinh doanh.

Chỉ các doanh nghiệp có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp pháp, có ngành nghề kinh doanh thực phẩm mới đủ tư cách pháp nhân để đứng tên trên tờ khai hải quan. Đồng thời thực hiện các thủ tục công bố chất lượng.

Đồng thời, doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính an toàn và chất lượng của sản phẩm khi lưu thông trên thị trường.

Áp sai mã HS rủi ro phạt rất cao. Nhận tư vấn mã HS chuẩn xác và an toàn nhất cho lô hàng nhập khẩu thực phẩm chức năng 

Tự công bố hoặc đăng ký bản công bố sản phẩm (Bắt buộc)

Bước quan trọng nhất quyết định sự thành bại của một lô hàng nhập khẩu thực phẩm chức năng không nằm ở cảng, mà nằm ở khâu chuẩn bị giấy phép con trước khi hàng về.

Phân biệt tự công bố và đăng ký bản công bố

Nghị định 15/2018/NĐ-CP phân chia rõ hai luồng thủ tục riêng biệt.

• Đối với thực phẩm bổ sung thông thường, doanh nghiệp có thể thực hiện bản tự công bố sản phẩm.
• Đối với nhóm thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đăng ký bản công bố sản phẩm và phải được Cục An toàn thực phẩm thẩm định, cấp Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm.

Sự nhầm lẫn giữa “tự công bố” và “đăng ký công bố” là lỗi sai phổ biến nhất khiến nhiều doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm chức năng bị xử phạt nặng.

Bộ hồ sơ công bố cần chuẩn bị

Để hoàn thiện hồ sơ công bố sản phẩm nhập khẩu thực phẩm chức năng hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ gốc từ nhà sản xuất. Bộ hồ sơ bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh của thương nhân nhập khẩu
• Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)
• Giấy chứng nhận xuất khẩu (CE)
• Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate)
• Tiêu chuẩn nhà sản xuất (Spec)
• Phiếu kết quả kiểm nghiệm thực phẩm đạt chuẩn trong thời hạn 12 tháng

Lưu ý, các tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thời gian và chi phí dự kiến cho việc công bố

Quá trình xin giấy phép lưu hành sản phẩm thường chiếm nhiều thời gian nhất trong chuỗi cung ứng nhập khẩu thực phẩm chức năng.

• Đối với hồ sơ tự công bố, thời gian xử lý khá nhanh, doanh nghiệp có thể hoàn tất ngay sau khi nộp hồ sơ hợp lệ
• Đối với thủ tục đăng ký bản công bố cho thực phẩm bảo vệ sức khỏe thường kéo dài từ 15 đến 30 ngày làm việc, thậm chí lâu hơn nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung

Do đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch nhập nhập khẩu thực phẩm chức năng và làm công bố trước ít nhất 1-2 tháng để đảm bảo tiến độ kinh doanh không bị gián đoạn.

Khám phá: Dịch vụ xuất nhập khẩu với chi phí cạnh tranh mà PTN Logistics cung cấp

Thủ tục nhập khẩu và Kiểm tra chất lượng khi hàng về cảng

Sau khi hàng cập cảng, doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm chức năng phải thực hiện quy trình vừa làm thủ tục hải quan, vừa thực hiện kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm.

Đăng ký kiểm tra An toàn thực phẩm tại cơ quan được chỉ định

Đây là bước quan trọng khi nhập khẩu thực phẩm chức năng. Hàng về đến cửa khẩu, doanh nghiệp tiến hành đăng ký kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia. Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu
• Bản sao hồ sơ công bố đã được cấp phép
• Vận đơn
• Hóa đơn thương mại
• Danh mục hàng hóa

Doanh nghiệp có thể lựa chọn đăng ký tại các cơ quan kiểm tra nhà nước được Bộ Công Thương, Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chỉ định/ủy quyền.

Tiến hành đăng ký kiểm tra an toàn và thực phẩm

Các trường hợp được miễn kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm

Không phải tất cả các lô hàng nhập khẩu thực phẩm chức năng đều phải kiểm tra. Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, có 9 trường hợp được miễn kiểm tra chất lượng, bao gồm:

• Sản phẩm đã được cấp Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố
• Hàng phi mậu dịch (quà biếu, tặng trong định mức)
• Hàng quá cảnh, chuyển khẩu
• Hàng mẫu thử nghiệm
• Hàng trưng bày hội chợ
• Nguyên liệu sản xuất nội bộ không tiêu thụ trong nước
• Hàng bán tại cửa hàng miễn thuế
• Hàng phục vụ yêu cầu khẩn cấp

Doanh nghiệp cần nắm rõ để tận dụng chính sách miễn giảm, tiết kiệm chi phí cho hoạt động nhập khẩu thực phẩm chức năng.

Quy trình lấy mẫu kiểm tra thực tế tại cảng/kho

Sau khi đăng ký thành công, cơ quan chức năng sẽ tiến hành lấy mẫu kiểm tra thực tế tại hiện trường (cảng hoặc kho bảo quản). Quy trình này nhằm đối chiếu trạng thái cảm quan, bao bì nhãn mác và lấy mẫu phân tích các chỉ tiêu an toàn so với bản công bố.

Đối với mặt hàng nhập khẩu thực phẩm chức năng, việc lấy mẫu yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa chủ hàng, hải quan và đơn vị kiểm tra. Kết quả kiểm nghiệm sẽ quyết định lô hàng có được thông quan hay phải tái xuất.

Nhận báo giá trọn gói thủ tục nhập khẩu không phát sinh chi phí ẩn từ PTN Logistics

Mã HS Code và Thuế nhập khẩu thực phẩm chức năng

Xác định đúng mã HS thực phẩm chức năng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu thuế. Đồng thời có thể tránh các khoản phạt do khai báo sai trong quá trình nhập khẩu thực phẩm chức năng.

Xác định HS Code (Nhóm 2106 và 2202)

Thực phẩm chức năng có thành phần và công dụng rất đa dạng. Do đó việc áp mã HS cần căn cứ vào tài liệu kỹ thuật thực tế. Thông thường, mặt hàng này thuộc Chương 21 và 22. Cụ thể, nhóm hàng 2106 và 2202 là phổ biến nhất.

• Mã 2106.90.71 áp dụng cho thực phẩm bảo vệ sức khỏe từ sâm
• Mã 2106.90.72 cho các loại khác.
• Nhóm 2202 áp dụng cho đồ uống không cồn, nước bổ sung vi chất.

Việc xác định sai mã không chỉ ảnh hưởng đến thuế suất mà còn liên quan đến chính sách quản lý chuyên ngành của lô hàng nhập khẩu thực phẩm chức năng.

Biểu thuế nhập khẩu hiện hành và công thức tính

Căn cứ biểu thuế xuất nhập khẩu 2026, mức thuế nhập khẩu thông thường cho nhóm hàng này dao động từ 15% – 30%. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt (thường là 0%) nếu có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ từ các nước có FTA với Việt Nam.

Ví dụ: C/O mẫu E (Trung Quốc), C/O mẫu D (ASEAN). Ngoài ra, doanh nghiệp phải nộp thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu (VAT), thường là 8% hoặc 10% tùy chính sách thời điểm.

Công thức tính thuế:

• Thuế Nhập khẩu = Trị giá tính thuế x Thuế suất thuế NK
• Thuế VAT = (Trị giá tính thuế + Thuế NK) x Thuế suất thuế VAT

Việc tận dụng các hiệp định thương mại là chìa khóa để giảm giá thành sản phẩm nhập khẩu thực phẩm chức năng.

Tìm hiểu chi tiết về: Quy trình nhập khẩu hàng hoá với các bước chi tiết

Làm thủ tục Hải quan tại cửa khẩu

Bước cuối cùng để hoàn tất quy trình nhập khẩu thực phẩm chức năng là thông quan hàng hóa. Đây là lúc năng lực của đơn vị logistics được thể hiện rõ nhất.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ thủ tục hải quan trọn gói bao gồm:

• Tờ khai hải quan nhập khẩu (đã truyền điện tử).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Vận đơn (Bill of Lading) cho phương thức vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không.
• Giấy thông báo kết quả kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu (Bản chính).
• Chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế.
• Giấy phép lưu hành sản phẩm/Bản tự công bố.

Các lỗi thường gặp và rủi ro trong quá trình thông quan khi nhập khẩu thực phẩm chức năng:

• Bị cơ quan hải quan yêu cầu tham vấn giá hải quan do nghi ngờ giá khai báo thấp hơn cơ sở dữ liệu.
• Thiếu hoặc sai nội dung trên nhãn phụ tiếng Việt so với nhãn gốc và hồ sơ công bố.
• Phát sinh phí lưu kho bãi (DEM/DET) lớn do thời gian chờ kết quả kiểm nghiệm kéo dài.
• Sai lệch thông tin giữa các chứng từ (Invoice, Packing List, C/O).

Để giảm thiểu rủi ro, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ logistics thực phẩm chức năng chuyên nghiệp để được hỗ trợ xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng.

Tìm hiểu ngay: Phí ủy thác xuất khẩu là gì gì và cách tối ưu

Giải pháp dịch vụ nhập khẩu thực phẩm chức năng trọn gói tại PTN Logistics

Việc lựa chọn đơn vị logistics am hiểu tường tận quy định pháp lý là chìa khóa giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề khó khăn trong quá trình nhập khẩu thực phẩm chức năng. Nhờ đó đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng và tiết kiệm chi phí tối đa.

Năng lực xử lý hồ sơ pháp lý và công bố sản phẩm chuyên sâu

Với bề dày kinh nghiệm, PTN Logistics sở hữu đội ngũ chuyên viên pháp chế am hiểu sâu sắc Nghị định 15/2018/NĐ-CP.

Đơn vị đã hỗ trợ thành công hàng nghìn doanh nghiệp giải quyết bài toán khó về giấy phép, từ khâu soạn thảo hồ sơ tự công bố đến đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước. Sự tỉ mỉ trong việc rà soát chỉ tiêu kiểm nghiệm và chứng nhận lưu hành tự do (CFS) giúp khách hàng loại bỏ hoàn toàn rủi ro bị bác bỏ hồ sơ hoặc tái xuất hàng hóa.

PTN Logistics cam kết tư vấn chính xác mã HS ngay từ đầu. Việc này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quản lý chuyên ngành đối với mặt hàng nhập khẩu thực phẩm chức năng phức tạp.

Quy trình thông quan nhanh chóng và vận tải đa phương thức

PTN Logistics cung cấp chuỗi giải pháp logistics toàn diện từ “Door-to-Door”, kết nối liền mạch giữa vận tải quốc tế (Sea/Air) và thủ tục thông quan tại cửa khẩu.

Hệ thống theo dõi đơn hàng (Tracking) hiện đại cho phép kiểm soát chặt chẽ lộ trình hàng về. Đồng thời chủ động xử lý các vấn đề phát sinh về chứng từ hay nhãn mác trước khi tàu cập cảng.

Quy trình làm việc chuyên nghiệp giúp rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi tại khâu kiểm hóa và lấy mẫu kiểm tra an toàn thực phẩm. Nhờ đó, hoạt động nhập khẩu thực phẩm chức năng của doanh nghiệp luôn được duy trì liên tục.

Tối ưu hóa chi phí thuế quan và giảm thiểu rủi ro lưu kho bãi

PTN Logistics tận dụng triệt để các hiệp định thương mại tự do (FTA) để hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt (C/O Form E, D, VJ…). Đội ngũ nghiệp vụ chủ động đàm phán với hãng tàu để gia hạn thời gian Free time.

Nhờ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể chi phí lưu container và lưu bãi (DEM/DET) trong thời gian chờ kết quả kiểm nghiệm.

Chiến lược này góp phần gia tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp khi thực hiện nhập khẩu thực phẩm chức năng về Việt Nam.

Tóm lại nhập khẩu thực phẩm chức năng là quy trình phức tạp đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về thủ tục công bố sản phẩm và kiểm tra chuyên ngành. Để đảm bảo lô hàng thông quan thuận lợi, tránh phát sinh phí lưu kho bãi hay rủi ro tái xuất do sai sót giấy tờ, doanh nghiệp cần một đối tác giàu kinh nghiệm. Gọi PTN Logistics để nhận tư vấn giải pháp vận chuyển tối ưu và báo giá thủ tục hải quan trọn gói, chính xác ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến nhập khẩu thực phẩm chức năng