Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết cho doanh nghiệp

Q: Rủi ro thông quan chậm trễ thường gặp và cách khắc phục?

Nguyên nhân: sai sót hồ sơ, thiếu giấy phép Biện pháp: kiểm tra trước, sử dụng dịch vụ outsourcing thủ tục hải quan trọn gói #text-4240264528 { font-size: 0.85rem; }

Q: Rủi ro thông quan chậm trễ thường gặp và cách khắc phục?

Nguyên nhân: sai sót hồ sơ, thiếu giấy phép Biện pháp: kiểm tra trước, sử dụng dịch vụ outsourcing thủ tục hải quan trọn gói #text-2755998326 { font-size: 0.85rem; }

Quy trình nhập khẩu hàng hoá bắt đầu từ khảo sát thị trường, đàm phán Incoterms, lập hợp đồng ngoại thương, hoàn thiện hồ sơ hải quan, vận chuyển và nhận hàng. Cùng PTN Logistics tìm hiểu từng bước chuyên nghiệp để giúp doanh nghiệp bảo đảm tiến độ, kiểm soát chi phí và tuân thủ quy định pháp luật một cách hiệu quả.

Khái niệm cơ bản về nhập khẩu hàng hóa

Làm rõ những khái niệm cơ bản nhất về nhập khẩu hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ thuật ngữ và phạm vi công việc cần thực hiện.

Định nghĩa nhập khẩu hàng hóa

“Quy trình nhập khẩu hàng hoá” là tập hợp các công việc đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam thông qua biên giới quốc tế. Để thực hiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ nhập khẩu cần thiết như:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin) (nếu có)
Tờ khai hải quan nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu/Kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng có quản lý đặc biệt)
Giấy giới thiệu/Ủy quyền nhận hàng
Chứng từ thanh toán (nếu cần)
Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho (nội bộ sau thông quan)

Tìm hiểu về định nghĩa nhập khẩu hàng hóa

Đồng thời hoàn thiện hồ sơ hải quan điện tử. Bên cạnh đó, phân loại hàng hóa theo mã HS Code sẽ giúp xác định đúng thuế suất và chính sách kèm theo. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bước đầu sẽ đảm bảo thủ tục nhanh gọn. Đồng thời giảm thiểu rủi ro, nhất là khi triển khai quy trình nhập khẩu hàng hoá.

Vai trò của nhập khẩu hàng hóa trong chuỗi logistics

Nhập khẩu hàng hóa đóng vai trò then chốt trong chuỗi dịch vụ quốc tế khi kết nối sản xuất với thị trường tiêu thụ trong quy trình nhập khẩu hàng hoá.

Các Incoterms quy định rõ trách nhiệm giao nhận, chi phí và bảo hiểm giữa người bán – người mua. Ngoài ra “Bill of Lading” và vai trò pháp lý của chứng từ này sẽ tạo cơ sở pháp lý cho vận tải đa phương thức.

Một sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa trực quan giúp doanh nghiệp theo dõi lô hàng real‑time. Đồng thời tối ưu KPI đánh giá hiệu quả quy trình nhập khẩu. Từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và kiến tạo lợi thế cạnh tranh.

Trên cơ sở tìm hiểu những khái niệm này, doanh nghiệp đã có nền tảng cơ bản để triển khai chi tiết từng bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa.

Gọi ngay cho PTN logistics đặt lịch tư vấn nhập khẩu chuyên sâu

Cần chuẩn bị gì trước khi nhập khẩu hàng hóa

Trước khi bắt tay vào quy trình nhập khẩu hàng hoá, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng hai khía cạnh là nghiên cứu thị trường và tìm nhà cung cấp. Sau đó sẽ đàm phán rồi ký kết hợp đồng.

Nghiên cứu thị trường và tìm nhà cung cấp

Nghiên cứu thị trường và tìm nhà cung cấp là bước nền tảng tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình nhập khẩu hàng hoá. Trước hết, doanh nghiệp phân tích nhu cầu tiêu thụ. Đồng thời đánh giá năng lực tài chính và năng lực sản xuất của đối tác.

Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý nhập khẩu, công ty có thể sàng lọc nhanh các nhà cung cấp đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng.

Đồng thời, cần xác định phân loại hàng hóa theo mã HS Code và thu thập các loại giấy tờ nhập khẩu cần thiết. Việc này giúp tối ưu thời gian thông quan và giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra có thể so sánh báo giá, khảo sát chất lượng mẫu thử và đánh giá uy tín qua phản hồi từ các khách hàng trước đó.

Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đàm phán và ký kết hợp đồng kiểm soát chặt chẽ các điều khoản giao nhận, thanh toán và bảo hiểm, đảm bảo tính pháp lý cho toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hoá.

Hai bên cần thống nhất Incoterms phù hợp (FOB, CIF, DDP…). Việc này sẽ làm cơ sở xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển.

Tiếp đó, lựa chọn phương thức thanh toán như:

Chuyển khoản T/T
Thư tín dụng trong thanh toán quốc tế hoặc theo quy trình mở L/C tại ngân hàng

Hợp đồng cần quy định rõ thời gian giao hàng, xử lý tranh chấp và điều kiện nghiệm thu. Văn bản hợp đồng sẽ là căn cứ cho sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa minh họa chi tiết trong bước tiếp theo.

Tìm hiểu thêm về phí ủy thác xuất khẩu để giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Các bước chính trong quy trình nhập khẩu hàng hóa

Trong phần này, chúng ta sẽ đi qua các bước chính trong quy trình nhập khẩu hàng hoá, từ soạn thảo hợp đồng đến hoàn thành thủ tục hải quan.

Bước 1 – Chuẩn bị hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là văn bản pháp lý khung giúp định hình rõ trách nhiệm, điều kiện giao nhận và cam kết chất lượng. Đồng thời là tiền đề cho quy trình nhập khẩu hàng hoá suôn sẻ.

Trong hợp đồng cần ghi rõ điều khoản Incoterms để phân định chi phí và rủi ro khi giao hàng. Đồng thời, doanh nghiệp phải xác định phân loại hàng hóa theo mã HS Code để tính thuế và áp dụng chính sách nhập khẩu phù hợp.

Việc chuẩn thảo hợp đồng đầy đủ giúp giảm thiểu tranh chấp và hỗ trợ cơ quan hải quan kiểm soát.

Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Sau khi hợp đồng ký kết, bước kế tiếp là hoàn thiện hồ sơ hải quan điện tử theo quy định VNACCS/ECUS. Tài liệu bắt buộc gồm Commercial Invoice, Packing List, C/O, VGM….

Bên cạnh đó, thiết kế sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa để nhân viên dễ hình dung luồng thủ tục. Sử dụng phần mềm quản lý giúp tự động hóa khai báo và theo dõi tình trạng tờ khai. Việc này đảm bảo lô hàng được xử lý nhanh chóng. Đồng thời hạn chế tình trạng sai sót hoặc bị phạt do vi phạm quy trình.

Bước 3 – Thanh toán quốc tế

Thanh toán quốc tế là bước then chốt trong quy trình nhập khẩu hàng hoá, đảm bảo nhà cung cấp nhận đủ tiền và doanh nghiệp được quyền nhận hàng.

Phổ biến nhất là thư tín dụng trong thanh toán quốc tế (L/C) với quy trình mở L/C tại ngân hàng nhằm bảo vệ hai bên. Ngoài ra, chuyển khoản T/T giúp tiết kiệm chi phí nhưng rủi ro cao hơn. Việc lựa chọn phương thức phù hợp cân bằng giữa thời gian giải ngân, chi phí và an toàn tài chính cho lô hàng.

Nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia logistics của PTN Logistics để tối ưu hợp đồng ngoại thương

Bước 4 – Vận chuyển và nhận hàng

Khi thủ tục tài chính hoàn tất, lô hàng được giao lên tàu, máy bay hoặc container đường bộ theo cam kết trong hợp đồng. Tùy tính chất và khối lượng, doanh nghiệp lựa chọn vận đơn hàng không cho hàng dễ hư hỏng. Hoặc có thể lựa chọn vận tải biển, đường bộ với vận tải đa phương thức để tối ưu chi phí và thời gian.

Trong giai đoạn này, theo dõi lô hàng real‑time qua hệ thống track & trace giúp chủ động điều chỉnh khi có sự cố. Đồng thời đảm bảo quá trình vận chuyển minh bạch và an toàn.

Bước 5 – Làm thủ tục thông quan và đóng thuế

Bước cuối cùng là trình hồ sơ tại cơ quan hải quan để thông quan. Đồng thời hoàn thiện các khoản thanh toán thuế nhập khẩu và VAT. Hải quan sẽ kiểm tra giấy tờ, xác minh khai báo trị giá tính thuế.

Sau đó sẽ cấp giấy phép nhập khẩu nếu mặt hàng đặc thù. Doanh nghiệp nộp phí lưu kho, lưu bãi cảng và nhận hàng ngay khi có chứng từ thông quan. Việc xử lý nhanh gọn bước này giúp tối ưu KPI đánh giá hiệu quả quy trình nhập khẩu.

Với năm bước cốt lõi trên, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình nhập khẩu hàng hoá hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm chi phí.

Những lưu ý khi thực hiện quy trình nhập khẩu

Khi triển khai quy trình nhập khẩu hàng hoá, doanh nghiệp cần lưu ý ba khía cạnh then chốt sau để đảm bảo hiệu quả và hạn chế rủi ro.

Thời gian và chi phí

Trong quy trình nhập khẩu hàng hoá, thời gian và chi phí thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách và kế hoạch vận hành. Thời gian làm thủ tục có thể kéo dài từ 2 – 5 ngày khi sử dụng lưu kho ngoại quan, hoặc hơn nếu phải chờ kiểm hóa chuyên sâu.

Chi phí phát sinh bao gồm:
Cước vận chuyển
Phí lưu kho và lưu bãi cảng
Bảo hiểm hàng hóa
Thanh toán thuế nhập khẩu và VAT

Doanh nghiệp nên lên ngân sách chi tiết. Đồng thời so sánh báo giá và sử dụng phần mềm ERP để theo dõi lô hàng. Điều này giúp điều chỉnh lịch trình kịp thời khi cước tàu biến động.

Tìm hiểu giải pháp Logistics trọn gói đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí

Rủi ro và cách phòng ngừa

Một trong các điểm quan trọng trong sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa là nhận diện và quản lý rủi ro. Doanh nghiệp cần đánh giá rủi ro thông quan chậm trễ và biện pháp khắc phục. Cụ thể như chuyển đổi cảng dỡ hoặc tăng mức độ đóng gói bảo vệ.

Đồng thời áp dụng chiến lược quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng thông qua hợp tác với các nhà cung cấp uy tín. Thường xuyên rà soát quy định hải quan và duy trì liên lạc chặt chẽ với forwarder. Việc này nhằm để xử lý kịp thời các sự cố phát sinh.

Quy định pháp lý cần tuân thủ

Quy trình nhập khẩu hàng hoá phải tuân thủ nghiêm ngặt sơ đồ luồng thủ tục hải quan do cơ quan chức năng ban hành. Doanh nghiệp cần hoàn thiện thủ tục đăng ký mã số EORI (nếu nhập khẩu EU) và chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo yêu cầu.

Với dược phẩm, thực phẩm chức năng, phải xin giấy phép nhập khẩu. Việc này thực hiện trước khi làm thủ tục thông quan hàng hóa. Nắm vững quy định giúp tránh phạt chậm trễ và bị tạm giữ hàng. Điều này cũng đảm bảo chuỗi cung ứng được liên tục, không bị gián đoạn.

Những lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả trong quy trình nhập khẩu hàng hoá.

PTN Logistics – Đối tác tin cậy trong quy trình nhập khẩu hàng hóa

PTN Logistics cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn lập kế hoạch đến triển khai chi tiết mọi bước trong quy trình nhập khẩu hàng hoá. Dưới đây là 3 dịch vụ trọng điểm giúp khách hàng yên tâm về chất lượng, tốc độ và chi phí.

Tư vấn chiến lược nhập khẩu trọn gói

PTN Logistics tư vấn chiến lược nhập khẩu trọn gói, dẫn dắt doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình nhập khẩu hàng hoá ngay từ khâu lập kế hoạch. PTN sẽ xác định các loại giấy tờ nhập khẩu cần thiết, phân tích yêu cầu về giấy phép đặc thù và tư vấn dịch vụ nhằm tích hợp chuỗi cung ứng.

Đồng thời, chúng tôi triển khai Hệ thống VNACCS/ECUS hỗ trợ chuẩn bị trước khi khai báo. Với chiến lược toàn diện và công cụ hiện đại, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và ngân sách, giảm thiểu sai sót.

Điền thông tin lô hàng để nhận báo giá vận chuyển và thủ tục hải quan trong 5 phút

Dịch vụ hỗ trợ thông quan và giải quyết vướng mắc

PTN Logistics hỗ trợ soạn thảo và nộp hồ sơ hải quan điện tử theo sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo tuân thủ Hệ thống VNACCS/ECUS.

PTN với các dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói, từ kiểm tra chứng từ đến xử lý kịp thời khi phát sinh sự cố. Quy trình khai báo được chuẩn hoá, giảm thiểu sai sót và nâng cao tính minh bạch.

Nhờ cách tiếp cận chuyên nghiệp, tốc độ thông quan tối ưu cho quy trình nhập khẩu hàng hoá.

Cam kết chất lượng và hậu mãi

PTN Logistics cam kết đồng hành qua dịch vụ hỗ trợ thông quan và giải quyết vướng mắc. Đồng thời giúp tối ưu hoá chi phí và hệ thống cảnh báo để quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Đội ngũ PTN sẵn sàng phản ứng nhanh khi có sự cố kiểm hóa hoặc khác biệt về quy định. Khách hàng nhận báo cáo tiến độ real‑time và đánh giá hiệu quả, đảm bảo uy tín và độ tin cậy của quy trình nhập khẩu hàng hoá.

Xem thêm cách tra cứu tờ khai hải quan để tránh sai sót trong quá trình nhập khẩu

Tóm lại, quy trình nhập khẩu hàng hoá đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên, tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật và tối ưu hóa chi phí. Khi được triển khai bài bản, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro phát sinh, nâng cao hiệu quả vận hành và đảm bảo hàng hóa đến đúng tiến độ. Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ toàn diện.