Các quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hiện nay

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, trong đó công ty dịch vụ vận tải đóng vai trò then chốt trong việc tổ chức và điều phối toàn bộ lô hàng. Khám phá ngay các quy trình cùng PTN Log để biến chuỗi cung ứng phức tạp này thành một hoạt động vận hành trơn tru và hiệu quả.

Vai trò và các bên tham gia trong vận tải đường biển 

Vận tải biển là xương sống của chuỗi cung ứng toàn cầu, và việc nắm vững vai trò cũng như quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là chìa khóa thành công cho mọi doanh nghiệp xuất khẩu.

Vai trò không thể thay thế của vận tải biển trong thương mại quốc tế

Vận tải biển là phương thức chủ lực, chiếm hơn 80% khối lượng thương mại toàn cầu. Đồng thời đóng vai trò xương sống trong mọi quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Phương thức này có khả năng vận chuyển hàng hóa với khối lượng cực lớn. Từ vận chuyển nguyên container (FCL) đến hàng lẻ (LCL), với mức cước tàu biển tối ưu nhất.

Do đó, sự ổn định và quy mô của vận tải biển là nền tảng vững chắc. Đảm bảo chuỗi cung ứng toàn cầu không bị đứt gãy, củng cố sự thành công của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Việc am hiểu sâu sắc quy trình giúp doanh nghiệp khai thác triệt để lợi thế cạnh tranh này.

Sẵn sàng xuất khẩu? Điền form để PTN Logistics gửi bạn báo giá chi tiết trong 5 phút.

Các bên tham gia chính và trách nhiệm tương ứng

Để một quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển diễn ra suôn sẻ, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên liên quan. Trong đó:

• Hãng tàu: là đơn vị sở hữu và vận hành tàu
• Công ty giao nhận vận tải: đóng vai trò then chốt trong việc tổ chức, điều phối toàn bộ lô hàng.

Các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) sẽ phân định rõ ràng trách nhiệm và rủi ro giữa người bán và người mua.

Mỗi bên đều có một vai trò không thể tách rời. Từ nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu đến các cơ quan hải quan. Vì vậy, sự chuyên nghiệp của các bên chính là chìa khóa đảm bảo quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển được thực thi một cách hiệu quả nhất.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Để đưa một lô hàng vượt qua biên giới thành công, việc nắm vững và tuân thủ chặt chẽ các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là điều kiện tiên quyết.

Quy trình 10 bước trong xuất khẩu bằng đường biển

Nhìn chung, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm nhiều giai đoạn liên kết chặt chẽ. Mỗi khâu đều đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để tránh phát sinh chi phí và đảm bảo tiến độ.

• Bước 1: Ký hợp đồng ngoại thương
• Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa
• Bước 3: Đặt booking với hãng tàu
• Bước 4: Lấy container rỗng và đóng hàng
• Bước 5: Vận chuyển hàng ra cảng (trucking)
• Bước 6: Làm thủ tục xuất khẩu
• Bước 7: Mua bảo hiểm (nếu có)
• Bước 8: Xếp hàng lên tàu (Onboard)
• Bước 9: Nhận vận đơn và gửi chứng từ
• Bước 10: Theo dõi hàng và hỗ trợ khách hàng

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là chìa khóa cho một lô hàng xuất khẩu thành công.

>>Tìm hiểu chi tiết về: Bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác gồm những gì?

Những lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Để quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển diễn ra suôn sẻ, việc xác định chính xác mã HS ngay từ đầu là cực kỳ quan trọng. Việc này để tránh sai sót khi khai báo hải quan điện tử (E-customs). Đây cũng là một nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ.

Doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ các chứng từ cần thiết như giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) để hưởng ưu đãi thuế quan.

Mỗi chi tiết nhỏ này đều ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Ngoài ra, cần kiểm tra kỹ thông tin trên vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) trước khi giao hàng. Việc này nhằm giảm thiểu rủi ro khi vận chuyển đường biển.

Hồ sơ và các chứng từ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác của bộ hồ sơ chứng từ là yếu tố then chốt quyết định sự thành công và suôn sẻ của cả quá trình.

Nền tảng thương mại: Hợp đồng, hóa đơn và phiếu đóng gói

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, mọi giao dịch đều bắt đầu từ nền tảng pháp lý là hợp đồng ngoại thương. Dựa trên hợp đồng, người bán sẽ phát hành hóa đơn thương mại để người mua thanh toán và phục vụ việc khai báo hải quan.

Đi kèm là phiếu đóng gói chi tiết (Packing List). Phiếu này mô tả cách thức đóng gói, số lượng, trọng lượng hàng hóa, phục vụ cho việc kiểm đếm và vận chuyển an toàn.

Đây là bộ ba chứng từ thương mại cốt lõi. Đồng thời cũng là cơ sở để chuẩn bị các giấy tờ tiếp theo trong quy trình.

Cần tư vấn gấp? Để lại SĐT, PTN Logistics sẽ gọi lại ngay!

Chứng từ pháp lý cho thủ tục Hải quan và kiểm tra chuyên ngành

Để hàng hóa được phép xuất cảng, doanh nghiệp phải chuẩn bị tờ khai hải quan chi tiết. Tờ khai này phải được khai báo chính xác trên hệ thống điện tử và phải đảm bảo đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Tùy thuộc vào thị trường nhập khẩu và loại hàng, doanh nghiệp có thể cần xuất trình C/O. Giấy chứng nhận xuất xứ này giúp người mua được hưởng ưu đãi thuế quan theo quy định.

Đối với mặt hàng nguồn gốc thực vật như gỗ và nông sản, cần chứng thư hun trùng. Chứng thư này giúp đảm bảo hàng hóa không chứa mầm bệnh trước khi xuất khẩu.

Chứng từ vận tải và giao nhận hàng hóa

Sau khi thông quan, việc mua bảo hiểm hàng hóa đường biển là bước quan trọng để phòng ngừa rủi ro. Hãng tàu sẽ phát hành Vận đơn đường biển. Đây là bằng chứng cho việc họ đã nhận hàng và là hợp đồng vận chuyển.

Để người nhận có thể lấy hàng nhanh tại cảng đích mà không cần B/L gốc, phương thức điện giao hàng (Telex Release/Surrendered B/L) thường được sử dụng.

Tất cả những giấy tờ này tạo thành một bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh. Đồng thời kết thúc quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Khám phá ngay: Các giấy phép cần thiết trong xuất nhập khẩu

Ưu điểm và nhược điểm khi vận chuyển bằng đường biển

Lựa chọn phương thức vận tải biển đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích và thách thức.

Ưu điểm vượt trội: Chi phí tối ưu và khả năng chuyên chở lớn

Ưu điểm lớn nhất khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là chi phí. So với hàng không, cước tàu biển thấp hơn đáng kể. Đặc biệt với lô hàng lớn. Doanh nghiệp có thể linh hoạt chọn giữa FCL và LCL để tối ưu hóa chi phí.

Một công ty giao nhận vận tải uy tín có thể giúp doanh nghiệp có được mức giá tốt nhất. Hơn nữa, mạng lưới vận tải biển kết nối hầu hết mọi cảng đi/cảng đến trên toàn cầu. Điều này cho phép tiếp cận đa dạng thị trường.

Những lợi thế này làm cho quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều ngành hàng.

Nhược điểm cần lưu ý: Thời gian và những yếu tố phức tạp

Tuy nhiên, xuất khẩu bằng đường biển cũng có những nhược điểm như:

• Thời gian vận chuyển kéo dài: Sự phức tạp trong các điều khoản Incoterms và việc áp sai Mã HS có thể gây tranh chấp và trì hoãn thông quan.
• Các chi phí phá sinh: Bên cạnh cước chính, các khoản phụ phí tại cảng đôi khi khá rắc rối và khó dự toán.
• Lịch trình của hãng tàu bị ảnh hưởng: Thời tiết hoặc tắc nghẽn cảng sẽ tác động trực tiếp đến tiến độ của toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Hiểu rõ hai mặt của vấn đề giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược phù hợp và tìm kiếm đối tác đồng hành hiệu quả.

Lo lắng về thủ tục giấy tờ? Liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ dịch vụ hải quan trọn gói, chính xác tuyệt đối.

PTN Logistics – Đối tác tin cậy của doanh nghiệp cho quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Biết được những phức tạp của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, PTN Logistics không chỉ cung cấp dịch vụ, mà mang đến sự an tâm và hiệu quả.

Đội ngũ giàu kinh nghiệm và tận tâm

Tự hào là một công ty logistics uy tín, PTN Logistics sở hữu đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc từng chi tiết nhỏ nhất.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn quy trình xuất khẩu chuyên biệt. Giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng ngay từ đầu. Với dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, PTN đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, phòng tránh các sai sót phổ biến có thể gây trì hoãn.

Sự tận tâm của chúng tôi biến quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển thành một quy trình vận hành trơn tru, có kiểm soát. Đồng thời đúng với tinh thần của một người đồng hành đáng tin cậy.

Giải pháp toàn diện cho xuất khẩu đường biển

Giải pháp của PTN Logistics bao quát toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển từ A-Z. PTN hỗ trợ khách hàng từ việc mua bảo hiểm hàng hóa đường biển đến xử lý các thủ tục khiếu nại đến giám định khi có sự cố phát sinh.

Thủ tục hải quan trọn gói

Với dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, PTN Logistics đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong từng tờ khai. Giúp phòng tránh các sai sót phổ biến có thể gây trì hoãn và phát sinh chi phí không đáng có.

>>Tìm hiểu thêm: Mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu mới nhất hiện nay

Quản lý rủi ro và bảo hiểm

Mọi rủi ro tiềm ẩn trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển như hư hỏng hay chậm trễ đều được PTN lên phương án dự phòng và xử lý một cách chuyên nghiệp. PTN hỗ trợ khách hàng từ việc mua bảo hiểm hàng hóa đường biển cho đến xử lý các thủ tục khiếu nại. Đồng thời yêu cầu giám định khi có sự cố phát sinh, đảm bảo quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp.

Theo dõi và cập nhật liên tục

Khách hàng luôn có thể an tâm với việc theo dõi lịch trình tàu chạy, một phần quan trọng trong việc kiểm soát tiến độ của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Tóm lại, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một chuỗi nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc và phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên liên quan. Việc lựa chọn một đối tác logistics đáng tin cậy sẽ giúp quá trình này trở nên trơn tru và hiệu quả hơn. Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến vấn đề về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển