Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa chi tiết cho doanh nghiệp

Quy trình xuất nhập khẩu gồm các bước từ đàm phán hợp đồng đến thông quan và nhận hàng? Nắm rõ các bước này và hiểu đúng về vai trò của công ty logistics là nền tảng để chinh phục thị trường quốc tế. Cùng PTN Logistics khám phá ngay để tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn, đảm bảo vận hành trơn tru nhất.

Hiểu đúng về xuất nhập khẩu và vai trò của đối tác logistics

Để bắt đầu hành trình chinh phục thị trường quốc tế, việc nắm vững bản chất của hoạt động xuất nhập khẩu và nhận thức rõ vai trò của logistics là nền tảng cốt lõi không thể bỏ qua.

Xuất khẩu là gì? Mục tiêu và trách nhiệm chính

Xuất khẩu là hoạt động bán hàng hóa và dịch vụ từ trong nước ra thị trường nước ngoài. Mục tiêu chính là mở rộng kinh doanh, gia tăng doanh thu và khẳng định thương hiệu.

Đây là mắt xích khởi đầu trong một quy trình xuất nhập khẩu hoàn chỉnh. Trách nhiệm cốt lõi của nhà xuất khẩu là:

• Chuẩn bị hàng hóa đúng tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận
• Hoàn tất bộ chứng từ pháp lý
• Tuân thủ quy định của cả hai quốc gia

Việc nắm vững các bước xuất nhập khẩu hàng hóa ngay từ đầu là yêu cầu bắt buộc. Đặc biệt là với quy trình xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu.

Nhập khẩu là gì? Mục tiêu và trách nhiệm chính

Ngược lại với xuất khẩu, nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ từ một quốc gia khác về thị trường nội địa để phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc tiêu dùng.

Để thực hiện suôn sẻ, doanh nghiệp cần một hướng dẫn quy trình xuất nhập khẩu bài bản. Trách nhiệm chính của nhà nhập khẩu là:

• Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ
• Thực hiện thủ tục hải quan
• Nộp đầy đủ các loại thuế (thuế nhập khẩu, thuế GTGT)
• Lấy hàng đúng hạn

Hoạt động này là một phần không thể tách rời của quy trình xuất nhập khẩu, tác động trực tiếp đến hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng hàng hóa.

Gửi yêu cầu cước vận chuyển cho lô hàng xuất khẩu của bạn cho PTN logistics để được tư vấn!

Tại sao logistics được xem là “xương sống” của chuỗi cung ứng toàn cầu?

Logistics chính là dòng chảy vật chất, kết nối người bán và người mua xuyên biên giới. Vai trò của công ty logistics là điều phối mọi khâu từ:

• Vận chuyển (đường biển, hàng không)
• Lưu kho
• Bốc xếp
• Thực hiện các thủ tục hải quan phức tạp

Một đối tác logistics chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ logistics trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí. Đồng thời tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro phát sinh. Từ đó đảm bảo toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả nhất.

Quy trình xuất khẩu chi tiết 7 bước 

Sau khi nắm vững các khái niệm cơ bản, cùng đi sâu vào 7 bước chi tiết để thực thi một lô hàng xuất khẩu thành công.

Bước 1: Đàm phán và hoàn thiện hợp đồng ngoại thương

Điểm khởi đầu của mọi quy trình xuất nhập khẩu là việc thống nhất các điều khoản mua bán. Đây là bước nền tảng, nơi người bán và người mua chốt lại mọi thông tin quan trọng như:

• Tên hàng hóa
• Số lượng hàng hóa
• Chất lượng
• Giá cả
• Điều kiện giao hàng (Incoterms)
• Phương thức thanh toán

Tất cả sẽ được thể hiện trong hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng càng chi tiết, rõ ràng thì càng giảm thiểu rủi ro tranh chấp về sau. Đây là cơ sở pháp lý vững chắc bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp trong suốt quy trình xuất nhập khẩu.

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa (sản xuất, kiểm tra chất lượng, đóng gói)

Sau khi ký hợp đồng, nhà xuất khẩu tiến hành sản xuất hoặc thu gom hàng hóa, đảm bảo đúng chất lượng và số lượng đã cam kết.

Song song đó, việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu ban đầu là cực kỳ quan trọng, bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
• Phiếu đóng gói (packing list)

Hàng hóa phải được đóng gói chắc chắn, phù hợp với phương thức vận chuyển để đảm bảo an toàn. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ở khâu này là yếu tố then chốt giúp quy trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi.

>>Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói giúp các doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian

Bước 3: Xin giấy phép xuất khẩu 

Đa số hàng hóa thông thường không yêu cầu giấy phép khi xuất khẩu.

Tuy nhiên, một số mặt hàng đặc thù thuộc danh mục quản lý của nhà nước bắt buộc phải có giấy phép như:

• Khoáng sản
• Dược liệu
• Cổ vật
• Hàng hóa thuộc diện cấm xuất khẩu

Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra xem sản phẩm của mình có thuộc diện này không để tiến hành thủ tục xin giấy phép xuất khẩu từ các cơ quan chức năng (ví dụ: Bộ Công Thương, Bộ Y tế…). Đây là bước không thể bỏ qua để hoàn tất quy trình xuất nhập khẩu.

Bước 4: Thuê đơn vị vận tải Booking cước tàu/máy bay qua Forwarder

Quy trình xuất nhập khẩu tiếp tục với việc sắp xếp phương tiện vận chuyển. Nhà xuất khẩu sẽ liên hệ với các công ty giao nhận vận tải (Forwarder) để thực hiện việc booking cước vận chuyển.

Dựa trên thông tin về hàng hóa (trọng lượng, thể tích, cảng đi, cảng đến) và yêu cầu thời gian, Forwarder sẽ tư vấn và đặt chỗ trên tàu biển hoặc máy bay với giá cước và lịch trình tối ưu nhất.

Sau khi xác nhận đặt chỗ thành công, hãng vận tải sẽ phát hành lệnh cấp container rỗng (nếu đi hàng nguyên container FCL).

Bước 5: Vận chuyển hàng ra cảng/sân bay và hạ hàng

Khi đã có lệnh cấp container rỗng và lịch trình dự kiến, doanh nghiệp tiến hành đóng hàng vào container và vận chuyển ra cảng hoặc sân bay được chỉ định.

Tại đây, container/hàng hóa sẽ được hạ tại bãi và chờ đến ngày tàu chạy hoặc chuyến bay cất cánh. Việc giao hàng đúng thời gian cắt máng là vô cùng quan trọng để hàng không bị rớt lại.

Giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa chủ hàng, đơn vị vận tải nội địa và Forwarder. Việc này sẽ đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu không bị gián đoạn.

>>Đừng bỏ lỡ: Các bước xuất khẩu bằng đường hàng không cơ bản trong logistics

Bước 6: Mở tờ khai và làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Đây là một trong những bước nghiệp vụ quan trọng nhất. Dựa vào bộ chứng từ đã chuẩn bị, doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ logistics sẽ tiến hành khai báo tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ phân luồng (xanh, vàng, đỏ) để quyết định hình thức kiểm tra. Việc hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu suôn sẻ sẽ giúp lô hàng được thông quan và đủ điều kiện xuất khỏi Việt Nam, hoàn tất quy trình xuất nhập khẩu.

Bước 7: Giao hàng lên tàu/máy bay và nhận bộ chứng từ (Vận đơn B/L, AWB)

Sau khi hoàn tất quy trình xuất khẩu, hãng tàu/hãng bay sẽ phát hành vận đơn. Đây là bằng chứng cho việc họ đã nhận hàng để vận chuyển.

Tùy theo phương thức, đó có thể là:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
• Vận đơn hàng không (Air Waybill)

Nhà xuất khẩu sẽ nhận vận đơn gốc và hoàn thiện bộ chứng từ để gửi cho người nhập khẩu, phục vụ cho việc thanh toán và nhận hàng tại cảng đến.

Quy trình nhập khẩu chi tiết 6 bước

Khi lô hàng đã được gửi đi, phía nhà nhập khẩu sẽ bắt đầu quy trình của mình. Dưới đây là 6 bước chính mà doanh nghiệp cần thực hiện để đưa hàng hóa về kho an toàn.

Bước 1: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ người bán

Mở đầu quy trình xuất nhập khẩu ở đầu nhập, doanh nghiệp cần nhận và kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ do người bán gửi (bản scan hoặc bản gốc).

Bộ chứng từ này thường bao gồm:

• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Vận đơn và các giấy tờ khác

Đặc biệt, cần chú ý đến giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có. Vì đây là cơ sở để hưởng ưu đãi thuế quan. Việc phát hiện sớm các sai sót trên chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp có thời gian yêu cầu chỉnh sửa. Tránh các phát sinh không đáng có ở các bước sau.

Lo lắng về thủ tục? PTN Logistics nhận khai báo hải quan xuất khẩu trọn gói, cam kết thông quan nhanh chóng.

Bước 2: Nhận thông báo hàng đến từ hãng vận tải/forwarder

Trước ngày tàu cập cảng hoặc máy bay hạ cánh dự kiến khoảng 2-3 ngày, hãng vận tải hoặc công ty forwarder sẽ gửi một văn bản quan trọng. Đó là thông báo hàng đến.

Thông báo này cung cấp các thông tin chi tiết về:

• Thông tin lô hàng
• Thời gian dự kiến hàng về
• Các khoản phí địa phương cần thanh toán tại cảng đến

Đây là tín hiệu để doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị cho các khâu tiếp theo trong quy trình xuất nhập khẩu.

Bước 3: Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Để có thể nhận hàng tại cảng, cần có Lệnh giao hàng. Nhà nhập khẩu sẽ mang vận đơn gốc (Bill of Lading original) cùng giấy giới thiệu đến văn phòng của hãng tàu/forwarder. Sau đó thanh toán các khoản phí local charges được liệt kê trên thông báo hàng đến để được cấp D/O.

Thủ tục lấy lệnh giao hàng này giống như việc dùng B/L để nhận D/O, một bước không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu.

Bước 4: Mở tờ khai và làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Quy trình xuất nhập khẩu sẽ bước vào giai đoạn quan trọng nhất, đó làm việc với cơ quan hải quan. Lúc này cần tiến hành khai báo tờ khai hải quan điện tử.

Vấn đề cốt lõi là xác định đúng mã số hàng hóa vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất. Sau khi truyền tờ khai, nếu thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành hàng nhập khẩu thì cần phải thực hiện thủ tục này trước khi được thông quan.

>>Xem ngay: Ý nghĩa của luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ khi mở tờ khai hải quan

Bước 5: Nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan

Sau khi tờ khai được chấp thuận và có thông báo số thuế phải nộp, doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp đủ các loại thuế vào ngân sách nhà nước.

Cách tính thuế nhập khẩu sẽ dựa trên trị giá tính thuế của hàng hóa và thuế suất tương ứng với mã HS đã khai báo.

Ngoài thuế nhập khẩu, doanh nghiệp còn phải nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và có thể cả thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường. Hoàn thành nghĩa vụ thuế là điều kiện tiên quyết trong quy trình xuất nhập khẩu.

Bước 6: Điều xe tới cảng/kho lấy hàng và vận chuyển về kho riêng

Khi tờ khai đã được thông quan và thuế đã được nộp, nghĩa là đã hoàn tất các nghĩa vụ với hải quan. Lúc này, hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái thông quan hàng hóa.

Doanh nghiệp chỉ cần điều động phương tiện vận tải (xe tải, xe container) mang theo lệnh giao hàng (D/O) đến đúng cảng hoặc kho hàng không để làm thủ tục nhận hàng và chở về kho riêng của mình.

Đây là bước cuối cùng, khép lại một quy trình xuất nhập khẩu thành công ở phía nhà nhập khẩu.

Lưu ý trong quy trình xuất nhập khẩu

Để tối ưu quy trình xuất nhập khẩu, việc lường trước các rủi ro trong xuất nhập khẩu là tối quan trọng.

Những sai lầm khi làm thủ tục hải quan như khai sai mã HS, hay không hiểu rõ phí DEM và DET là gì thường dẫn đến chi phí logistics phát sinh rất lớn.

Do đó, tích lũy kinh nghiệm làm hàng xuất nhập khẩu chính là chìa khóa để vận hành trơn tru. Một quy trình xuất nhập khẩu hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn là nền tảng nâng cao uy tín cho doanh nghiệp trên thương trường quốc tế.

Băn khoăn về mã HS và thuế nhập khẩu? Gửi thông tin hàng hóa, chuyên gia PTN Logistics sẽ tư vấn miễn phí.

PTN Logistics – Đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp trong quy trình xuất nhập khẩu

Hiểu rằng những quy trình xuất nhập khẩu phức tạp và nhiều rủi ro có thể là rào cản lớn, PTN Logistics mang đến giải pháp toàn diện để đồng hành cùng bạn trên mọi chặng đường.

Tại sao nên chọn PTN Logistics làm đối tác đồng hành?

Toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu đòi hỏi sự chính xác, am hiểu sâu sắc và kinh nghiệm thực chiến để xử lý các vấn đề phát sinh.

Thấu hiểu điều đó, PTN Logistics không chỉ hoạt động như một nhà cung cấp dịch vụ, mà còn là một người cộng sự tận tâm. PTN luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.

Chúng tôi tự hào xây dựng được hình ảnh một công ty logistics uy tín dựa trên sự minh bạch trong tư vấn, trách nhiệm trong từng lô hàng và sự chuyên nghiệp trong mọi quy trình xuất nhập khẩu. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tự tin vươn ra thị trường.

Giải pháp thông quan chuyên nghiệp và toàn diện

Thủ tục hải quan trong quy trình xuất nhập khẩu luôn là khâu phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất. Với dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, PTN sẽ thay mặt thực hiện mọi nghiệp vụ từ kiểm tra chứng từ, áp mã HS, truyền tờ khai đến hoàn tất thông quan.

Hoạt động với tư cách là một đại lý hải quan được cấp phép, PTN Logistics đảm bảo mọi khâu trong quy trình xuất nhập khẩu đều được xử lý nhanh chóng, hợp pháp và chính xác.

Việc này sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian và phòng tránh các sai sót không đáng có.

Đừng để sai sót nhỏ gây tổn thất lớn. Để lại SĐT, PTN Logistics gọi lại tư vấn giải pháp phòng ngừa rủi ro cho bạn

Sự tư vấn tận tâm từ đội ngũ PTN Logistics

PTN tin rằng, một đối tác tin cậy không chỉ hoàn thành công việc được giao mà còn phải giúp khách hàng trở nên tốt hơn.

PTN Logistics mang đến dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu miễn phí cho các doanh nghiệp. Đặc biệt là những đơn vị mới bắt đầu. Đội ngũ chuyên gia của luôn sẵn sàng lắng nghe, giải đáp mọi thắc mắc và đưa ra những lời khuyên chiến lược giá trị để giúp tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu.

Tóm lại, quy trình xuất nhập khẩu là một chuỗi các bước nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự chính xác từ khâu đàm phán hợp đồng đến khi thông quan và nhận hàng. Đây là nền tảng cốt lõi để chinh phục thị trường quốc tế. Liên hệ cho PTN Logistics để được tư vấn các giải pháp toàn diện, giúp tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến vấn đề về quy trình xuất nhập khẩu