Shipping Mark là gì? Ký hiệu không thể thiếu trên kiện hàng

Shipping mark là yếu tố không thể thiếu trên mỗi kiện hàng. Đóng vai trò như “chứng minh thư” giúp nhận dạng và phân loại hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Mục đích của shipping mark là đảm bảo hàng hóa không bị thất lạc và giao đúng người nhận. Cùng PTN Logistics tìm hiểu để vận hành lô hàng chuyên nghiệp và tránh các sai sót không đáng có.

Shipping Mark là gì? Giải mã ký hiệu không thể thiếu trên kiện hàng

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định về ký hiệu này là bước đầu tiên để đảm bảo sự chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro cho cả lô hàng.

Định nghĩa shipping mark là gì?

Về bản chất, shipping mark là những ký hiệu, chữ, hoặc số được ghi bên ngoài các thùng hàng, kiện hàng. Những ký hiệu này nhằm cung cấp thông tin cần thiết để nhận dạng và xử lý lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.

Đây được xem là “chứng minh thư” cho từng kiện hàng. Nó giúp phân biệt lô hàng này với vô số lô hàng khác tại cảng, kho bãi. Shipping mark không chỉ hỗ trợ chứng từ mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát, truy vết và hạn chế rủi ro giao nhầm hoặc thất lạc hàng hóa

Đồng thời đảm bảo mỗi kiện hàng được giao đúng người nhận, đúng địa điểm và trong tình trạng nguyên vẹn. Dấu hiệu vận chuyển này là ngôn ngữ chung trong ngành.

Phân biệt shipping mark và shipping label 

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Cần phân biệt shipping mark và shipping label một cách rõ ràng.

Shipping mark gồm những gì? Cấu trúc thông tin tiêu chuẩn

Để một shipping mark phát huy tối đa hiệu quả, cấu trúc của nó cần tuân thủ các tiêu chuẩn nhất định. Đồng thời cần đảm bảo thông tin ngắn gọn nhưng đầy đủ.

Thông tin bắt buộc (Main Mark)

Đây là phần thông tin quan trọng nhất của shipping mark, thường được thể hiện ở vị trí trung tâm và có kích thước lớn nhất. Vậy Main mark là gì? Nó bao gồm:

• Tên viết tắt hoặc ký hiệu của người nhận hàng (Consignee): Giúp xác định chủ sở hữu của lô hàng.
• Số thứ tự kiện hàng: Được ghi dưới dạng phân số. Ví dụ “C/NO: 1/10” nghĩa là kiện số 1 trong tổng số 10 kiện. Số thứ tự kiện hàng này cực kỳ quan trọng để kiểm đếm.
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Tên cảng đích cuối cùng của lô hàng. Đây là thông tin bắt buộc để hàng hóa được dỡ đúng nơi quy định.

Thông tin bổ sung (Side Mark)

Side mark là những thông tin bổ sung. Các thông tin này không bắt buộc như Main Mark nhưng rất hữu ích cho việc quản lý và làm thủ tục. Bao gồm:

• Tên hàng hóa (ví dụ: “GARMENT”).
• Nước xuất xứ (ví dụ: “MADE IN VIETNAM”).
• Trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng cả bì (Gross Weight).
• Kích thước của kiện hàng (Dimension), thường ghi theo thứ tự Dài x Rộng x Cao. Một shipping mark rõ ràng cần cả hai phần này.

>>Xem ngay: Dịch vụ xuất nhập khẩu giúp nâng cao lợi thế cạnh tranh

Các ký hiệu và cảnh báo đặc biệt (Handling Marks)

Các ký hiệu xếp dỡ nên tham chiếu ISO 780:2015 – tiêu chuẩn quốc tế về ký hiệu hình ảnh dùng trên bao bì vận chuyển để hướng dẫn thao tác, bảo quản và xử lý hàng hóa. Các ký hiệu xếp dỡ hàng hóa phổ biến bao gồm:

• Hình chiếc ly vỡ (Fragile): Báo hiệu hàng dễ vỡ.
• Hình chiếc ô có giọt mưa (Keep Dry): Yêu cầu giữ khô ráo, tránh ẩm ướt.
• Hình hai mũi tên hướng lên (This Side Up): Chỉ dẫn hướng đặt đúng của kiện hàng. Việc sử dụng đúng các ký hiệu này giúp giảm thiểu hư hỏng hàng hóa do thao tác sai trong quá trình bốc xếp.

Cấu trúc này đảm bảo rằng kiện hàng chứa đủ thông tin để được xử lý chính xác và hiệu quả.

Vai trò của shipping mark trong chuỗi cung ứng logistics

Vai trò của shipping mark trong xuất nhập khẩu là gì có thể được thấy rõ ở mọi khâu, từ lúc hàng rời kho cho đến khi tới tay người nhận.

Đối với việc xếp dỡ

Tại các cảng biển và kho hàng, hàng triệu kiện hàng được luân chuyển mỗi ngày. Công nhân không có thời gian để đọc chi tiết từng chứng từ. Shipping mark đóng vai trò như một mã nhận diện nhanh. Giúp họ xác định ngay lập tức lô hàng nào cần đi đâu, thuộc về ai.

Đặc biệt đối với hàng lẻ LCL, đây là yếu tố sống còn để tách hàng từ container gom một cách chính xác. Từ đó đảm bảo không giao nhầm hàng của chủ này cho chủ khác.

Đối với Cơ quan Hải quan

Trong quá trình thông quan, Cơ quan Hải quan sẽ dựa vào shipping mark trên kiện hàng thực tế để đối chiếu với thông tin được khai báo trên các chứng từ.

Thông tin ‘Marks and Numbers’ trên B/L hoặc AWB nên thống nhất với Packing List và dấu hiệu thực tế trên kiện hàng. Nếu hàng không có ký hiệu, cần thể hiện rõ ‘N/M’ theo thực tế lô hàng..

Sự thống nhất giữa chứng từ và hàng hóa là yêu cầu bắt buộc. Bất kỳ sự sai khác nào cũng có thể dẫn đến việc lô hàng bị giữ lại để kiểm tra hải quan chi tiết. Việc này gây tốn kém thời gian và chi phí.

Đối với người nhận hàng

Khi nhận hàng, người nhập khẩu sẽ dùng shipping mark để kiểm đếm và xác nhận đã nhận đủ số lượng kiện hàng theo thông tin trên Packing List. Nó giúp họ nhanh chóng xác định các kiện hàng của mình giữa nhiều lô hàng khác tại kho. Đồng thời kiểm tra xem có kiện nào bị thất lạc hay không.

Thông tin trên bill và trên kiện hàng là cơ sở để khiếu nại với các bên liên quan nếu có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển. Vai trò này khẳng định tầm quan trọng không thể thiếu của việc ghi dấu hiệu vận chuyển một cách chính xác.

Những lỗi sai phổ biến cần tránh khi tạo shipping mark

Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro không đáng có. Sai sót trong cách tạo shipping mark có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.

Sử dụng ký hiệu dễ phai, dễ nhòe, không chống nước

Đây là lỗi cơ bản nhưng rất phổ biến. Hàng hóa phải trải qua hành trình dài, tiếp xúc với nhiều điều kiện thời tiết khắc nghiệt như mưa, nắng, độ ẩm cao. Nếu mực in hoặc sơn kẻ shipping mark không có khả năng chống nước, chúng sẽ bị nhòe hoặc phai mờ.

Việc này khiến kiện hàng mất đi dấu hiệu nhận dạng. Tiêu chuẩn tối thiểu là phải đảm bảo thông tin rõ ràng từ điểm đi đến điểm đến. Do đó, cần đầu tư vào vật liệu in, dán chất lượng cao.

Đừng để sai sót nhỏ làm trì hoãn cả lô hàng. Liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ chuyên nghiệp.

Thông tin quá dài dòng, phức tạp, khó đọc

Mục đích chính của shipping mark là để nhận diện nhanh. Việc ghi quá nhiều thông tin không cần thiết, sử dụng phông chữ khó đọc hoặc trình bày một cách lộn xộn sẽ phản tác dụng.

Công nhân xếp dỡ chỉ có thời gian ngắn để nhìn và xác định thông tin. Vì vậy, cần tuân thủ nguyên tắc như rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Việc này để đảm bảo tính hiệu quả trong thực tế vận hành tại cảng và kho bãi.

Dán/in shipping mark ở vị trí khó nhìn thấy trên kiện hàng

Vị trí dán cũng rất quan trọng. Dấu hiệu vận chuyển cần được đặt ở ít nhất hai mặt liền kề của kiện hàng (thường là mặt bên và mặt trên). Điều này sẽ giúp kiện hàng dù được xếp chồng theo hướng nào, thông tin vẫn có thể được nhìn thấy dễ dàng.

Dán ở những vị trí khuất, dễ bị che lấp. Hoặc chỉ dán ở một mặt duy nhất là một sai lầm có thể khiến quá trình xếp dỡ, kiểm đếm bị chậm lại đáng kể. Hậu quả của việc ghi sai shipping mark hoặc làm sai quy cách là rất lớn.

>>Tìm hiểu thêm về: EDO là gì trong xuất nhập khẩu? Phân biệt EDO và D/O giấy

Tóm lại, shipping mark là một công cụ quản lý trực quan và thiết yếu. Việc này đảm bảo sự thống nhất giữa hàng hóa thực tế và chứng từ. Ghi đúng và đủ thông tin giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng và chậm trễ thông quan. Mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần trang bị kiến thức này để tối ưu hóa chuỗi cung ứng của mình. Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp cho từng lô hàng.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến shipping mark