Những điều bạn cần biết về thủ tục gửi hàng bằng máy bay

Thủ tục gửi hàng bằng máy bay cần được chuẩn bị chính xác từ chứng từ, mã HS, đóng gói, booking đến khai báo hải quan. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hàng bị giữ tại kho, trễ chuyến hoặc phát sinh chi phí. Trong bài viết này, PTN Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình gửi hàng bằng đường hàng không, các chứng từ cần có và những lưu ý quan trọng khi gửi hàng.

Cần giải pháp vận chuyển phù hợp cho doanh nghiệp? Xem ngay các dịch vụ vận tải tại PTN Logistics

Tổng quan về thủ tục gửi hàng bằng máy bay quốc tế

Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không luôn là lựa chọn hàng đầu về tốc độ. Tuy nhiên, tốc độ nhanh cũng đi kèm với yêu cầu nghiêm ngặt về chứng từ, đóng gói, an ninh hàng không và thủ tục hải quan. Toàn bộ quy trình gửi hàng hàng không quốc tế cơ bản được chia thành 4 khâu chính:

✅ Chuẩn bị chứng từ

✅ Khai báo hải quan

✅ Thông quan

✅ Xử lý các thủ tục đặc thù

Nắm vững từng bước không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí gửi hàng bằng máy bay mà còn đảm bảo lô hàng của bạn đến nơi đúng thời gian vận chuyển hàng không quốc tế dự kiến.

Khâu đầu tiên của thủ tục gửi hàng bằng máy bay – chứng từ & thủ tục hải quan

Mọi hành trình vận chuyển quốc tế đều bắt đầu từ khâu chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan – nền tảng quyết định sự suôn sẻ của toàn bộ quy trình.

Lập bộ chứng từ xuất khẩu hàng không hoàn chỉnh

Nền tảng của thủ tục gửi hàng bằng máy bay là một bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh và chính xác.

📑 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Xác định giá trị giao dịch.

📑 Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách thức đóng gói để hỗ trợ kiểm hóa.

📑 Vận đơn hàng không (AWB): Là bằng chứng pháp lý của hợp đồng vận chuyển.

Cần phân biệt rõ Master AWB do hãng bay phát hành và House AWB do forwarder cấp. Sai sót dù nhỏ trên các chứng từ này có thể làm đình trệ toàn bộ thủ tục gửi hàng bằng máy bay của bạn.

Quy trình khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)

Hiện nay, việc khai báo hải quan điện tử VNACCS là bắt buộc. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để truyền tờ khai lên hệ thống. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Bởi những lỗi sai về trị giá hải quan hay mã phân loại hàng hóa là rất phổ biến và có thể dẫn đến phạt hành chính.

Nắm vững cách tra cứu mã HS code chính xác là yêu cầu tiên quyết để việc khai báo trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay được thuận lợi. Một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình, khiến thủ tục kéo dài hơn dự kiến.

Gửi hàng nhanh chóng, đúng chuẩn? Khám phá ngay Vận tải hàng không tại PTN Logistics – Nhanh chóng, an toàn

Khâu then chốt của thủ tục gửi hàng bằng máy bay – thủ tục thông quan

Sau khi tờ khai được chấp nhận, lô hàng sẽ bước vào giai đoạn thông quan – khâu then chốt quyết định hàng hóa có được xuất đi đúng lịch trình hay không.

Các bước thông quan trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay tại kho (TCS, SCSC)

Tại kho hàng không như TCS hoặc SCSC, quy trình thông quan là một phần không thể thiếu trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay, diễn ra theo các bước nghiêm ngặt sau:

Bước 1: Giao hàng vào kho và lấy phiếu cân

Sau khi đã có booking, doanh nghiệp tiến hành đưa hàng đến kho hàng không chỉ định. Tại đây, kho sẽ cân đo hàng hóa và cấp cho bạn phiếu cân (hoặc biên bản giao nhận). Đây là chứng từ xác nhận kho đã nhận hàng và là cơ sở để làm thủ tục hải quan.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ hải quan cho thủ tục gửi hàng bằng máy bay

Sau khi truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các chỉ tiêu khai báo như mã HS, trị giá, điều kiện giao hàng, số kiện, trọng lượng, thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu và chứng từ đính kèm. Tùy kết quả phân luồng và yêu cầu của cơ quan hải quan, doanh nghiệp có thể phải xuất trình thêm hồ sơ hoặc chứng từ bản giấy để đối chiếu.

Bước 3: Hải quan kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế (nếu có)

Tùy vào kết quả phân luồng của tờ khai, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra. Nếu là luồng Vàng, hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ. Nếu là luồng Đỏ, hải quan sẽ yêu cầu mở hàng để kiểm tra thực tế (kiểm hóa) so với khai báo.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục và thanh lý tờ khai

Sau khi quá trình kiểm tra hoàn tất và không có vấn đề gì, hải quan tiến hành thanh lý tờ khai hải quan và bàn giao cho nhân viên hiện trường xử lý bước tiếp. Lúc này, lô hàng đã hoàn tất khâu thông quan trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay và sẽ được kho sắp xếp để đưa lên máy bay.

Xử lý khi tờ khai bị phân luồng

Một trong những yếu tố quan trọng nhất là kết quả phân luồng tờ khai hải quan (xanh, vàng, đỏ).

☑️Luồng Xanh cho phép miễn kiểm tra

☑️Trong khi luồng Vàng và Đỏ đòi hỏi các bước xử lý phức tạp. Ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục gửi hàng bằng máy bay.

Với kinh nghiệm xử lý hàng luồng vàng, doanh nghiệp cần xuất trình bộ chứng từ gốc để đối chiếu. Phức tạp nhất là thủ tục kiểm hóa hàng luồng đỏ, nơi hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa, một quy trình có thể phát sinh chi phí và kéo dài thủ tục gửi hàng bằng máy bay của bạn.

Thủ tục gửi hàng bằng máy bay cho hàng hóa đặc thù

Thông quan thành công không phải là bước cuối cùng đối với một số mặt hàng. Hàng hóa có yêu cầu đặc thù đòi hỏi các quy trình và chứng từ riêng biệt để được chấp nhận vận chuyển.

Thủ tục gửi hàng bằng máy bay đối với hàng đông lạnh

Để gửi hàng đông lạnh bằng máy bay thành công, bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đóng gói giữ nhiệt, chống rò rỉ và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ kiểm dịch theo yêu cầu.

Đối với hàng đông lạnh, doanh nghiệp cần đảm bảo đóng gói đúng quy cách, duy trì nhiệt độ ổn định và chống rò rỉ trong suốt quá trình vận chuyển. Thùng chứa phải chắc chắn, có khả năng giữ nhiệt và không để nước hoặc hơi ẩm ảnh hưởng đến các lô hàng khác.

Ngoài bộ chứng từ xuất khẩu thông thường, hàng đông lạnh có thể cần thêm giấy kiểm dịch, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, Health Certificate hoặc giấy phép chuyên ngành tùy theo loại hàng và quy định của nước nhập khẩu. Việc chuẩn bị đúng từ đầu giúp hạn chế rủi ro hàng bị từ chối vận chuyển hoặc chậm thông quan.

Thủ tục kiểm dịch thực vật xuất khẩu – Yêu cầu trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay

Với nông sản, thực vật, hạt giống, gỗ, sản phẩm có nguồn gốc thực vật hoặc một số mặt hàng thực phẩm, doanh nghiệp cần kiểm tra trước yêu cầu kiểm dịch của nước nhập khẩu. Trường hợp bắt buộc, lô hàng cần có Phytosanitary Certificate hoặc chứng từ chuyên ngành tương ứng trước khi xuất đi. Việc thiếu chứng từ kiểm dịch có thể khiến hàng bị giữ, tái xuất hoặc tiêu hủy tại nước đến.

Đây là một bước quan trọng trong thủ tục để chứng minh hàng hóa không mang mầm bệnh. Việc thiếu chứng từ này sẽ khiến toàn bộ thủ tục gửi hàng bằng máy bay bị từ chối ngay tại biên giới nước đến.

Gửi hàng đặc thù? Xem ngay danh mục dịch vụ vận tải của PTN để biết thêm thông tin

Thủ tục đầu nhập – Khâu cuối trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay

Hành trình của lô hàng không kết thúc khi máy bay hạ cánh. Khâu thủ tục tại đầu nhập khẩu cũng quan trọng không kém để bạn có thể nhận hàng về tay một cách hợp pháp và nhanh chóng.

Chuẩn bị nhận hàng

Sự chuẩn bị tốt là chìa khóa để nhận hàng nhanh chóng. Trong khi dùng mã để tracking vận đơn hàng không, bạn cần nhận bộ chứng từ gốc từ người gửi.

Vậy, thông báo hàng đến (Arrival Notice) là gì? Đây là văn bản hãng bay hoặc đại lý gửi cho bạn để xác nhận hàng đã đến và cung cấp thông tin cần thiết để bạn làm tiếp thủ tục gửi hàng bằng máy bay ở đầu nhập. Việc chuẩn bị chứng từ sớm sẽ giúp toàn bộ quá trình thủ tục phía nhận hàng diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều.

Thực hiện thủ tục nhận hàng tại sân bay

Khi hàng đã đến, bạn cần tiến hành thủ tục hải quan nhập khẩu hàng không. Sau khi tờ khai được thông quan, bạn phải hoàn tất nghĩa vụ nộp các loại thuế phí khi nhập hàng máy bay.

Bước tiếp theo là thực hiện quy trình lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng hàng không. Có được D/O trong tay, phần nhận hàng mới có thể tiếp tục. Hoàn thành bước này là phần lớn thủ tục gửi hàng bằng máy bay tại đầu nhập đã xong.

Bạn muốn hiểu sâu hơn về xu hướng logistics? Hãy tham khảo ngay bài viết về ngành vận tải hàng không

PTN Logistics hỗ trợ thủ tục gửi hàng bằng máy bay như thế nào?

Trong vận tải hàng không quốc tế, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hàng bị giữ tại kho, chậm chuyến hoặc phát sinh chi phí. Vì vậy, PTN Logistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát từng bước trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay.

Kiểm tra chứng từ trước khi gửi

PTN Logistics hỗ trợ doanh nghiệp rà soát bộ chứng từ xuất khẩu trước khi giao hàng vào kho hàng không, bao gồm Commercial Invoice, Packing List, hợp đồng, giấy phép chuyên ngành nếu có và thông tin trên AWB. Các dữ liệu như tên hàng, số kiện, trọng lượng, trị giá, điều kiện giao hàng và thông tin người gửi/người nhận cần thống nhất để hạn chế sai lệch khi khai báo. Đây là bước quan trọng giúp thủ tục gửi hàng bằng máy bay diễn ra thuận lợi, giảm nguy cơ bị yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc chậm lịch bay.

Tư vấn mã HS, chính sách mặt hàng và thủ tục hải quan

Trước khi xuất hàng, PTN Logistics tư vấn mã HS, thuế suất, chính sách mặt hàng và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành liên quan. Với những lô hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, thiết bị điện tử, hàng có pin lithium hoặc hàng cần kiểm dịch, việc xác định đúng quy định ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh khai sai, thiếu giấy phép hoặc bị chuyển luồng kiểm tra. PTN Logistics cũng hỗ trợ khai báo hải quan trên hệ thống điện tử, giúp thủ tục gửi hàng bằng máy bay được xử lý đúng quy trình và hạn chế phát sinh.

Booking, giao kho, theo dõi AWB và xử lý phát sinh

Sau khi hồ sơ đã sẵn sàng, PTN Logistics hỗ trợ đặt booking với hãng bay hoặc đại lý phù hợp theo tuyến, thời gian yêu cầu và đặc thù hàng hóa. Đội ngũ hiện trường phối hợp giao kho tại các nhà ga hàng hóa như TCS, SCSC hoặc NCTS, theo dõi cân đo, soi chiếu an ninh và cập nhật thông tin AWB. Trong quá trình thực hiện thủ tục gửi hàng bằng máy bay, nếu phát sinh tình huống như lệch trọng lượng, thiếu chứng từ, đổi chuyến hoặc yêu cầu kiểm tra bổ sung, PTN Logistics sẽ phối hợp xử lý để giảm tối đa rủi ro chậm hàng.

Tóm lại, để hoàn tất thủ tục gửi hàng bằng máy bay, bạn cần nắm vững bốn khâu chính: chuẩn bị chứng từ chính xác, tuân thủ quy trình thông quan, đáp ứng yêu cầu cho hàng đặc thù và hoàn tất thủ tục tại đầu nhập khẩu. Mỗi giai đoạn đều có những quy định riêng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Trên hành trình phức tạp này, PTN Logistics tự hào là đối tác đồng hành, giúp bạn đơn giản hóa mọi quy trình và đảm bảo lô hàng được vận chuyển suôn sẻ.

Có lô hàng cần hỗ trợ? Liên hệ PTN Logistics ngay để được tư vấn nhanh chóng.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Câu hỏi thường gặp