Cách tra cứu hành trình tàu biển đơn giản và hiệu quả nhất

Tra cứu hành trình tàu biển cho phép chủ hàng kiểm soát hoàn toàn lô hàng, một yếu tố cốt lõi trong quản lý chuỗi cung ứng. Biết trước lịch tàu cập cảng giúp chủ động lên kế hoạch sản xuất, phân phối và tránh các chi phí DEM/DET tốn kém, qua đó bảo vệ lợi nhuận và tối ưu dòng chảy hàng hóa. Khám phá cùng PTN Log để biến rủi ro logistics thành lợi thế cạnh tranh.

Tại sao việc theo dõi hành trình tàu biển lại quan trọng trong chuỗi cung ứng?

Trong quy trình xuất nhập khẩu, việc nắm bắt thông tin chính xác và tức thời chính là chìa khóa để vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả.

Đối với chủ hàng (Shipper/Consignee)

Việc tra cứu hành trình tàu biển cho phép chủ hàng chuyển từ thế bị động sang chủ động để hoàn toàn kiểm soát lô hàng của mình. Khi biết được lịch trình tàu cập cảng dự kiến, doanh nghiệp có thể chủ động kế hoạch sản xuất và phân phối.

Từ đó đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng khi cần thiết. Điều này giúp tối ưu hóa việc sắp xếp kế hoạch nhận hàng.

Đồng thời đẩy nhanh quy trình thông quan hàng hóa và tránh các tình trạng ùn tắc không đáng có. Quan trọng nhất, nó giúp giảm thiểu rủi ro logistics và các chi phí DEM/DET tốn kém, bảo vệ lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đối với công ty Forwarder

Đối với một công ty forwarder, uy tín và sự chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng cung cấp thông tin minh bạch. Việc chủ động theo dõi hành trình tàu biển và cập nhật cho khách hàng không chỉ giúp họ an tâm mà còn là yếu tố cốt lõi để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Khi có sự cố phát sinh như tàu delay, năng lực tra cứu hành trình tàu biển hiệu quả giúp bạn nhanh chóng nhận thông báo và tư vấn giải pháp, Từ đó biến rủi ro thành cơ hội củng cố niềm tin.

Đây chính là cách forwarder khẳng định vai trò không thể thiếu trong việc quản lý chuỗi cung ứng toàn diện cho khách hàng. Rõ ràng, việc nắm vững nghiệp vụ này mang lại lợi thế cạnh tranh sống còn cho mọi mắt xích trong ngành.

Cần chuẩn bị những thông tin gì trước khi tra cứu?

Để quá trình tra cứu hành trình tàu biển diễn ra nhanh chóng và chính xác, việc chuẩn bị đầy đủ các mã định danh dưới đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất.

Số vận đơn (Bill of Lading Number)

Đây là mã định danh quan trọng nhất để theo dõi thông tin lô hàng của bạn một cách chính xác. Số vận đơn (Bill of Lading) là một dãy ký tự duy nhất được hãng tàu hoặc công ty forwarder cấp sau khi hàng hóa đã thực sự được xếp lên tàu.

Sử dụng mã này cho việc tra cứu hành trình tàu biển bằng số vận đơn trực tiếp trên website của hãng tàu. Lưu ý rằng, trước khi có vận đơn, có thể dùng mã booking để kiểm tra trạng thái đặt chỗ. Nhưng vận đơn mới là chứng từ cuối cùng xác nhận việc gửi hàng và dùng để theo dõi sau khi tàu đã khởi hành.

Số Container: Cách đọc và nhận dạng

Đối với các lô hàng nguyên container (FCL), việc tra cứu hành trình tàu biển bằng số container là một phương pháp cực kỳ hữu hiệu. Mỗi container đều có một mã số định danh tiêu chuẩn quốc tế. Trong đó gồm 4 chữ cái (mã chủ sở hữu và loại thiết bị) và 7 chữ số. Mã số này được sơn rõ trên cửa container.

Khi biết được mã số này, có thể trực tiếp sử dụng nó trên cổng thông tin của hãng tàu. Đây là cách theo dõi hành trình tàu biển trực quan, cho biết vị trí và trạng thái của chính container chứa hàng, từ cảng xếp cho đến cảng dỡ.

>Tìm hiểu ngay: Dịch vụ vận tải biển giúp tối ưu chi phí và trọng lượng

Tên tàu (Vessel Name) / Số hiệu (IMO Number) / Số MMSI

Trong trường hợp cần theo dõi toàn bộ con tàu thay vì một lô hàng cụ thể, đây là những thông tin bạn cần. Tên tàu là định danh phổ thông, trong khi:

• Số hiệu IMO là mã số nhận dạng vĩnh viễn, không thay đổi của con tàu, tương tự như số khung xe.
• Số MMSI là mã số nhận dạng của các thiết bị liên lạc trên tàu (như hệ thống AIS) và có thể được thay đổi.

Việc nắm rõ các mã hiệu này cho phép sử dụng các nền tảng theo dõi của bên thứ ba để xem vị trí và hải trình của tàu trong thời gian thực. Nhờ đó sẽ giúp quá trình tra cứu hành trình tàu biển trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.

Một số phương pháp theo dõi hành trình tàu biển phổ biến nhất

Khi đã có trong tay những thông tin cần thiết, có thể áp dụng một trong ba phương pháp phổ biến sau để tra cứu hành trình tàu biển hiệu quả dưới đây để biết chính xác lô hàng của mình đang ở đâu.

Phương pháp 1: Tra cứu trực tiếp trên website của hãng tàu

Đây là phương pháp chính thống và cho kết quả đáng tin cậy nhất. Hầu hết các hãng tàu lớn đều tích hợp công cụ tracking ngay trên trang chủ. Chỉ cần truy cập website hãng tàu, tìm đến mục “Tracking” hoặc “Track & Trace”. Sau đó nhập số vận đơn hoặc số container.

Các hệ thống đều cung cấp giao diện trực quan với đầy đủ các cột mốc di chuyển của lô hàng. Chẳng hạn như:

• Maersk tracking
• MSC tracking
• ONE tracking

Đây được xem là cách tra cứu hành trình tàu biển có thông tin mang tính pháp lý cao nhất.

Phương pháp 2: Sử dụng các website/ứng dụng theo dõi tàu biển độc lập

Ngoài hãng tàu, có thể dùng các công cụ tra cứu hành trình tàu biển độc lập của bên thứ ba. Vậy, MarineTraffic là gì? Đây là nền tảng phổ biến, sử dụng dữ liệu từ hệ thống nhận dạng tự động (AIS) để định vị tàu biển thời gian thực.

Tương tự, cách dùng VesselFinder cũng rất đơn giản. Chỉ cần nhập tên tàu hoặc số IMO là có thể xem vị trí và hải trình của tàu. Phương pháp theo dõi hành trình tàu biển này đặc biệt hữu ích khi bạn cần theo dõi cả con tàu thay vì một lô hàng đơn lẻ.

Phương pháp 3: Yêu cầu thông tin từ công ty dịch vụ logistics (Forwarder)

Nếu muốn tiết kiệm thời gian và được phục vụ chuyên nghiệp, hãy làm việc qua công ty forwarder. Các forwarder uy tín sẽ tổng hợp dữ liệu từ nhiều hãng tàu. Thay vì phải tự kiểm tra, bạn sẽ được chuyên viên phụ trách chủ động cập nhật thông tin.

Việc tra cứu hành trình tàu biển qua forwarder giúp có được thông tin đã qua xác thực. Đồng thời kèm theo tư vấn giải pháp kịp thời khi có sự cố. Từ đó giúp bạn hoàn toàn an tâm tập trung vào công việc kinh doanh của mình.

>>Tìm hiểu thêm: Container chuyên dụng – Định nghĩa, phân loại & cách lựa chọn

Các thuật ngữ thường gặp khi tra cứu hành trình tàu biển

Khi xem kết quả, sẽ có với nhiều thuật ngữ và từ viết tắt. Việc hiểu đúng bản chất của chúng là chìa khóa để nắm bắt chính xác tình hình lô hàng.

ETD (Estimated Time of Departure) và ATD (Actual Time of Departure)

• ETD (Estimated Time of Departure) tức ngày giờ tàu dự kiến rời cảng đi (thông tin trong kế hoạch)
• ATD (Actual Time of Departure) là ngày giờ tàu đã khởi hành trên thực tế (thông tin xác nhận)

Việc phân biệt hai thông số này khi tra cứu hành trình tàu biển giúp bạn biết được lô hàng có khởi hành đúng lịch hay không. Từ đó ảnh hưởng đến toàn bộ các mốc thời gian về sau trong chuỗi cung ứng.

ETA (Estimated Time of Arrival) và ATA (Actual Time of Arrival)

• ETA (Estimated Time of Arrival) là thông tin quan trọng nhất để bạn lên kế hoạch sản xuất, thông quan.
• ATA (Actual Time of Arrival) là thời điểm tàu đã cập cảng thực tế. Đây là cơ sở để hãng tàu tiến hành các thủ tục tiếp theo như phát hành lệnh giao hàng (D/O).

Doanh nghiệp cần phải liên tục cập nhật ETA mới nhất khi tra cứu hành trình tàu biển.

Cảng trung chuyển – T/S (Trans-shipment)

Khi tra cứu hành trình tàu biển, nếu thấy ký hiệu T/S, điều này có nghĩa là lô hàng sẽ phải chuyển tải. Trans-shipment là việc container được dỡ từ tàu mẹ và xếp lên một tàu nối tại một cảng chuyển tải để tiếp tục hành trình.

Đây là một nghiệp vụ thông thường nhưng cũng là điểm tiềm ẩn rủi ro chậm trễ do phải chờ tàu nối chuyến hoặc do tắc nghẽn tại cảng. Vì vậy cần phải được theo dõi sát sao.

Rớt tàu (Rollove) là gì?

Thuật ngữ hàng bị rớt tàu (rollover) mô tả tình huống container không được xếp lên con tàu dự kiến và phải đợi chuyến tiếp theo. Nguyên nhân có thể do:

• Tàu hết chỗ
• Sự cố tại cảng
• Chứng từ chưa hoàn tất….

Tình trạng này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lịch trình tàu chạy của lô hàng. Việc chủ động theo dõi hành trình tàu biển và làm việc sát sao với forwarder giúp phát hiện sớm và có phương án ứng phó kịp thời.

Final Destination, Port of Loading, Port of Discharge

Đây là ba địa điểm nền tảng cần nắm rõ. Trong đo:

• Cảng xếp hàng (Port of Loading – POL) là nơi hành trình bắt đầu
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge – POD) là cảng biển cuối cùng mà container được dỡ khỏi tàu theo vận đơn
• Điểm giao hàng cuối cùng (Final Destination) có thể trùng với POD hoặc là một địa điểm sâu trong nội địa. Ví dụ: kho riêng của người nhận.

Hiểu rõ các điểm này là yêu cầu cơ bản để tự tin đọc hiểu mọi báo cáo và kết quả khi tra cứu hành trình tàu biển.

Những lưu ý quan trọng để theo dõi lô hàng hiệu quả

Việc tra cứu không chỉ là nhập mã và xem kết quả. Để thực sự hiệu quả và chủ động, bạn cần ghi nhớ một vài nguyên tắc quan trọng trong ngành.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến lịch trình tàu chạy

Việc lịch tàu bị trễ là điều không hiếm gặp. Có rất nhiều nguyên nhân tàu delay khách quan như:

• Thời tiết xấu, bão biển
• Tình trạng tắc nghẽn cảng biển do quá tải…

Bên cạnh đó là các yếu tố chủ quan như sự cố kỹ thuật, đình công, hoặc các quy trình kiểm tra an ninh đột xuất. Chính vì vậy, việc thường xuyên kiểm tra lịch trình tàu và chủ động khi tra cứu hành trình tàu biển là rất cần thiết để nắm bắt sớm những thay đổi này.

Nên kiểm tra thông tin từ nhiều nguồn để đối chiếu

Để có cái nhìn toàn diện nhất, đừng bao giờ phụ thuộc vào một nguồn tin duy nhất. Hãy kết hợp việc cập nhật vị trí tàu trên các ứng dụng độc lập với thông tin chính thức từ website hãng tàu.

Quan trọng hơn, hãy luôn xác thực lại với công ty forwarder của bạn. Việc theo dõi hành trình tàu biển hiệu quả đòi hỏi sự đối chiếu liên tục. Cách tiếp cận đa kênh này giúp bạn có được thông tin đáng tin cậy nhất để đưa ra quyết định.

Tại sao nên chọn dịch vụ tra cứu hành trình tàu biển của PTN Logistics?

Hiểu rõ những khó khăn và yêu cầu về thông tin chính xác trong ngành, PTN Logistics cung cấp giải pháp chuyên nghiệp. Biến việc tra cứu phức tạp trở thành một lợi thế cạnh tranh cho khách hàng.

Chủ động cảnh báo rủi ro và tư vấn giải pháp

PTN Logistics hiểu rằng tra cứu hành trình tàu biển không chỉ là biết vị trí, mà là quản trị rủi ro. Đội ngũ nhân sự của PTN sẽ chủ động theo dõi và cảnh báo ngay khi phát hiện các sự cố như:

• Tàu delay
• Nguy cơ rớt tàu
• Tắc nghẽn tại cảng chuyển tải

Chúng tôi không chỉ thông báo vấn đề mà còn nhanh chóng tư vấn giải pháp xử lý, giúp bạn ứng phó kịp thời. Năng lự của PTN biến rủi ro thành cơ hội củng cố niềm tin. Với dịch vụ tra cứu hành trình tàu biển chuyên sâu này, chúng tôi khẳng định vai trò không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của bạn.

Tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí Logistics

Mục tiêu của tại PTN Logistics là mang lại lợi ích thiết thực nhất. Bằng cách ủy thác việc theo dõi cho chúng tôi, bạn sẽ tiết kiệm thời gian để tập trung vào kinh doanh cốt lõi.

Quan trọng hơn, việc nhận thông tin chính xác về lịch tàu giúp chủ động kế hoạch nhận hàng, đẩy nhanh thông quan. Đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí DEM/DET tốn kém, trực tiếp bảo vệ lợi nhuận. Hãy để nghiệp vụ tra cứu hành trình tàu biển phức tạp cho các nhân sự giàu kinh nghiệm cho PTN xử lý.

Lịch tàu bị trễ gây ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn? Liên hệ PTN Logistics để có giải pháp ứng phó kịp thời

Tóm lại, tra cứu hành trình tàu biển hiệu quả là một biện pháp trực tiếp để bảo vệ lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc chủ động theo dõi giúp giảm thiểu rủi ro logistics và các chi phí DEM/DET tốn kém, hai yếu tố có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chi phí cuối cùng của lô hàng và hiệu quả kinh doanh. Gọi ngay cho PTN Logistics để được tư vấn giải pháp tối ưu chi phí vận chuyển.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến tra cứu hành trình tàu biển