Tra cứu tờ khai hải quan – Giảm thiểu rủi ro xuất nhập khẩu

Tra cứu tờ khai hải quan là một nghiệp vụ quan trọng mà mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm vững. Đây không chỉ là cách kiểm soát tiến độ, xác thực thông tin mà còn là chìa khóa để quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. PTN Logistics sẽ hướng dẫn các bước tra cứu online, giúp doanh nghiệp làm chủ quy trình và phòng ngừa mọi rủi ro chi phí phát sinh.

Tờ khai hải quan là gì? Tại sao phải tra cứu?

Trước khi đi vào các bước thực hiện tra cứu tờ khai hải quan, việc hiểu rõ bản chất tờ khai hải quan và tầm quan trọng của việc kiểm tra là nền tảng cốt lõi. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quy trình xuất nhập khẩu.

Giải thích khái niệm tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan được ví như “chứng minh nhân dân” của một lô hàng. Tờ khai hải quan chứa đựng toàn bộ thông tin chi tiết về lô hàng. Dựa vào đó, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định thông quan hàng hóa. Chủ hàng hoặc đơn vị được ủy quyền phải khai báo chính xác mọi dữ liệu. Việc khai báo được thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan.

Chính vì vai trò tối quan trọng đó, việc tra cứu tờ khai hải quan để kiểm tra và theo dõi trạng thái đã trở thành một nghiệp vụ cốt lõi không thể bỏ qua.

Lý do doanh nghiệp cần chủ động tra cứu tờ khai hải quan

Việc chủ động tra cứu tờ khai hải quan không chỉ là quyền lợi mà còn là trách nhiệm của chủ hàng. Điều này mang lại ba lợi ích chiến lược.

• Thứ nhất: có thể kiểm soát được toàn bộ tiến độ, biết chính xác lô hàng đang ở luồng nào hay đã được phê duyệt chưa.
• Thứ hai: đây là cách tốt nhất để đối chiếu, xác thực thông tin do đơn vị forwarder cung cấp, đảm bảo sự minh bạch.
• Cuối cùng: việc tra cứu thông tin tờ khai hải quan giúp phòng ngừa rủi ro, phát hiện sớm sai sót và xử lý kịp thời, tránh các chi phí lưu kho, lưu bãi không đáng có.

Nắm vững hai khái niệm trên sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi thực hiện các bước tra cứu tờ khai hải quan online ở phần tiếp theo.

Để tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro, hãy khám phá dịch vụ hải quan của PTN Logistics – giải pháp trọn gói cho mọi lô hàng.

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu tờ khai hải quan

Đây là bước quan trọng để theo dõi, giao nhận hàng hóa tại cảng. Để thao tác chính xác và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị trước khi truy cập hệ thống online.

Các thông tin cần thiết

Cần chuẩn bị trước 3 thông tin sau để thực hiện tra cứu tờ khai hải quan. Đây là những dữ liệu cơ bản sau khi quá trình truyền tờ khai hải quan và khai báo hải quan đã được hoàn tất.

• Số tờ khai: Là chuỗi số định danh duy nhất được cấp cho mỗi tờ khai hải quan, có định dạng theo quy chuẩn của Tổng cục Hải quan.
• Mã số thuế của doanh nghiệp: Là mã số thuế của đơn vị nhập khẩu hoặc xuất khẩu đứng tên trên tờ khai. Hệ thống sẽ đối chiếu mã này với dữ liệu nội bộ để đảm bảo tính chính danh và hợp lệ.
• Ngày đăng ký tờ khai: Là ngày tờ khai được khai báo và truyền vào hệ thống VNACCS/VCIS. Thông tin phải trùng khớp với hồ sơ thực tế đã được cơ quan tiếp nhận.

Đơn vị forwarder sẽ là người hoàn tất thủ tục hải quan ban đầu. Sau đó, họ sẽ cung cấp các thông tin cần thiết này cho doanh nghiệp. Nếu thiếu, hãy liên hệ ngay với họ để được cung cấp đầy đủ.

Hướng dẫn tra cứu trên cổng thông tin điện Tổng cục Hải quan

Chỉ cần thực hiện đúng 4 bước sau để thực hiện việc tra cứu tờ khai hải quan chính thống và hoàn toàn miễn phí.

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.
• Bước 2: Tại menu chính, tìm và chọn mục “TRA CỨU THÔNG TIN TỜ KHAI HẢI QUAN”.
• Bước 3: Nhập chính xác các thông tin đã chuẩn bị: Số tờ khai, Mã số thuế doanh nghiệp.
• Bước 4: Nhập mã captcha xác nhận và nhấn nút “Lấy thông tin” để xem kết quả. Chuẩn bị cho các bước tiếp theo như nộp thuế xuất nhập khẩu và giải phóng hàng.

Kết quả tra cứu tờ khai hải quan chính là cơ sở để bạn biết được lô hàng đang ở luồng nào (xanh, vàng, hay đỏ). Từ đó chủ động lên kế hoạch cho các bước tiếp theo. Việc này giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Đọc và hiểu kết quả tra cứu tờ khai hải quan

Sau khi hệ thống sẽ trả về kết quả, việc check tờ khai hải quan không chỉ là thấy thông tin, mà cần hiểu rõ ý nghĩa của nó. Kết quả sẽ hiển thị các trạng thái quan trọng, quyết định các bước tiếp theo của lô hàng.

• Tờ khai luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa, được chấp nhận thông quan điện tử.
• Tờ khai luồng vàng: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy.
• Tờ khai luồng đỏ: Mức độ kiểm tra cao nhất, hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Chờ duyệt kết quả hoặc tờ khai đã được phê duyệt: Các trạng thái chuyển tiếp trong quá trình xử lý.
• Tờ khai bị hủy: Tờ khai không còn giá trị pháp lý. Nếu có sai sót, có thể phải tiến hành sửa đổi, bổ sung tờ khai (AMA).

Hiểu rõ các trạng thái này khi tra cứu tờ khai hải quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phối hợp với các bên để lô hàng được thông quan thuận lợi.

Xem thêm chuyên mục dịch vụ hải quan với nhiều hướng dẫn chuyên sâu do PTN Logistics biên soạn

Cần làm gì khi nhận được kết quả tra cứu tờ khai hải quan

Việc thực hiện tra cứu và thấy được kết quả chỉ là bước khởi đầu. Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp cần biết chính xác phải làm gì tiếp theo với từng trạng thái tờ khai.

Đối với tờ khai luồng xanh

Đây là kết quả mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn. Khi kết quả tra cứu tờ khai hải quan hiển thị luồng xanh, việc cần làm ngay là:

• Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Nhanh chóng nộp các khoản thuế (thuế nhập khẩu, VAT…) nếu có. Ưu tiên thanh toán điện tử 24/7 để hệ thống ghi nhận ngay lập tức.
• In mã vạch: Truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia để lấy và in “Mã vạch phương tiện chứa hàng”. Đây là “vé vào cổng” để làm thủ tục tại cảng, sân bay.
• Chuẩn bị chứng từ nhận hàng: Sẵn sàng các giấy tờ cần thiết như Lệnh giao hàng (D/O) do hãng vận chuyển cấp và mã vạch đã in.

Đối với tờ khai luồng vàng

Tra cứu tờ khai hải quan ra kết quả luồng vàng có nghĩa là cơ quan hải quan cần kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy của lô hàng để đối chiếu với thông tin bạn đã khai báo điện tử. Lúc này, doanh nghiệp cần:

• Liên hệ Forwarder: Chủ động liên hệ ngay với đơn vị dịch vụ logistics của bạn. Họ là người trực tiếp làm việc với hải quan và biết rõ cần chuẩn bị những gì.
• Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ: Tập hợp đầy đủ bộ chứng từ gốc, bao gồm: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), và các giấy phép, chứng nhận chuyên ngành khác nếu có.

Đối với tờ khai luồng đỏ

Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, khi kết quả tra cứu tờ khai hải quan này, doanh nghiệp nên thực hiện các việc sau:

• Phối hợp đăng ký kiểm hóa: Làm việc chặt chẽ với forwarder để đăng ký thời gian và hình thức kiểm hóa với chi cục hải quan (kiểm tra qua máy soi hoặc kiểm tra thủ công).
• Chuẩn bị tại hiện trường: Lên kế hoạch đưa container/lô hàng đến khu vực kiểm hóa. Sắp xếp nhân công và phương tiện (xe nâng, công nhân) để mở hàng. Xuất trình hàng hóa theo yêu cầu của cán bộ hải quan.

Đối với tờ khai bị hủy

Nếu kết quả tra cứu tờ khai hải quan báo “Tờ khai đã bị hủy”, doanh nghiệp cần dừng mọi kế hoạch làm thủ tục với tờ khai này. Đồng thời thực hiện các việc sau:

• Xác định nguyên nhân: Liên hệ ngay với đơn vị khai báo để tìm hiểu lý do tờ khai bị hủy (ví dụ: quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký mà chưa làm thủ tục, có sai sót trọng yếu không thể sửa chữa…).
• Mở tờ khai mới: Nhanh chóng tiến hành khai báo một tờ khai mới hoàn toàn chính xác để quy trình xuất nhập khẩu không bị đình trệ.

Nắm vững các bước xử lý trên giúp doanh nghiệp luôn ở thế chủ động. Đồng thời, có thể biến mọi kết quả tra cứu thành lợi thế trong quy trình xuất nhập khẩu.

Đọc ngay bài viết về Đại lý hải quan để hiểu cách chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp xử lý mọi tình huống thông quan.

Những lỗi thường gặp khi tự tra cứu và cách khắc phục

Việc thực hành tra cứu đôi khi sẽ phát sinh những vấn đề không lường trước. Dưới đây là 3 lỗi phổ biến nhất và hướng dẫn cách xử lý nhanh gọn ghi gặp phải.

Sai thông tin đầu vào

Sai thông tin đầu vào là lỗi cơ bản và thường gặp khi tra cứu tờ khai hải quan. Hệ thống của Tổng cục Hải quan yêu cầu độ chính xác tuyệt đối. Chỉ cần một ký tự sai trong số tờ khai hoặc mã số thuế, kết quả sẽ không trả việc.

Để khắc phục, hãy đối chiếu lại thông tin với đơn vị dịch vụ cung cấp. Doanh nghiệp khai báo hải quan nhiều nên có giải pháp lưu trữ riêng. Đó là lưu trữ thông tin tờ khai bằng hệ thống số hóa nội bộ. Cách này giúp tra cứu nhanh, chính xác và tránh các lỗi thủ công.

Hệ thống báo “Không tìm thấy thông tin tờ khai”

Nếu hệ thống báo “Không tìm thấy thông tin” khi tra cứu tờ khai hải quan, nguyên nhân có thể do:

• Truy cập sai website
• Tờ khai chưa được truyền đi
• Hệ thống của Tổng cục Hải quan đang bị trễ hoặc bảo trì.

Đôi khi, lỗi này xảy ra do dữ liệu chưa kịp đồng bộ ngay sau khi bạn vừa khai báo xong.

Để xử lý, hãy kiểm tra lại đường link trang web. Ngoài ra, có thể liên hệ đơn vị dịch vụ để xác nhận và chờ một khoảng thời gian để hệ thống cập nhật. Có thể sử dụng phần ECUS để lấy mã vạch khi hệ thống của Tổng cục Hải quan gặp vấn đề.

Không hiểu kết quả trả về

Một rào cản thường gặp là không hiểu kết quả tra cứu. Ví dụ như “luồng vàng” cần làm gì hay “luồng đỏ” có nguy cơ phát sinh chi phí ra sao. Mặc dù việc chủ động tra cứu tờ khai hải quan mang lại lợi thế kiểm soát thông tin, một đối tác chuyên nghiệp sẽ giúp bạn gánh vác các thủ tục phức tạp để đi nhanh và xa hơn.

PTN Logistics – Giải pháp khai báo hải quan toàn diện, tối ưu chi phí

Việc chủ động tra cứu thông tin chỉ là bước đầu. Để quy trình thông quan thực sự trôi chảy, doanh nghiệp cần một đối tác chuyên nghiệp đồng hành.

Chủ động hơn với dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp

Thay vì chỉ dừng lại ở việc tra cứu tờ khai hải quan, hãy để đội ngũ chuyên gia của PTN Logistics thay bạn xử lý toàn bộ quy trình. PTN không chỉ khai báo nhanh chóng, chính xác mà còn chủ động theo dõi, cập nhật trạng thái lô hàng liên tục.

Dịch vụ chuyên nghiệp giúp bạn dự báo, phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn. Nhờ đó, đảm bảo hàng hóa được thông quan theo đúng kế hoạch đã định. Điều này giúp tránh chi phí phát sinh, tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Tất cả mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội cho doanh nghiệp bạn.

Xử lý tờ khai vàng/đỏ & các vấn đề phức tạp nhanh chóng

Đối với các tờ khai luồng vàng hoặc đỏ, thời gian chính là chi phí. PTN Logistics sẽ giúp doanh nghiệp xử lý mọi tình huống. Từ cung cấp giải pháp thủ tục hải quan trọn gói, chuẩn bị hồ sơ giải trình đến phối hợp kiểm hóa tại hiện trường. PTN cam kết xử lý vướng mắc, giảm thời gian chờ và chi phí lưu bãi. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm trong suốt quy trình xuất nhập khẩu.

Liên hệ PTN Logistics ngay hôm nay để được tư vấn và báo giá nhanh chóng, chính xác.

Nắm vững cách tra cứu tờ khai hải quan mang lại lợi thế lớn cho doanh nghiệp trong việc chủ động kiểm soát thông tin. Tuy nhiên, để thực sự đi nhanh và xa hơn, một đối tác chuyên nghiệp sẽ thay bạn gánh vác các thủ tục phức tạp. Hãy liên hệ ngay với PTN Logistics để trải nghiệm một dịch vụ logistics tận tâm, hiệu quả và đáng tin cậy.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về tra cứu tờ khai hải quan