VGM là gì trong XNK? Quy định quan trọng theo công ước Solas

VGM là yêu cầu bắt buộc theo Công ước SOLAS để xác minh tổng khối lượng container trước khi xếp tàu. Bài viết giải thích định nghĩa, cách tính theo Method 1/2 (Weighbridge, Tare weight) và vì sao số liệu chuẩn giúp lập stowage plan, bảo đảm vessel stability. Dựa trên hướng dẫn của IMO và chứng từ Bill of Lading, PTN Logistics tổng hợp thông tin để bạn tra cứu nhanh, đúng chuẩn nghiệp vụ. Đọc ngay!

VGM là gì? Lý giải tầm quan trọng theo công ước SOLAS

Trong vận tải biển, đây được xem là quy định trọng yếu để đảm bảo an toàn hàng hải và tuân thủ chuẩn mực quốc tế.

Định nghĩa chính xác

VGM (Verified Gross Mass) là tổng trọng lượng đã được xác minh của container, bao gồm hàng hóa, vật liệu chèn lót và trọng lượng vỏ container. Theo Công ước SOLAS (Safety of Life at Sea) do Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) ban hành, mọi container hàng xuất trước khi xếp lên tàu phải được người gửi hàng cung cấp VGM cho hãng tàu trong thời hạn quy định.

Quy định này không chỉ tạo sự minh bạch trong khai báo mà còn là nền tảng để hãng tàu lập sơ đồ xếp hàng trên tàu (Stowage plan), giúp duy trì sự ổn định của tàu trong suốt hành trình vận chuyển.

Tại sao quy định về verified gross mass ra đời?

Sự ra đời của VGM xuất phát từ yêu cầu bảo vệ an toàn hàng hải toàn cầu. Trước đây, nhiều tai nạn hàng hải nghiêm trọng xảy ra do khai báo sai trọng lượng, dẫn đến mất cân bằng, sập chồng container và ảnh hưởng đến Vessel stability.

Công ước SOLAS do IMO điều chỉnh đã đưa VGM trở thành bắt buộc nhằm giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tính mạng thuyền viên, hàng hóa và tài sản trên biển. Nhờ áp dụng quy định này, hãng tàu có cơ sở lập Stowage plan chính xác, giảm thiểu sự cố và tăng hiệu quả vận hành.

Phân biệt verified gross mass và trọng lượng hàng hóa thông thường (Gross Weight) ghi trên Bill of Lading

Điểm khác biệt cốt lõi giữa VGM và Gross Weight nằm ở phạm vi tính toán.

• Gross Weight ghi trên Bill of Lading chỉ phản ánh trọng lượng hàng hóa và bao bì.
• Trong khi đó, VGM bao gồm cả vỏ container, vật liệu chèn lót, giúp hãng tàu có cơ sở trọng lượng đáng tin cậy để lập kế hoạch xếp tàu an toàn.

Nếu chỉ dựa vào Gross Weight, hãng tàu không thể lập Stowage plan chuẩn, gây mất cân bằng và ảnh hưởng đến Vessel stability. Vì vậy, Verified Gross Mass trở thành yếu tố pháp lý bắt buộc, giúp phòng ngừa tai nạn hàng hải và nâng cao độ an toàn của chuỗi logistics quốc tế.

Các thuật ngữ cần biết khi khai báo VGM

Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của Verified Gross Mass, cần nắm vững những thuật ngữ gắn liền với quá trình khai báo trong thực tế logistics

VGM cut off là gì?

VGM cut off là thời hạn cuối cùng để người gửi hàng hoàn tất việc khai báo trọng lượng đã xác minh cho hãng tàu hoặc Shipping line. Nếu nộp chậm, container có thể bị Roll container, gây lỡ chuyến và phát sinh phí lưu bãi hoặc phí lưu container (DEM/DET).

Thời hạn cuối nộp chứng từ này có tính ràng buộc pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xếp hàng và tối ưu chuỗi cung ứng. Khi Verified Gross Mass được khai báo đúng hạn, hãng tàu có thể lập kế hoạch vận hành chính xác, tránh rủi ro rớt tàu và bảo đảm dòng chảy logistics thông suốt.

SI VGM là gì?

SI và VGM là hai nhóm thông tin thường được hãng tàu yêu cầu trước cut-off để phát hành vận đơn và lập kế hoạch xếp tàu. Nếu thiếu một trong hai, container dễ bị trì hoãn, gây ảnh hưởng đến Supply chain của khách hàng.

Việc gửi đồng thời giúp Verified Gross Mass được đối chiếu với thông tin trên vận đơn, đảm bảo tính thống nhất và giảm thiểu sai sót. Đây là lý do mà Carrier luôn quy định song hành, nhằm tối ưu hóa công tác lập kế hoạch vận tải và hạn chế chi phí phát sinh do sai thông tin chứng từ.

Hướng dẫn chi tiết 2 cách tính VGM được công nhận quốc tế

Trong thực tiễn vận tải biển, doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 phương pháp được quốc tế công nhận để xác định Verified Gross Mass, tùy thuộc vào hạ tầng và quy trình vận hành.

Phương pháp 1: Cân toàn bộ container

Phương pháp 1 là cách phổ biến nhất để tính Verified Gross Mass, bằng cách đưa xe container đã đóng hàng qua trạm cân điện tử (Weighbridge) tại cảng hoặc kho được cấp phép. Cách này cho kết quả trực tiếp, có độ chính xác của cân cao và giảm thiểu sai sót do tính toán thủ công.

Ưu điểm nổi bật là đơn giản, minh bạch và được hầu hết hãng tàu công nhận. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý chi phí cân phát sinh và việc di chuyển container đến trạm cân. Khi áp dụng đúng chuẩn, VGM từ phương pháp 1 đảm bảo dữ liệu chính xác, giúp tăng độ tin cậy trong khai báo và lập kế hoạch xếp dỡ hàng hóa.

Phương pháp 2: Cân từng thành phần và cộng dồn

Phương pháp 2 xác định VGM bằng cách cân riêng hàng hóa, vật liệu chèn lót và bao bì (Dunnage and packing material), sau đó cộng với trọng lượng vỏ container (Tare weight) để ra tổng số liệu. Cách này phù hợp với doanh nghiệp có hệ thống cân nội bộ và thiết bị cân được hiệu chuẩn định kỳ, nhờ đó chủ động thời gian khai báo.

Tuy nhiên, rủi ro lớn nhất của phương pháp 2 nằm ở sai sót cộng dồn, dễ ảnh hưởng đến độ chính xác của cân nếu thiếu cẩn trọng. Khi áp dụng đúng chuẩn, Verified Gross Mass từ Method 2 giúp chủ hàng chủ động thời gian và có thể giảm chi phí cân tại cảng nếu quy trình cân nội bộ đạt chuẩn.

>>Tìm hiểu ngay: Dịch vụ xuất nhập khẩu PTN – Hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện

Khai báo VGM gồm những thông tin nào?

Thông tin VGM là dữ liệu bắt buộc; có thể được thể hiện trên form VGM, SI, email, EDI hoặc cổng khai báo của hãng tàu tùy quy định từng tuyến.

Một phiếu VGM hợp lệ cần những thông tin gì?

Một phiếu VGM hợp lệ thường cần có các thông tin chính sau:

• Số booking của lô hàng.
• Số container.
• Trọng lượng VGM đã xác minh.
• Tên người gửi hàng hoặc người được ủy quyền khai báo.
• Số chì niêm phong container.
• Ngày khai báo VGM.
• Chữ ký hoặc xác nhận của người chịu trách nhiệm.

Nếu thiếu bất kỳ nội dung nào, dữ liệu VGM sẽ không được hãng tàu chấp nhận, kéo theo nguy cơ trì hoãn và phát sinh chi phí. Chính vì vậy, việc chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và duy trì dòng vận tải ổn định.

Quy trình gửi VGM cho hãng tàu

Thông thường, VGM có thể được gửi qua email hoặc thông qua khai báo VGM trực tuyến tại cổng thông tin của hãng tàu (Carrier’s portal). Việc thực hiện theo quy trình này giúp Verified Gross Mass được đồng bộ với hệ thống quản lý container, tạo điều kiện cho hãng tàu sắp xếp vận đơn và kế hoạch xếp dỡ hàng hóa chính xác.

Nếu nộp trễ, container có thể bị giữ lại, ảnh hưởng đến tiến độ xuất khẩu. Doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn cut-off và lựa chọn kênh khai báo phù hợp để đảm bảo dữ liệu Verified Gross Mass đến đúng nơi, đúng thời điểm, hạn chế tối đa sự cố phát sinh.

Những sai lầm phổ biến khi khai báo VGM và cách khắc phục

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp phải lỗi khai báo sai trọng lượng (Misdeclaration of weight), điền nhầm số container hoặc thiếu chữ ký người chịu trách nhiệm. Những sai sót này khiến VGM bị từ chối và container khó được xếp lên tàu đúng lịch.

Giải pháp là phải có quy trình kiểm tra chéo, đồng thời sử dụng thiết bị cân chuẩn xác để giảm rủi ro. Khi phát hiện lỗi, doanh nghiệp cần tiến hành chỉnh sửa thông tin Verified Gross Mass kịp thời trên hệ thống của hãng tàu. Việc quản lý chặt chẽ phiếu VGM không chỉ giúp duy trì uy tín mà còn đảm bảo tuân thủ quy định quốc tế.

Đừng để các thuật ngữ logistics phức tạp cản trở bạn. Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn rõ ràng, nhanh chóng.

Phí VGM là gì? Tổng hợp các chi phí liên quan

Chi phí liên quan đến Verified Gross Mass thường bị doanh nghiệp bỏ sót, nhưng đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành.

VGM là phí gì?

VGM là yêu cầu khai báo trọng lượng đã xác minh, không phải tên một loại phí cố định. Trong thực tế, chi phí liên quan đến VGM có thể gồm phí cân container, phí xử lý khai báo hoặc phí chỉnh sửa dữ liệu tùy hãng tàu, cảng và đơn vị dịch vụ.

Nếu không nộp đúng hạn, container có thể bị giữ lại và phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Vì vậy, Verified Gross Mass trở thành yếu tố tài chính cần được dự trù rõ ràng trong bảng báo giá dịch vụ logistics, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách ngay từ đầu.

VGM fee là phí gì?

VGM fee có thể phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau. Một phần được hãng tàu thu trực tiếp để cập nhật thông tin vào hệ thống, phần khác có thể do bên thứ ba như cảng hoặc đơn vị cân thu dưới dạng phí cân hộ tại cảng.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp khai báo sai hoặc cần cập nhật dữ liệu, phí chỉnh sửa Verified Gross Mass sẽ được áp dụng. Sự phân tách này giúp doanh nghiệp hiểu rõ ai là đơn vị thu phí, từ đó có cơ sở thương lượng hoặc lựa chọn dịch vụ phù hợp.

Làm thế nào để tối ưu các chi phí liên quan đến VGM?

Để tối ưu chi phí liên quan đến VGM, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ ngay từ khâu cân hàng và khai báo dữ liệu. Việc xác định trọng lượng chính xác từ đầu giúp hạn chế sai lệch, tránh phát sinh phí chỉnh sửa VGM hoặc chi phí do container bị giữ lại, rớt tàu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên theo dõi sát lịch cut-off, lựa chọn kênh khai báo phù hợp và ưu tiên các đơn vị logistics có quy trình xử lý chứng từ rõ ràng. Việc so sánh bảng giá giữa các nhà cung cấp cũng giúp chủ hàng chọn được phương án cân, khai báo và xử lý VGM hiệu quả hơn.

Khi được quản lý đúng cách, VGM không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định SOLAS mà còn góp phần giảm rủi ro phát sinh, kiểm soát ngân sách và tối ưu chi phí trong toàn bộ quá trình vận chuyển đường biển.

>>Xem thêm: Tìm hiểu Letter Of Indemnity là gì trong chuỗi cung ứng XNK

Qua toàn bộ phân tích, có thể thấy VGM không chỉ là yêu cầu pháp lý theo SOLAS mà còn là yếu tố đảm bảo an toàn và tối ưu chi phí trong chuỗi logistics quốc tế. Nếu doanh nghiệp của bạn còn gặp khó khăn trong khai báo hay xử lý chứng từ, hãy để PTN Logistics đồng hành với giải pháp chính xác, nhanh chóng và minh bạch. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp