Khai hải quan giá EXW: Các trách nhiệm và rủi ro cần biết

Khai hải quan giá EXW theo Incoterms 2020 là một quy trình phức tạp. Đòi hỏi phải nắm vững trách nhiệm và rủi ro từ khâu xuất khẩu. Điều kiện này tuy có giá mua tại xưởng hấp dẫn nhưng ẩn chứa chi phí phát sinh và thủ tục pháp lý phức tạp tại nước ngoài. Cùng PTN Logistics tìm hiểu để đảm bảo quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật.

Định nghĩa EXW là gì theo Incoterms 2020

Đầu tiên, cần hiểu đúng bản chất của điều kiện này trước khi tiến hành khai hải quan giá EXW. Theo Incoterms 2020, EXW (Ex Works – Giao tại xưởng) là một điều kiện giao hàng. Ở đó, người bán hoàn thành nghĩa vụ của mình khi đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại cơ sở của người bán hoặc tại một địa điểm được chỉ định (như xưởng, nhà máy, nhà kho).

Người bán không có trách nhiệm bốc hàng lên phương tiện vận tải do người mua chỉ định và cũng không cần làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Mọi công việc từ đây trở đi đều do nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm.

Đây là điều kiện thể hiện nghĩa vụ tối thiểu của người bán và nghĩa vụ tối đa của người mua. Đồng thời là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai hải quan giá EXW.

Trách nhiệm và rủi ro khi khai hải quan theo điều kiện EXW

Đây là phần quan trọng nhất, nơi các rủi ro tiềm ẩn bắt đầu xuất hiện. Do đó đòi hỏi sự cẩn trọng tối đa trong nghiệp vụ khai hải quan giá EXW.

Ai là người chịu trách nhiệm và chi phí làm thủ tục xuất khẩu?

Điểm khác biệt lớn nhất của EXW so với các điều kiện khác nằm ở trách nhiệm người mua và người bán. Theo quy định, người mua chịu toàn bộ trách nhiệm và chi phí cho thủ tục hải quan xuất khẩu.

Điều này có nghĩa là nhà nhập khẩu tại Việt Nam phải tự mình thực hiện toàn bộ nghiệp vụ tại nước xuất khẩu. Trong trường hợp không thể trực tiếp thực hiện, họ có thể ủy quyền cho một bên thứ ba (thường là một công ty giao nhận vận tải).

Công việc này không chỉ bao gồm việc chuẩn bị chứng từ, khai báo với cơ quan hải quan nước sở tại mà còn cả việc xin các loại giấy phép xuất khẩu nếu cần. Việc khai hải quan giá EXW vì thế không chỉ diễn ra ở Việt Nam mà đã bắt đầu ngay từ phía đầu xuất.

Rủi ro và trách nhiệm của người mua (nhà nhập khẩu) khi lựa chọn điều kiện EXW

Nắm các rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ hơn cho việc khai hải quan giá EXW. Khi lựa chọn EXW, điểm chuyển giao rủi ro diễn ra ngay tại thời điểm người bán đặt hàng hóa tại xưởng. Từ đây, nhà nhập khẩu phải gánh chịu toàn bộ rủi ro. Các rủi ro chính bao gồm:

Rủi ro hư hỏng, mất mát hàng hóa trong quá trình bốc hàng lên xe
Rủi ro không xin được giấy phép xuất khẩu
Rủi ro phát sinh chi phí không lường trước tại nước ngoài (local charges, phí lưu kho…)

Toàn bộ những chi phí này đều ảnh hưởng đến trị giá tính thuế hải quan cuối cùng. Từ đó khiến công tác khai hải quan giá EXW trở nên khó kiểm soát hơn rất nhiều so với các điều kiện khác.

>>Đừng bỏ lỡ: Dịch vụ hải quan giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian

Bộ chứng từ cần thiết để khai báo hải quan giá EXW

Để quy trình khai hải quan giá EXW được suôn sẻ, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ chứng từ là yêu cầu bắt buộc.

Chuẩn bị các loại giấy tờ bắt buộc

Một bộ chứng từ chuẩn xác là bước đầu tiên để việc khai hải quan giá EXW thành công. Đây là ba loại chứng từ nền tảng.

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) là cơ sở pháp lý cho toàn bộ giao dịch
Hóa đơn thương mại (commercial invoice) thể hiện giá trị hàng hóa tại xưởng
Phiếu đóng gói (packing list) cung cấp thông tin chi tiết về quy cách đóng gói, số lượng, trọng lượng, thể tích của lô hàng

Việc thiếu hoặc sai sót bất kỳ thông tin nào trên các giấy tờ này đều có thể dẫn đến sự chậm trễ trong toàn bộ quá trình khai hải quan giá EXW. Từ đó gây phát sinh chi phí không đáng có.

Các giấy tờ quan trọng khác

Vận đơn đường biển (bill of lading) hoặc Vận đơn hàng không (Air Waybill) là bằng chứng của hợp đồng vận tải
Giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of origin – C/O) là chứng từ quan trọng. Giấy này nhằm để nhà nhập khẩu được hưởng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do
Giấy phép nhập khẩu là yêu cầu bắt buộc với một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành

Thiếu C/O có thể khiến doanh nghiệp phải đóng mức thuế suất cao hơn. Do đó, cần kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ quan trọng này để tránh sai sót không đáng có khi khai hải quan giá EXW.

Các giấy tờ quan trọng khi khai hải quan giá exw

Lưu ý về việc thể hiện chi phí vận tải và các chi phí liên quan trên chứng từ

Đây là một điểm nghiệp vụ cực kỳ quan trọng trong khai hải quan giá EXW. Hóa đơn thương mại chỉ thể hiện giá EXW, nhưng trị giá tính thuế nhập khẩu tại Việt Nam phải được xác định dựa trên giá CIF (bao gồm giá hàng, bảo hiểm, cước vận tải).

Do đó, nhà nhập khẩu bắt buộc phải khai báo và cung cấp chứng từ chứng minh các khoản phải cộng. Chẳng hạn như chi phí vận tải quốc tế và phí bảo hiểm hàng hóa.

Nếu không chứng minh được, cơ quan hải quan có thể sẽ ấn định trị giá tính thuế. Khi đó sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp khi khai hải quan giá EXW. Việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ thông quan hàng hóa.

Những sai lầm phổ biến cần tránh khi tự khai báo hải quan hàng EXW

Việc tự thực hiện khai hải quan giá EXW ẩn chứa nhiều cạm bẫy đối với những doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm.

Sai lầm trong việc xác định trị giá tính thuế

Đây là một sai lầm khi khai hải quan phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp chỉ khai báo trị giá hàng hóa trên hóa đơn mà quên cộng thêm các chi phí phát sinh như:

Local charges tại cảng xuất
Phí vận chuyển nội địa tại nước ngoài
Chi phí bốc hàng lên phương tiện
Các chi phí khác để đưa hàng về đến cảng Việt Nam

Việc khai thiếu này có thể bị xem là hành vi gian lận thuế. Việc này dẫn đến bị truy thu thuế, phạt hành chính. Đồng thời ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp trong những lần khai hải quan giá EXW tiếp theo.

>>Xem thêm về: Giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS là gì và vai trò ra sao?

Sai lầm trong việc xác định giá trị thuế

Thiếu kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp/shipper tại nước ngoài

Do người bán có nghĩa vụ tối thiểu, mọi việc sắp xếp vận chuyển, thủ tục tại nước ngoài đều do người mua đảm nhận. Nếu thiếu kinh nghiệm khai hải quan giá EXW, nhà nhập khẩu có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nhà vận tải uy tín và đàm phán giá cước. Đặc biệt, còn dễ vướng trở ngại khi phối hợp với shipper để lấy hàng đúng lịch trình.

Rào cản ngôn ngữ và sự khác biệt về văn hóa kinh doanh cũng là một yếu tố gây ra nhiều trở ngại. Việc này khiến quá trình chuẩn bị cho việc khai hải quan giá EXW bị đình trệ. Từ đó gây tốn kém thời gian và chi phí.

Không chuẩn bị đủ giấy phép hoặc chứng từ cần thiết trước khi hàng về

Một rủi ro khi nhập khẩu hàng EXW là không lường trước được các yêu cầu về giấy phép tại cả hai đầu xuất và nhập. Ví dụ, một số mặt hàng cần giấy phép xuất khẩu tại nước bán, hoặc cần giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành tại Việt Nam.

Việc không chuẩn bị trước các giấy tờ này sẽ khiến lô hàng bị “tắc” tại cảng. Hàng hóa không thể được thông quan. Khi đó sẽ dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi rất lớn. Việc này biến lợi thế về giá ban đầu của việc khai hải quan giá EXW thành một gánh nặng tài chính.

Sai lầm khi khong chuẩn bị giấy phép đầy đủ

Rủi ro khi không có đại diện tại nước xuất khẩu để giám sát việc xếp hàng

Rủi ro chuyển giao tại xưởng, trước khi hàng được bốc lên xe. Nếu không có người đại diện giám sát việc xếp hàng, nhà nhập khẩu sẽ đối mặt với nguy cơ hàng hóa bị xếp sai quy cách, hư hỏng trong quá trình bốc vác, hoặc giao thiếu số lượng.

Mọi thiệt hại xảy ra từ thời điểm này đều do người mua chịu. Vì vậy, việc thuê một dịch vụ khai thuê hải quan hoặc một đơn vị logistics chuyên nghiệp để đại diện tại nước ngoài là một giải pháp an toàn để việc khai hải quan giá EXW không gặp thêm các vấn đề tranh chấp sau này.

Không chắc bộ chứng từ của mình đã đủ và đúng? Liên hệ ngay với PTN Logistics để được hỗ trợ kiểm tra miễn phí.

Tóm lại, khai hải quan giá EXW là một nghiệp vụ đầy thách thức, chuyển giao gần như toàn bộ rủi ro và chi phí về phía nhà nhập khẩu. Để đảm bảo an toàn cho lô hàng, tránh các sai sót, việc hợp tác với một đơn vị logistics chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu. Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn và hỗ trợ toàn diện quy trình nhập khẩu hàng hóa EXW.

Thông tin liên hệ

Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến khai hải quan giá EXW

Người bán (shipper) có bắt buộc phải hỗ trợ tôi làm thủ tục hải quan xuất khẩu không?

Không. Theo điều kiện EXW, người bán không có nghĩa vụ này. Mọi sự hỗ trợ từ họ cần được thỏa thuận trước trong hợp đồng và người mua phải chịu chi phí.

Nếu EXW quá rủi ro, đâu là điều kiện Incoterms thay thế tốt nhất?

Là FCA (Free Carrier). Với FCA, người bán phải chịu trách nhiệm và chi phí làm thủ tục hải quan xuất khẩu, giúp người mua loại bỏ rủi ro lớn nhất tại nước ngoài.

Chi phí local charges tại cảng xuất trong lô hàng EXW cụ thể gồm những gì?

Bao gồm các chi phí chính:

Phí vận tải nội địa (trucking)
Phí nâng/hạ, phí vào cổng cảng
Phí làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Ai chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng EXW và nên mua từ lúc nào?

Người mua chịu 100% trách nhiệm. Bảo hiểm nên được mua trước khi xe tải đến nhận hàng tại xưởng, vì rủi ro được chuyển giao ngay tại đó.

Tại sao nhiều nhà nhập khẩu vẫn chọn giá EXW dù biết rủi ro?

Vì đây thường là mức giá mua hàng hóa thấp nhất (giá tại xưởng). Các nhà nhập khẩu có kinh nghiệm hoặc có đối tác logistics mạnh tại nước ngoài sẽ kiểm soát được rủi ro để hưởng lợi từ giá tốt.