Gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản: Những sai lầm dẫn đến tiêu hủy hàng

Gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản không giống như gửi hàng thông thường, đặc biệt khi lô hàng của bạn chứa nước hoa hay sơn móng tay. Đây là các mặt hàng bị xếp vào nhóm hàng nguy hiểm (DG) và nằm trong “Danh mục Đèn Đỏ” cấm vận chuyển. Vậy làm sao để xử lý các rủi ro khi gửi mỹ phẩm và tránh bị phạt tiền? Hãy cùng PTN Logistics tìm hiểu ngay các quy định cốt lõi và giải pháp chuyên nghiệp trong bài viết này.

Tại sao gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản lại “khó” hơn các mặt hàng khác?

Gửi hàng đi Nhật đã khó, nhưng gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản lại là một thách thức ở cấp độ hoàn toàn khác. Không giống như quần áo hay thực phẩm khô, mỹ phẩm bị xếp vào danh mục hàng hóa chịu sự quản lý đặc biệt và giám sát cực kỳ gắt gao từ cơ quan chức năng Nhật Bản.

Bối cảnh nhu cầu: Khi quà tặng và hàng kinh doanh đều tăng cao

Nhu cầu trao đổi hàng hóa Việt-Nhật đang tăng mạnh, đặc biệt là các mặt hàng làm đẹp. Từ cá nhân gửi quà tặng (son, kem dưỡng, serum) cho người thân, đến các chủ shop online đẩy mạnh kinh doanh, lưu lượng hàng mỹ phẩm ngày càng lớn.

Tuy nhiên, chính sự gia tăng này khiến cơ quan chức năng siết chặt thủ tục hải quan nghiêm ngặt hơn bao giờ hết. Nhiều cá nhân và chủ shop lần đầu tiếp xúc dịch vụ thường đánh giá thấp các rủi ro khi gửi mỹ phẩm, dẫn đến vướng mắc ngay tại khâu thông quan. Họ chưa hiểu rõ quy trình phức tạp khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản so với các mặt hàng thông thường khác.

“Bức tường” pháp lý: Luật PMD Act của Hải quan Nhật Bản quy định gì?

“Bức tường” pháp lý lớn nhất chính là luật PMD Act (Act on Securing Quality, Efficacy and Safety of Pharmaceuticals, Medical Devices, Cosmetics, etc.). Đây là quy định hải quan Nhật Bản cốt lõi, được dùng để kiểm soát hàng hóa nhập khẩu liên quan trực tiếp đến sức khỏe con người.

Theo luật này, nhiều loại mỹ phẩm (đặc biệt là dược mỹ phẩm – “quasi-drugs”, hoặc hàng có thành phần đặc trị ) bị quản lý nghiêm ngặt không khác gì dược phẩm. Nếu người gửi không cung cấp đủ giấy phép kinh doanh, công bố thành phần, hoặc MSDS, lô hàng sẽ bị giữ lại ngay lập tức. Đây là lý do chính khiến việc gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản phức tạp hơn.

Hậu quả “đắt giá” khi không tuân thủ: Hàng bị trả về, tiêu hủy hoặc phạt tiền

Khi cố tình “lách luật” hoặc chuẩn bị hồ sơ sơ sài, hậu quả tài chính là rất lớn. Kịch bản nhẹ nhất là hàng bị trả về, người gửi phải chịu toàn bộ cước phí vận chuyển hai chiều. Nghiêm trọng hơn, nếu hàng hóa bị kết luận vi phạm PMD Act hoặc chứa chất cấm, lô hàng sẽ bị hàng bị tiêu hủy tại chỗ.

Đối với các doanh nghiệp cố tình khai báo sai giá trị hoặc gian lận thương mại, hải quan Nhật có thể áp dụng biện pháp phạt tiền nặng. Đây là cái giá “đắt” cho việc thiếu chuyên môn khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản. Do đó, việc tự ý gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản tiềm ẩn quá nhiều rủi ro.

>>Tìm hiểu ngay: Chuyển phát nhanh quốc tế – Giá tốt, dịch vụ tận tâm tại PTN Logistics

Danh mục “Đèn Đỏ”: 8 Loại mỹ phẩm dễ bị từ chối thông quan nhất

Không phải mọi loại mỹ phẩm đều có thể dễ dàng thông quan. Hải quan Nhật có một danh sách “Đèn Đỏ” (Red List) gồm các mặt hàng bị từ chối thông quan ngay lập tức nếu không được xử lý đúng cách. Việc cố gắng gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản mà không nắm rõ danh mục này là rủi ro lớn nhất, ngay cả khi bạn chỉ gửi quà tặng. Dưới đây là 8 loại phổ biến nhất.

Sản phẩm dạng xịt (chứa khí nén)

Các sản phẩm như xịt khoáng, xịt tóc đều chứa khí nén. Chúng bị phân loại là Hàng Nguy Hiểm (Dangerous Goods – DG). Hầu hết các hãng bay chuyển phát nhanh đều cấm vận chuyển loại hàng này, khiến việc gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản dạng này đòi hỏi quy trình xử lý Air Cargo chuyên biệt và tốn kém.

Sơn móng tay, acetone (dễ cháy nổ)

Sơn móng tay và dung dịch acetone là chất lỏng dễ cháy (DG Class 3). Đây là hàng cấm gửi đi Nhật qua đường bay thông thường. Việc gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản loại này đòi hỏi phải có MSDS và nếu khai báo sai có thể gây nguy hiểm cháy nổ.

Nước hoa (nồng độ cồn cao)

Nước hoa là hàng chứa cồn nồng độ cao, dễ bắt lửa (DG Class 3). Thách thức khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản (cụ thể là nước hoa) là gấp đôi: vừa là hàng DG, vừa là hàng giá trị cao. Vận chuyển mặt hàng này đòi hỏi quy trình đóng gói và xử lý hồ sơ nguy hiểm (MSDS) riêng biệt.

Mỹ phẩm không rõ nhãn mác, nguồn gốc (hàng “xách tay” tự chiết)

Hải quan Nhật từ chối các sản phẩm “kem trộn” hoặc hàng chiết không có nhãn mác. Bị xếp vào nhóm hàng không rõ nguồn gốc, chúng sẽ bị từ chối thông quan ngay lập tức do không thể xác minh thành phần và tính tuân thủ luật PMD Act.

Mỹ phẩm có thành phần bị cấm tại Nhật

Nhật Bản có quy định về thành phần rất khắt khe. Một số chất được phép ở Việt Nam nhưng lại nằm trong danh mục thành phần bị cấm tại Nhật. Khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản, hải quan có quyền kiểm tra và tiêu hủy lô hàng nếu phát hiện vi phạm.

Dược mỹ phẩm (quasi-drugs) nhưng khai báo là mỹ phẩm thông thường

Đây là lỗi khai báo nghiêm trọng khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản. Dược mỹ phẩm (quasi-drugs) (như kem trị mụn, làm trắng) bị quản lý gần như thuốc theo luật PMD Act. Việc khai báo sai là “mỹ phẩm thông thường” sẽ khiến lô hàng bị từ chối vì thiếu giấy phép nhập khẩu dược phẩm.

Hàng quà tặng nhưng số lượng quá lớn (bị nghi ngờ gian lận thương mại)

Hàng quà tặng cá nhân có giới hạn số lượng (thường không quá 24 món/loại). Nếu gửi số lượng lớn (ví dụ: 100 thỏi son), lô hàng sẽ bị nghi ngờ gian lận thương mại. Hàng sẽ bị giữ lại, yêu cầu giấy phép kinh doanh và truy thu thuế.

Thiếu MSDS cho hàng lỏng/kem

MSDS (Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất) là bắt buộc cho hàng lỏng/kem. Đây là yếu tố then chốt khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản. Hãng bay yêu cầu MSDS để xác định hàng có phải Hàng Nguy Hiểm (DG) hay không. Không có MSDS (do nhà sản xuất cấp), lô hàng sẽ bị từ chối vận chuyển ngay tại Việt Nam.

Xem thêm các quy định vận chuyển hàng hóa quốc tế khác tại trang blog tin tức dịch vụ của PTN

5 sai lầm khi tự gửi mỹ phẩm từ Việt Nam sang Nhật tại PTN Logistics

Việc am hiểu luật pháp (PMD Act) và danh mục “Đèn Đỏ” mới chỉ là bước đầu. Thất bại khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản thường đến từ những sai lầm chủ quan trong khâu thực thi. Dưới đây là 5 sai lầm khi tự gửi hàng phổ biến nhất mà PTN Logistics ghi nhận và giúp khách hàng khắc phục triệt để.

Sai lầm 1: Đóng gói sơ sài (Agitation)

Khách hàng thường chỉ dùng hộp carton mỏng, chèn lót sơ sài. Mỹ phẩm (chai lọ thủy tinh, hũ kem) là hàng giá trị cao và rất dễ vỡ. Khi sự cố xảy ra, dung dịch không chỉ chảy ra làm hỏng toàn bộ lô hàng của bạn, mà còn làm hỏng các bưu kiện khác trong cùng chuyến bay. Người gửi sẽ phải đối mặt với rủi ro bồi thường thiệt hại liên đới rất lớn.

Tại PTN, quy cách đóng gói hàng lỏng và đóng gói hàng dễ vỡ luôn tuân thủ quy tắc 3 lớp nghiêm ngặt:

• Lớp 1 (Chống tràn): Bịt kín miệng chai/lọ bằng băng keo, màng co.
• Lớp 2 (Chống sốc): Bọc từng sản phẩm bằng xốp hơi (bubble wrap).
• Lớp 3 (Thùng cứng): Sử dụng thùng carton 5 lớp và chèn chặt vật liệu lót (mút, xốp) để triệt tiêu hoàn toàn va đập.

Sai lầm 2: Khai báo sai tên hàng (Agitation)

Một lỗi khai báo sai tên hàng nghiêm trọng là ghi chung chung “Gift” (Quà tặng) hoặc “Skincare” (Kem dưỡng). Hải quan Nhật không chấp nhận điều này. Khi tờ khai hải quan (Invoice) không rõ ràng, lô hàng khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản sẽ bị đưa vào luồng đỏ, kiểm hóa 100%. Nếu phát hiện hàng bên trong là mỹ phẩm, họ sẽ phạt và yêu cầu khai báo lại, gây chậm trễ 5-7 ngày.

Quy trình của PTN yêu cầu khai báo chi tiết: tên đầy đủ sản phẩm, dung tích (ml), số lượng, và thương hiệu. Ví dụ: “Son môi Kiko (Lipstick), 3.5g, 5 thỏi” thay vì “Mỹ phẩm”. Sự minh bạch tuyệt đối này giúp lô hàng được thông quan nhanh nhất (luồng xanh).

Sai lầm 3: Khai báo giá trị thấp để trốn thuế (Agitation)

Nhiều khách hàng cố tình khai báo giá trị thấp với mục đích trốn thuế nhập khẩu. Đây là hành vi gian lận thương mại. Hải quan Nhật có hệ thống tham chiếu giá (database) của hầu hết các thương hiệu. Nếu giá trị khai báo quá vô lý, họ sẽ lập tức định giá lại theo giá thị trường, truy thu thuế, phạt nặng, và thậm chí tịch thu hàng. Cái giá phải trả lớn hơn rất nhiều số thuế muốn tránh khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản.

Chúng tôi yêu cầu khai báo trung thực. PTN Logistics sẽ tư vấn rõ: Lô hàng gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản dạng quà tặng cá nhân dưới 10,000 JPY thường được miễn thuế. Lô hàng kinh doanh sẽ chịu thuế tiêu dùng (VAT) 10% và thuế nhập khẩu (nếu có).

Sai lầm 4: Không chuẩn bị MSDS (Agitation)

Đây là sai lầm khiến lô hàng gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản bị “chết” ngay tại sân bay Việt Nam. Hàng không (Airlines) sẽ từ chối vận chuyển (reject) bất kỳ loại mỹ phẩm nào ở dạng lỏng, kem, sệt nếu không có MSDS. Hàng sẽ bị giữ lại, phát sinh phí lưu kho hoặc phải hoàn trả về cho người gửi, gây tốn kém thời gian và chi phí.

MSDS (Material Safety Data Sheet) – hay bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất – là văn bản do nhà sản xuất cấp, xác nhận thành phần sản phẩm và chứng minh hàng hóa an toàn (không cháy nổ, không độc hại) để bay. Nếu bạn là shop nhỏ và gặp khó khăn khi xin MSDS, PTN Logistics có thể hỗ trợ tìm kiếm MSDS cho các nhãn hàng phổ biến.

Sai lầm 5: Chọn sai dịch vụ vận chuyển (Agitation)

Việc chọn sai dịch vụ vận chuyển là sai lầm cuối cùng. Nhiều khách hàng ham rẻ, dùng dịch vụ bưu điện (EMS) cho hàng giá trị cao. Các dịch vụ này thường không hỗ trợ thủ tục hải quan phức tạp (như PMD Act) và tỷ lệ thất lạc cao hơn. Khi hàng bị giữ, khách hàng phải tự xử lý, rất mất thời gian.

Khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản, cần phân biệt rõ: Dịch vụ Express (Chuyển phát nhanh) phù hợp cho hàng quà tặng, hàng mẫu (< 30kg), yêu cầu thời gian nhanh. Dịch vụ Air Cargo (Hàng không) dành cho lô hàng kinh doanh lớn, hàng DG (nước hoa, sơn móng tay), yêu cầu thủ tục chuyên nghiệp. PTN sẽ tư vấn gói cước tối ưu nhất.

>>Xem thêm: Gửi thuốc tây đi Nhật an toàn – Giải pháp trọn gói từ A-Z!

Quy trình 5 bước gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản tại PTN Logistics

Khi đã hiểu rõ các rủi ro, đây là lúc bạn cần một giải pháp. PTN Logistics áp dụng một quy trình gửi hàng chuyên nghiệp 5 bước, minh bạch tuyệt đối cho khách hàng khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản.

Bước 1: Tư vấn và Kiểm tra hàng hóa

Chúng tôi bắt đầu bằng tư vấn kiểm tra hàng hóa. Khách hàng cung cấp thông tin chi tiết: tên hàng, số lượng, thành phần (quan trọng). Đội ngũ PTN sẽ kiểm tra tính pháp lý của mặt hàng (rà soát PMD Act, hàng cấm), đảm bảo lô hàng đủ điều kiện gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ bắt buộc 

PTN hướng dẫn khách hàng chuẩn bị chứng từ bắt buộc. Quan trọng nhất là MSDS (Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất) cho hàng lỏng/kem và invoice (hóa đơn thương mại) để khai báo giá trị hàng hóa. Giấy tờ chuẩn là yêu cầu tiên quyết khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản.

Bước 3: Đóng gói (Packing) chuyên nghiệp

Hàng hóa được đóng gói theo quy cách 3 lớp nghiêm ngặt. Chúng tôi áp dụng nguyên tắc đóng gói hàng lỏng (chống tràn) và hàng dễ vỡ (chống sốc). Sử dụng vật liệu chèn lót (xốp, mút) để bảo vệ hàng hóa an toàn trong suốt quá trình gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản.

Bước 4: Khai báo hải quan và Vận chuyển

Đây là lúc chuyên môn của PTN phát huy. Chúng tôi thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục khai báo E-Manifest, là thủ tục khai báo điện tử bắt buộc của Hải quan Nhật Bản trước khi hàng đến. Khách hàng được tư vấn chọn dịch vụ tối ưu (Express cho hàng gấp, Standard cho hàng tiết kiệm). Sau khi hàng bay, khách hàng sẽ nhận được mã theo dõi vận đơn (tracking) để giám sát lộ trình 24/7, chủ động hoàn toàn khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản.

Bước 5: Giao hàng và Xử lý phát sinh

Chúng tôi theo dõi cho đến khi hàng được thông quan và giao tận tay người nhận tại Nhật. Dịch vụ A-Z của PTN bao gồm cả việc chủ động xử lý mọi phát sinh (nếu có) như kiểm hóa hoặc thiếu giấy tờ, hoàn tất suôn sẻ quy trình gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản.

Bảng giá tham khảo gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản

PTN Logistics cung cấp bảng giá tham khảo gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản để khách hàng có cái nhìn tổng quan nhất về chi phí dịch vụ. Tuy nhiên, mức giá thực tế có thể thay đổi tùy theo thời điểm, loại hàng và khu vực giao nhận. Vì vậy, chúng tôi khuyến khích khách hàng liên hệ trực tiếp để nhận báo giá chính xác và ưu đãi nhất.

Bảng giá tham khảo gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản

 PTN Logistics là giải pháp toàn diện để gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!

Qua bài viết này, PTN Logistics đã chỉ rõ những rào cản pháp lý và vận hành khi gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản. Quy trình 5 bước của chúng tôi được thiết kế để đơn giản hóa mọi thủ tục, từ tư vấn, đóng gói đến thông quan A-Z. Bạn có lô hàng phức tạp? Để lại thông tin, PTN Logistics sẽ giúp Bạn chọn phương án tối ưu nhất!

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về gửi mỹ phẩm đi Nhật Bản