Hủy tờ khai hải quan – Giải pháp cho sai sót nghiêm trọng!

Phát hiện sai sót tờ khai hải quan đã đăng ký là một tình huống không mong muốn nhưng nhiều doanh nghiệp rất dễ đối mặt. Giữa tâm bão lo lắng: nên hủy tờ khai hải quan hay chỉ cần khai bổ sung? PTN Log sẽ trấn an và hướng dẫn bạn đi qua từng bước của quy trình. Từ việc phân định rõ vấn đề, hiểu rõ quy định pháp lý, đến thực hiện thủ tục một cách chính xác và an toàn nhất!

Hủy tờ khai hải quan là gì? Phân biệt huỷ tờ khai và sửa tờ khai

Trước khi đi vào hành động, việc hiểu đúng bản chất vấn đề là vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa hai nghiệp vụ này.

Định nghĩa hủy tờ khai hải quan

Hủy tờ khai hải quan là việc thực hiện các thủ tục theo quy định, để làm vô hiệu hóa tờ khai hải quan. Khi một tờ khai bị hủy, nó sẽ không còn giá trị pháp lý để làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu cho lô hàng. Đây là biện pháp cuối cùng khi các sai sót trên tờ khai là nghiêm trọng và không thể khắc phục bằng cách khai bổ sung.

“Bàn cân” Hủy và Sửa

Để giúp bạn đưa ra quyết định chính xác. PTN Logistics đã lập bảng so sánh chi tiết giữa hủy tờ khai và sửa tờ khai, dựa trên các tiêu chí quan trọng nhất:

Bảng so sánh “Hủy tờ khai hải quan” và “Sửa tờ khai hải quan”

>>Tìm hiểu ngay: Dịch vụ hải quan PTN – Giải pháp xuất nhập khẩu hàng đầu 2025

Các trường hợp tờ khai hải quan không có giá trị làm thủ tục hải quan

Tờ khai hải quan không có giá trị để làm thủ tục trong các tình huống sau:

Quá thời hạn 15 ngày (Theo Điều 22 Thông tư 38):

✂️ Kể từ ngày đăng ký tờ khai, hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế nhưng không có hàng nhập khẩu đến cửa khẩu nhập hoặc hàng xuất khẩu chưa đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất

✂️ Kể từ ngày đăng ký tờ khai mà người khai hải quan không xuất trình hồ sơ hải quan trong trường hợp phải xuất trình hồ sơ hải quan để cơ quan hải quan kiểm tra

✂️ Kể từ ngày đăng ký tờ khai mà người khai hải quan chưa xuất trình hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải kiểm tra thực tế để cơ quan hải quan kiểm tra

Các trường hợp bắt buộc phải hủy tờ khai theo quy định

Pháp luật đã quy định rất rõ các tình huống doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục hủy tờ khai hải quan. Cụ thể, theo khoản 1 Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC) như sau :

Người khai hải quan có thể yêu cầu hủy tờ khai hải quan xuất khẩu trong các tình huống cụ thể sau:

❌ Tờ khai hải quan đã được đăng ký nhưng chưa được thông quan do Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan có sự cố.

❌ Khai nhiều tờ khai cho cùng một lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu (khai trùng thông tin tờ khai).

❌ Tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã có hàng hóa đưa vào khu vực giám sát hải quan nhưng thực tế không xuất khẩu

❌ Tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được đăng ký, nhưng thực tế hàng hóa không nhập khẩu hoặc hàng hóa chưa đưa qua khu vực giám sát.

❌ Khai sai các chỉ tiêu thông tin không được khai bổ sung quy định tại Thông tư 38/2015/TT – BTC (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 39/2018/TT _ BTC).

Xem thêm các bài viết chuyên sâu về thủ tục và dịch vụ hải quan do PTN biên soạn

Lý do phổ biến dẫn đến việc hủy tờ khai hải quan trong thực tế

Bên cạnh các quy định pháp lý, trong hoạt động logistics hàng ngày. Việc hủy tờ khai hải quan thường xuất phát từ những nguyên nhân thực tế sau:

• Sai sót từ nhân viên chứng từ: Đây là lý do phổ biến nhất từ việc nhầm lẫn số liệu.
• Thay đổi hợp đồng thương mại sau khi đã truyền tờ khai: Đối tác thay đổi điều khoản giao hàng hoặc thậm chí hủy hợp đồng thương mại sau khi bạn đã đăng ký tờ khai là tình huống bắt buộc phải hủy.
• Hàng hóa gặp sự cố, không thể thông quan: Lô hàng có thể bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển nội địa. Không đạt chứng nhận kiểm tra chất lượng. Hoặc phát hiện hàng hóa không được phép xuất nhập khẩu sau khi đã lên tờ khai.
• Sai lầm trong việc chọn loại hình tờ khai: Doanh nghiệp áp sai mã loại hình. Dẫn đến toàn bộ quy trình và chính sách thuế bị sai, buộc phải hủy tờ khai hải quan để khai lại.

Hướng dẫn cách hủy tờ khai hải quan chi tiết 

Sau khi đã xác định chắc chắn trường hợp của mình phải hủy tờ khai. Bạn có thể thực hiện theo quy trình 4 bước sau.

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đề nghị hủy tờ khai

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định đến 90% khả năng yêu cầu của bạn có được chấp thuận hay không. Bộ hồ sơ cần đầy đủ và chặt chẽ, bao gồm:

• Mẫu công văn xin hủy tờ khai hải quan
• Tờ khai hải quan cần hủy
• Các chứng từ chứng minh cho lý do xin hủy

Bước 2: Nộp hồ sơ và chờ phản hồi từ cơ quan Hải quan

Bạn sẽ nộp bộ hồ sơ giấy (đã chuẩn bị ở Bước 1) tại Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai. Cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và lý do bạn trình bày.

Bước 3: Nhận kết quả và các lưu ý sau khi huỷ tờ khai hải quan thành công

Cơ quan hải quan sẽ xem xét và phản hồi. Thời gian xử lý thông thường mất từ 1 đến 3 ngày làm việc để nhận được phản hồi chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung.

Thực hành chuẩn ngay từ đầu với: Cách khai tờ khai hải quan chuẩn trên VNACCS mới nhất!

Rủi ro và hậu quả cần lưu ý khi hủy tờ khai sai quy định

Việc hủy tờ khai hải quan không đơn giản là một thủ tục hành chính. Nếu thực hiện sai hoặc cố tình không thực hiện khi thuộc trường hợp bắt buộc. Doanh nghiệp sẽ đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng:

➡️ Bị từ chối yêu cầu hủy tờ khai hải quan: Nếu lý do không thuyết phục, hồ sơ không đầy đủ, yêu cầu của bạn sẽ bị từ chối, gây mất thời gian và làm đình trệ lô hàng.

➡️ Bị xử phạt vi phạm hành chính hải quan: Việc huỷ tờ khai hải quan không dẫn đến xử phạt. Nếu doanh nghiệp  đáp ứng các điều kiện quy định và không có dấu hiệu gian lận vi phạm. Nếu cơ quan hải quan phát hiện khai báo sai sự thật hoặc đã hoàn thuế trái quy định. Doanh nghiệp có thể bị phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ – CP.

➡️ Ảnh hưởng đến mức độ tuân thủ pháp luật: Việc bị xử phạt sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến mức độ tuân thủ của doanh nghiệp trong mắt cơ quan hải quan. Điều này có thể dẫn đến việc các lô hàng sau này của bạn bị kiểm tra thực tế thường xuyên hơn.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hủy tờ khai hải quan chuyên nghiệp?

Dù đã có hướng dẫn, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cần phải tự thực hiện. Việc tìm đến một đơn vị chuyên nghiệp là lựa chọn khôn ngoan trong các tình huống sau:

✅ Trường hợp phức tạp, lý do khó giải trình: Các trường hợp liên quan đến tranh chấp thương mại, sai sót hệ thống, hoặc cần nhiều bằng chứng phức tạp.

✅ Không có nhân sự chuyên trách hoặc thiếu kinh nghiệm: Nhân sự của bạn chưa từng làm thủ tục hủy tờ khai hải quan và bạn không muốn mạo hiểm.

✅ Cần xử lý gấp để không ảnh hưởng tiến độ: Khi thời gian là vàng và bất kỳ sự chậm trễ nào cũng gây thiệt hại lớn, dịch vụ chuyên nghiệp sẽ đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng nhất.

✅ Muốn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro: Thay vì để nhân sự loay hoay, bạn có thể thuê ngoài để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

PTN Logistics cung cấp dịch vụ hủy tờ khai hải quan chuyên nghiệp

PTN Logistics mang đến giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ hủy tờ khai đúng quy định, nhanh chóng và hiệu quả.

Tư vấn đúng trường hợp, đúng quy định

Không phải mọi sai sót đều cần hủy tờ khai hải quan. PTN Logistics sẽ đánh giá kỹ lưỡng tình huống thực tế,  tư vấn doanh nghiệp nên tiến hành sửa đổi hay hủy hoàn toàn tờ khai. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được việc áp dụng sai quy định.

Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết cung cấp tư vấn thủ tục hải quan chuyên nghiệp, tuân thủ đúng Thông tư 38/2015/TT-BTC và các quy định hiện hành. Việc hủy tờ khai hải quan được hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp phát sinh. Đảm bảo quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp.

Xử lý hồ sơ hủy tờ khai nhanh chóng, đúng chuẩn nghiệp vụ

Để đảm bảo hủy tờ khai hải quan diễn ra thuận lợi, PTN Logistics hỗ trợ chuẩn bị công văn xin huỷ. Cung cấp biểu mẫu đúng chuẩn cho đến việc nộp hồ sơ. Chúng tôi theo sát quy trình xử lý tại Chi cục Hải quan. Cập nhật tình trạng hồ sơ thường xuyên nhằm đảm bảo tiến độ.

Với kinh nghiệm triển khai dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, PTN Logistics hiểu rõ các yêu cầu nghiệp vụ. Việc hủy tờ khai được thực hiện bài bản, đầy đủ chứng từ, đúng logic nghiệp vụ của ngành logistics.

Đồng hành xử lý sự cố, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường gặp những tình huống phát sinh. Đây là lúc cần đến sự hỗ trợ chuyên sâu trong việc hủy tờ khai hải quan. PTN Logistics – công ty dịch vụ logistics uy tín – cam kết đồng hành trọn quy trình, từ xác định nguyên nhân sai sót, liên hệ Hải quan đến hoàn tất nghiệp vụ.

Với kinh nghiệm xử lý thực tế trong các sự cố sau thông quan, chúng tôi giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh. Đặc biệt, đội ngũ của PTN Logistics luôn tính toán để đưa ra phương án tối ưu, tiết kiệm đáng kể chi phí hủy tờ khai so với việc xử lý chậm hoặc sai hướng.

PTN Logistics cam kết mang đến dịch vụ hủy tờ khai hải quan với sự chuyên nghiệp, tận tâm và hiệu quả cao nhất, giúp doanh nghiệp vượt qua mọi rào cản thủ tục và duy trì hoạt động xuất nhập khẩu thông suốt.

Hủy tờ khai hải quan là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự cẩn trọng, am hiểu quy định và kinh nghiệm xử lý. Việc hiểu rõ khi nào cần hủy, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và giải trình thuyết phục là chìa khóa để được hải quan chấp thuận. Và chúng tôi – PTN Logistics không chỉ là một đơn vị cung cấp dịch vụ. Mà là một nhà tư vấn chuyên môn sâu. Luôn sẵn sàng giúp bạn tìm ra giải pháp an toàn nhất. 

Không đủ thời gian hay nhân sự? PTN Logistics sẵn sàng thực hiện trọn gói thủ tục hủy tờ khai từ A-Z cho bạn.

Thông tin liên hệ chi tiết

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Câu hỏi thường gặp liên quan đến hủy tờ khai hải quan