Mã loại hình H21 là gì? Bộ hồ sơ xuất hàng phi mậu dịch A-Z!

Mở tờ khai mã loại hình H21 đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối dù không nhằm mục đích kinh doanh. Nếu quy định hàng phi mậu dịch làm bạn bối rối, hãy để PTN Logistics hỗ trợ bạn. Ngay sau đây là trọn bộ hướng dẫn cách chuẩn bị hóa đơn phi thương mại và thao tác trên VNACCS/VCIS.

Mã loại hình H21 là gì? Tổng quan về hàng xuất khẩu phi mậu dịch

Để xử lý trơn tru thủ tục hải quan cho các lô hàng không mang tính thương mại, người làm chứng từ cần nắm vững nền tảng cơ bản nhất về mã loại hình H21 là gì.

Khái niệm mã loại hình H21 theo Quyết định 1357/QĐ-TCHQ

Căn cứ theo quyết định 1357/QĐ-TCHQ do Tổng cục Hải quan ban hành, mã loại hình H21 được quy định áp dụng cụ thể cho các lô hàng xuất khẩu phi mậu dịch. Đây là tiêu chí chuẩn hóa dùng để khai báo cho những kiện hàng được gửi ra nước ngoài nhưng tuyệt đối không phát sinh doanh thu kinh doanh thương mại.

Khi doanh nghiệp cần xuất hàng mẫu hay quà biếu tặng cho đối tác quốc tế, việc mở tờ khai phi mậu dịch chuẩn xác là thủ tục pháp lý bắt buộc để cơ quan chức năng quản lý rủi ro và chính sách.

Bản chất pháp lý và thương mại của hàng phi mậu dịch

Để giải nghĩa chính xác hàng phi mậu dịch là gì, doanh nghiệp cần nắm vững các đặc điểm cốt lõi sau:

• Về mục đích: Lô hàng hoàn toàn không nhằm mục đích kinh doanh thương mại.
• Về thanh toán: Không có sự giao dịch hay thanh toán tiền hàng giữa các bên đối tác.
• Về luồng tiền: Khi tiến hành xuất phi mậu dịch bằng mã loại hình H21, luồng ngoại tệ quốc tế sẽ hoàn toàn không phát sinh.
• Về chứng từ: Theo quy định hàng phi mậu dịch hiện hành, việc không cần nộp chứng từ thanh toán qua ngân hàng giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ, nhưng bộ chứng từ gốc vẫn phải đảm bảo tính hợp lệ tuyệt đối.

Xem thêm: Các loại hình tờ khai hải quan chi tiết trong xuất nhập khẩu

Khi nào doanh nghiệp/cá nhân cần sử dụng mã loại hình H21?

Việc xác định đúng thời điểm và mục đích áp dụng mã loại hình H21 giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian thông quan. Dưới đây là các trường hợp điển hình.

Xuất khẩu hàng mẫu cho đối tác (Sample)

Trong hoạt động giao thương quốc tế, các nhà máy sản xuất thường xuyên phải gửi sản phẩm mẫu để đối tác nước ngoài thẩm định chất lượng trước khi ký kết hợp đồng thương mại chính thức. Quá trình xuất khẩu hàng mẫu này hoàn toàn không phát sinh doanh thu hay bất kỳ yêu cầu thanh toán quốc tế nào.

Để lô hàng được thông quan suôn sẻ, nhân viên chứng từ cần tiến hành thủ tục xuất hàng mẫu cực kỳ cẩn trọng. Lúc này, hệ thống VNACCS/VCIS yêu cầu khai báo chính xác theo tiêu chí mã loại hình H21.

Gửi quà biếu, quà tặng ra nước ngoài

Việc sử dụng mã loại hình H21 là thủ tục bắt buộc khi cá nhân hoặc tổ chức doanh nghiệp có nhu cầu gửi quà biếu tặng ra nước ngoài cho người thân hay đối tác kinh doanh trong các dịp kỷ niệm đặc biệt.

Mặc dù mục đích gửi lô hàng chỉ mang tính chất tri ân, quá trình khai báo hải quan hàng quà tặng vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt mọi chính sách quản lý mặt hàng hiện hành. Cần đặc biệt lưu ý, nếu trị giá lô hàng vượt quá định mức miễn thuế pháp luật quy định, người gửi vẫn phải đóng thuế xuất khẩu.

Xuất khẩu hàng viện trợ nhân đạo, tài sản di chuyển

Bên cạnh các mặt hàng mẫu hay quà biếu thông thường, nghiệp vụ xuất khẩu hàng viện trợ nhằm mục đích nhân đạo, cứu trợ thiên tai hoặc dịch bệnh cũng bắt buộc phải mở tờ khai phi mậu dịch.

Đồng thời, khi các cá nhân hoặc gia đình ra nước ngoài định cư có nhu cầu xuất khẩu tài sản di chuyển mang theo người, bộ phận chứng từ cũng phải áp dụng chuẩn xác mã loại hình H21 trên hệ thống khai báo. Phân loại đúng mục đích giúp hải quan dễ dàng kiểm soát hàng hóa và áp dụng chuẩn chính sách thuế.

Cần thông quan H21 nhanh gọn? Nhận báo giá dịch vụ hải quan trọn gói tại đây

Bộ hồ sơ hải quan chuẩn để mở tờ khai mã loại hình H21

Để lô hàng được thông quan thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ khai báo mã H21 nhằm mở tờ khai mã loại hình H21 đúng chuẩn.

Hóa đơn phi thương mại (Non-commercial Invoice) 

Đối với hàng gửi tặng hoặc hàng mẫu, chứng từ quan trọng nhất là hóa đơn phi thương mại. Dù không dùng để thanh toán, bản non-commercial invoice này bắt buộc phải thể hiện rõ trị giá thực tế của hàng hóa để cơ quan hải quan làm căn cứ xác định trị giá tính thuế.

Khi lập hồ sơ cho mã loại hình H21, người khai hải quan cần ghi chú rõ dòng chữ “Value for customs purpose only” trên hóa đơn. Điều này giúp khẳng định lô hàng tuyệt đối không có tính chất mua bán thương mại quốc tế, tránh bị bác bỏ trị giá.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Song song với hóa đơn, packing list hàng xuất là tài liệu không thể thiếu để mô tả chi tiết quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng cả bì (Gross Weight). Đây là chứng từ xuất khẩu phi mậu dịch căn bản giúp hải quan đối chiếu thực tế hàng hóa tại cảng hoặc sân bay.

Việc thông tin trên phiếu đóng gói khớp với khai báo tờ khai mã loại hình H21 sẽ giảm thiểu rủi ro bị kiểm hóa tỷ lệ cao. Hơn nữa, với mã loại hình H21, sự chính xác về số lượng kiện hàng là yếu tố tiên quyết.

Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill) và các giấy phép chuyên ngành (nếu có)

Chứng từ vận tải như vận đơn đường biển hay vận đơn hàng không airway bill là bằng chứng giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Tùy thuộc vào chính sách mặt hàng, hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp xuất trình thêm giấy phép xuất khẩu chuyên ngành đối với các sản phẩm đặc thù.

Việc chuẩn bị đầy đủ các văn bản pháp lý này trước khi truyền tờ khai mã loại hình H21 là vô cùng cần thiết. Nó không chỉ đảm bảo tiến độ giao hàng mà còn chứng minh sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về quản lý rủi ro hiện hành.

 Vướng mắc hồ sơ H21? Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn miễn phí

Hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo mã H21 trên phần mềm VNACCS/VCIS

Nắm vững các thao tác trên hệ thống là chìa khóa để thông quan nhanh chóng khi áp dụng mã loại hình H21. Dưới đây là quy trình 3 bước cốt lõi.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và thiết lập tài khoản

Để bắt đầu quy trình khai báo mã H21 trên VNACCS, doanh nghiệp cần kiểm tra chữ ký số và cập nhật thông tin chứng từ khớp với thực tế lô hàng. Người khai tiến hành đăng nhập vào phần mềm hải quan VNACCS để thiết lập thông số ban đầu.

Ở bước này, việc lựa chọn đúng cơ quan hải quan tiếp nhận và mã bộ phận xử lý là cực kỳ quan trọng nhằm tránh lỗi hệ thống. Mọi sai sót nhỏ từ thông tin người xuất khẩu đến người nhận hàng đều có thể gây đình trệ. Hãy chắc chắn chọn đúng tiêu chí mã loại hình H21.

Bước 2: Điền các tiêu chí quan trọng

Khi tiến hành nhập liệu tờ khai mã loại hình H21, nhân viên chứng từ cần đặc biệt lưu tâm đến các tiêu chí cốt lõi sau:

• Khai báo trị giá: Phải điền thật cẩn thận tiêu chí trị giá hải quan hàng phi mậu dịch.
• Thông tin thuế: Dù lô hàng không thanh toán, hệ thống vẫn bắt buộc khai báo tỷ giá hạch toán và đồng tiền tính thuế.
• Trọng lượng & Mã HS: Ghi nhận đúng tổng trọng lượng thực tế (Gross weight) và áp chuẩn mã HS code. Việc sai lệch so với vận đơn sẽ dẫn đến nguy cơ bị tham vấn giá.
• Tính nhất quán: Hãy kiểm tra chéo số liệu giữa hóa đơn và phiếu đóng gói để đảm bảo bộ hồ sơ khớp nhau tuyệt đối.

Bước 3: Truyền tờ khai, nhận kết quả phân luồng và xử lý tại chi cục

Sau khi hoàn tất dữ liệu, người khai cắm chữ ký số và thực hiện lệnh truyền tờ khai điện tử lên hệ thống cấp cao. Ngay lập tức, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả phân luồng hải quan. Nếu luồng xanh, hàng hóa được thông quan ngay. Với luồng vàng, hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy. Riêng luồng đỏ, bắt buộc phải kiểm hóa thực tế lô hàng tại kho bãi.

Cần xử lý tờ khai gấp? Chat trực tiếp với chuyên gia qua Zalo OA

Bạn vẫn còn băn khoăn về quy định mã loại hình H21 hay cách tính trị giá hải quan? Thủ tục xuất hàng viện trợ, tài sản di chuyển sẽ đơn giản hơn khi có chuyên gia đồng hành. Hãy để lại thông tin hoặc nhắn tin qua Zalo OA với PTN Logistics. Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp thông quan an toàn! 

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường về mã loại hình H21