Bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác gồm những gì? Và lưu ý vàng

Hiểu rõ về bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác là yêu cầu cốt lõi đối với mọi doanh nghiệp muốn đưa hàng ra thế giới. Đây là nền tảng pháp lý kết nối chủ hàng, đơn vị logistics và cơ quan hải quan. Bài viết sẽ phân loại chi tiết 3 nhóm chứng từ và cung cấp quy trình hoàn thiện trọn gói. Một giải pháp toàn diện mà PTN Logistics đang mang đến cho khách hàng của mình. Tìm hiểu ngay nhé!

Khám phá thêm các dịch vụ logistics khác của PTN Logistics!

Xuất khẩu ủy thác là gì? Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức này?

Bạn muốn đưa hàng hóa Việt Nam vươn ra thế giới nhưng lại e ngại thủ tục hải quan phức tạp? Xuất khẩu ủy thác chính là giải pháp hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Định nghĩa xuất khẩu ủy thác

Để xử lý một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác một cách chuyên nghiệp, trước hết cần hiểu rõ ủy thác xuất khẩu là gì? Đây là hình thức mà một doanh nghiệp (Bên giao ủy thác) thuê một công ty dịch vụ logistics chuyên nghiệp (Bên nhận ủy thác) để thay mặt mình thực hiện toàn bộ hoặc một phần các nghiệp vụ xuất khẩu.

Theo đó, nghĩa vụ của bên giao ủy thác là cung cấp hàng hóa, chứng từ gốc và thông tin. Ngược lại, trách nhiệm của bên nhận ủy thác là đứng tên pháp nhân để hoàn tất bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác, thông quan và giao hàng, đảm bảo quy trình tuân thủ pháp luật.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ xuất khẩu ủy thác

Những lợi ích của xuất khẩu ủy thác là không thể phủ nhận, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vậy khi nào nên sử dụng dịch vụ ủy thác?

Đó là khi doanh nghiệp của bạn thiếu kinh nghiệm hoặc không có chức năng xuất nhập khẩu. Muốn tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Một công ty làm dịch vụ ủy thác xuất khẩu uy tín sẽ tận dụng kinh nghiệm để đảm bảo mọi khâu từ chuẩn bị chứng từ đến thông quan đều chính xác. Giúp bạn có được một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác hoàn chỉnh và hợp lệ khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất khẩu của họ.

>>Xem thêm: Ủy thác xuất khẩu là gì? Tất cả thông tin bạn cần biết.

Phân biệt vai trò và trách nhiệm của bên ủy thác và bên nhận ủy thác

Để hoạt động ủy thác diễn ra suôn sẻ và tránh các tranh chấp pháp lý, việc phân định rạch ròi vai trò và nghĩa vụ của các bên là yếu tố tiên quyết.

Bên giao ủy thác (Chủ hàng)

Để tạo nên bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác hoàn chỉnh, vai trò của chủ hàng là yếu tố nền tảng.

✅ Về cơ bản, bên giao ủy thác (chủ hàng) chịu trách nhiệm về nguồn gốc, chất lượng và cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ gốc của hàng hóa. Các điều khoản hợp đồng ủy thác sẽ quy định rõ nghĩa vụ này.

✅ Quan trọng nhất, chủ hàng là bên chịu toàn bộ rủi ro về việc thanh toán từ phía người mua ở nước ngoài. Đảm bảo tính hợp pháp của sản phẩm khai báo trong bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác của mình.

Bên nhận ủy thác (Công ty Logistics)

Ai đứng tên trên tờ khai hải quan? Đó chính là bên nhận ủy thác.

✅ Họ là đơn vị sử dụng pháp nhân của mình để thực hiện các thủ tục xuất khẩu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nghiệp vụ đã thực hiện.

✅ Nhiệm vụ của họ là phát hành commercial invoice hàng ủy thác. Hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác và tiến hành thông quan.

✅ Tên của họ cũng thường được thể hiện ở mục “Shipper” trên Vận đơn (Bill of Lading) để đảm bảo tính nhất quán của toàn bộ hồ sơ.

PTN Logistics: Đóng vai trò là bên nhận ủy thác chuyên nghiệp và tin cậy

Một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác được xử lý bởi PTN Logistics luôn đảm bảo tính chính xác và an toàn pháp lý tối đa cho chủ hàng. Chúng tôi thực hiện đúng và đủ trách nhiệm của một bên nhận ủy thác và đóng vai trò là nhà tư vấn tận tâm.

Với quy trình làm việc minh bạch và hợp đồng chặt chẽ, PTN Logistics giúp khách hàng phòng ngừa hiệu quả rủi ro và các nguy cơ phát sinh tranh chấp trong hợp đồng ủy thác. Lựa chọn PTN Logistics chính là lựa chọn sự an tâm và chuyên nghiệp cho mỗi lô hàng xuất khẩu của bạn.

Liên hệ ngay PTN Logistics để được tư vấn miễn phí về bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác!

Trọn bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác cần chuẩn bị gồm những gì?

Đây là phần cốt lõi mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm vững. Bởi sự chính xác của bộ chứng từ sẽ quyết định sự thành bại của một lô hàng xuất khẩu ủy thác.

Nhóm 1: Chứng từ giữa hai bên Ủy thác

Một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác hoàn chỉnh phải bắt đầu từ nền tảng pháp lý giữa hai bên.

☑️ Đầu tiên là Hợp đồng ủy thác: Bạn có thể tham khảo các mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu nhưng cần chú trọng các điều khoản hợp đồng ủy thác về trách nhiệm và chi phí.

☑️ Tiếp theo là Hóa đơn GTGT: Việc tìm hiểu cách xuất hóa đơn VAT hàng ủy thác là rất quan trọng để bên ủy thác có cơ sở hoàn thuế sau này.

Đây là hai giấy tờ xương sống cho toàn bộ bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác.

Nhóm 2: Chứng từ bộ hồ sơ Hải quan

Hồ sơ dùng để khai báo với cơ quan hải quan chính là tọng tâm của bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác:

☑️ Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Là chứng từ bắt buộc khi xuất/nhập khẩu hàng hóa. Ghi rõ thông tin chi tiết về hàng hóa. Do bên nhận ủy thác đứng tên khai báo với hải quan.

☑️ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị và mô tả hàng hóa, là căn cứ để tính thuế và thanh toán. Do bên nhận ủy thác lập, gửi cho đối tác nước ngoài.

☑️ Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết cách đóng gói hàng hóa (số kiện, trọng lượng, kích thước), giúp kiểm tra, đối chiếu khi giao nhận hàng.

☑️ Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales Contract): Là thỏa thuận giữa bên nhận ủy thác và đối tác nước ngoài. Quy định rõ điều kiện giao hàng, thanh toán, số lượng và giá cả.

☑️ Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill): Là bằng chứng về việc vận chuyển hàng hóa. Dùng để nhận hàng tại cảng đích và có giá trị pháp lý trong giao dịch.

☑️Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế quan (nếu có). Cần chuẩn bị hồ sơ xin cấp theo hướng dẫn từng loại C/O.

Tìm hiểu thêm dịch vụ khai báo hải quan tại PTN!

Nhóm 3: Các chứng từ khác (tùy theo mặt hàng và yêu cầu)

Một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác không chỉ có các giấy tờ cố định. Tùy thuộc vào đặc thù và chính sách mặt hàng, bạn có thể cần thêm:

☑️ Giấy phép xuất khẩu chuyên ngành.

☑️ Chứng từ kiểm dịch: Đối với hàng nông sản, gỗ và sản phẩm từ gỗ, thủ tục kiểm dịch thực vật hàng ủy thác là bắt buộc.

☑️ Chứng thư hun trùng hàng xuất khẩu: Là yêu cầu cho các kiện hàng bằng gỗ hoặc hàng có nguồn gốc hữu cơ dễ bị mối mọt.

Thiếu các giấy tờ này sẽ khiến lô hàng bị ách tắc tại cảng.

Dịch vụ chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác trọn gói tại PTN Logistics

Việc chuẩn bị một khối lượng chứng từ khổng lồ như trên tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, đặc biệt với doanh nghiệp không chuyên. Dịch vụ của PTN Logistics ra đời để giải quyết triệt để vấn đề này.

Chúng tôi thay mặt bạn rà soát, tư vấn và hoàn thiện toàn bộ 3 nhóm chứng từ trên, từ đơn giản đến phức tạp nhất. Lựa chọn PTN Logistics là bạn đã chọn sự an tâm, đảm bảo có một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác chính xác và hợp lệ tuyệt đối.

Quy trình 7 bước hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác và các thủ tục 

Để hệ thống hóa toàn bộ công việc để đảm bảo không bỏ sai sót bất kỳ hạng mục nào. Hãy cùng tìm hiểu quy trình xuất khẩu ủy thác chi tiết ngay sau đây.

Quy trình chi tiết

Một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác được hình thành qua các bước làm thủ tục xuất khẩu ủy thác sau:

📦 Bước 1: Ký hợp đồng, quy định rõ về việc thanh toán trong hợp đồng ủy thác.

📦 Bước 2: Bên ủy thác chuẩn bị hàng hóa và hóa đơn VAT.

📦 Bước 3: Bên nhận ủy thác chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu.

📦 Bước 4: Tiến hành khai báo hải quan điện tử hàng ủy thác.

📦 Bước 5: Thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa ủy thác.

📦 Bước 6: Giao hàng lên tàu và nhận vận đơn.

📦 Bước 7: Hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa ủy thác và gửi bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác cho đối tác.

Dịch vụ chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác trọn gói tại PTN Logistics

Việc chuẩn bị một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác và tuân thủ quy trình 7 bước trên đòi hỏi sự chính xác và kinh nghiệm thực chiến. Thấu hiểu điều này, PTN Logistics cung cấp dịch vụ xuất khẩu ủy thác trọn gói. Thay bạn thực hiện toàn bộ quy trình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Chúng tôi đảm bảo mỗi khâu, từ tư vấn ban đầu đến khi thông quan, đều được tối ưu hóa, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Lựa chọn chúng tôi là bạn đang chọn một giải pháp an toàn để có được bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác hoàn hảo.

An tâm kinh doanh, mọi thủ tục giấy tờ đã có PTN Logistics lo. Bắt đầu ngay!

Những lưu ý vàng khi làm bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác để tránh rủi ro

Nắm vững quy trình và chứng từ là chưa đủ, dưới đây là những kinh nghiệm thực chiến được đúc kết từ các chuyên gia.

Tính nhất quán của thông tin trên tất cả các chứng từ của bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác

Sự thiếu nhất quán, dù là nhỏ nhất giữa các chứng từ, có thể khiến lô hàng bị cơ quan hải quan giữ lại để kiểm tra, dẫn đến chậm trễ và phát sinh chi phí.

Các thông tin phải đồng bộ tuyệt đối bao gồm: tên người gửi hàng (shipper), tên người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá trị lô hàng. Một sai lầm khi làm chứng từ ở khâu này có thể phá vỡ toàn bộ quy trình.

Vấn đề về hóa đơn VAT và hoàn thuế

Việc xuất hóa đơn VAT đúng cách là cơ sở pháp lý để Bên giao ủy thác (chủ hàng) thực hiện thủ tục hoàn thuế GTGT sau này. Chủ hàng phải xuất hóa đơn GTGT cho bên nhận ủy thác, trên đó ghi rõ nội dung là hàng hóa ủy thác xuất khẩu.
Nếu hóa đơn sai sót về tên, mã số thuế, hoặc nội dung, cơ quan thuế có thể từ chối hồ sơ xin hoàn thuế, gây thiệt hại trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Trách nhiệm pháp lý khi có sai sót trên tờ khai

Khi có sai sót trên tờ khai hải quan, cả bên nhận ủy thác (công ty logistics) và bên giao ủy thác (chủ hàng) đều phải chịu trách nhiệm pháp lý.

❎ Bên nhận ủy thác (Công ty Logistics): Vì là đơn vị đứng tên trên tờ khai, họ phải chịu trách nhiệm pháp lý cho toàn bộ bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác mà mình thực hiện, đảm bảo tính chính xác của mọi thông tin đã khai báo.

❎ Bên giao ủy thác (Chủ hàng): Mặc dù đã ủy thác, chủ hàng vẫn là bên chịu trách nhiệm cuối cùng về nguồn gốc, chất lượng thật của sản phẩm và các rủi ro về thanh toán từ phía người mua nước ngoài.

Để tránh các tranh chấp trong hợp đồng ủy thác, hai bên cần có một hợp đồng quy định rạch ròi phạm vi trách nhiệm của mỗi bên khi có sự cố xảy ra.

Cách lựa chọn công ty logistics nhận thực hiện bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác uy tín

Đây là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của lô hàng. Các tiêu chí lựa chọn đơn vị nhận ủy thác không nên chỉ dựa vào giá rẻ. Doanh nghiệp cần xem xét:

• Kinh nghiệm và năng lực: Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm xử lý bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác cho các mặt hàng tương tự.
• Sự minh bạch: Công ty phải rõ ràng về quy trình làm việc và minh bạch về các khoản chi phí ủy thác xuất khẩu.
• Tư vấn và hỗ trợ: Một công ty logistics uy tín sẽ đóng vai trò như một người tư vấn, giúp bạn lường trước các rủi ro và bảo vệ quyền lợi của bạn.

Xem thêm: Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu: Nhanh chóng – Hiệu quả – Minh bạch

PTN Logistics – Giải pháp xuất khẩu ủy thác toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp của bạn

Hiểu rõ những rủi ro tiềm ẩn, PTN Logistics không chỉ cung cấp dịch vụ, chúng tôi mang đến một giải pháp toàn diện và sự an tâm tuyệt đối cho mỗi lô hàng.

Đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc

Một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác hoàn hảo đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc, và đó là thế mạnh của đội ngũ chuyên gia tại PTN Logistics. Với kinh nghiệm thực chiến đa dạng trong hơn 15 năm, chúng tôi xử lý các thủ tục theo khuôn mẫu và có khả năng tư vấn, lường trước và xử lý các vấn đề phát sinh. Sự am hiểu này đảm bảo mỗi bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác do chúng tôi thực hiện đều được tối ưu về thủ tục và thời gian, giúp hàng hóa của bạn thông quan nhanh chóng.

Quy trình linh hoạt, tư vấn theo từng lô hàng

PTN Logistics hiểu rằng mỗi doanh nghiệp và mỗi lô hàng đều có những đặc thù riêng, do đó chúng tôi không áp dụng một quy trình cứng nhắc. Thay vào đó, chúng tôi tư vấn giải pháp, từ việc xin C/O có lợi nhất cho đối tác của bạn đến việc tối ưu hóa lịch trình vận chuyển cho bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác. Sự linh hoạt này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và chủ động hơn trong kế hoạch kinh doanh, khẳng định vị thế một đối tác đáng tin cậy

Chi phí cạnh tranh, báo giá minh bạch, tối ưu lợi nhuận

Một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác không nên đi kèm với những chi phí mập mờ, không rõ ràng. Tại PTN Logistics, sự minh bạch là nguyên tắc hàng đầu. Chúng tôi cung cấp báo giá chi tiết, cạnh tranh, không phát sinh chi phí ẩn. Mục tiêu của chúng tôi là tối ưu hóa lợi nhuận cho khách hàng bằng cách tư vấn các giải pháp hiệu quả nhất. Giúp bạn có một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác được xử lý với chi phí hợp lý nhất.

Chúng tôi cung cấp báo giá chi tiết, cạnh tranh, không phát sinh chi phí ẩn.

Như vậy, có thể thấy việc chuẩn bị hồ sơ và tuân thủ quy trình là vô cùng phức tạp nhưng lại là yếu tố sống còn của lô hàng. Thay vì tốn thời gian và nguồn lực tự xử lý, hãy để PTN Logistics trở thành đối tác chiến lược của bạn. Hãy liên hệ ngay hôm nay để chúng tôi mang đến giải pháp ủy thác xuất khẩu toàn diện. Giúp bạn an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác