Chứng từ vận tải đường biển bao gồm những gì? Tìm hiểu ngay

Am hiểu chứng từ vận tải đường biển là yếu tố quyết định đến sự thành công của một lô hàng. Bất kỳ sai sót nào đều có thể dẫn đến sự trì trệ trong khâu thông quan, phát sinh chi phí không mong muốn và tổn thất lô hàng. Cùng PTN Logistics tìm hiểu kiến thức nền tảng, giúp nắm vững vai trò, cách phân loại và quy trình xử lý chứng từ vận tải đường biển một cách chuyên nghiệp.

Vai trò quan trọng của bộ chứng từ vận tải đường biển

Đây được xem là bộ hồ sơ pháp lý và thương mại quan trọng của mọi hoạt động vận tải quốc tế.

Là bằng chứng của hợp đồng vận tải

Vận đơn đường biển (Bill of Lading) chính là minh chứng rõ ràng nhất cho việc một thỏa thuận vận chuyển đã được xác lập giữa người gửi hàng và người vận chuyển. 

Nó không phải là bản hợp đồng, nhưng các điều khoản in trên vận đơn cấu thành bằng chứng của hợp đồng vận tải, ràng buộc trách nhiệm các bên. 

Mọi thông tin về cảng đi, cảng đến, tên tàu, số chuyến đều được ghi nhận. Nó sẽ tạo cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp nếu có. Việc nắm rõ các điều khoản trong chứng từ vận tải đường biển này là cực kỳ quan trọng để bảo vệ quyền lợi.

Là biên lai nhận hàng

Khi người vận chuyển phát hành vận đơn cho người gửi, hành động này xác nhận họ đã nhận đủ số lượng hàng hóa với tình trạng được mô tả. Vận đơn hoạt động như một biên lai, ghi rõ thông tin về loại hàng, số lượng, trọng lượng, và tình trạng bao bì bên ngoài tại thời điểm giao hàng. 

Một vận đơn sạch tức là hàng hóa được giao lên tàu trong tình trạng tốt. Tầm quan trọng của biên lai này trong bộ chứng từ vận tải đường biển là không thể phủ nhận, là cơ sở để đối chiếu khi nhận hàng tại cảng đích.

Là chứng từ sở hữu hàng hóa

Đây là chức năng đặc biệt và quan trọng nhất của vận đơn gốc. Người nắm giữ hợp pháp bộ vận đơn gốc được xem là chủ sở hữu của lô hàng và có toàn quyền nhận hàng tại cảng đến. 

Vì tính chất này, vận đơn gốc giống như một chứng từ sở hữu hàng hóa có thể chuyển nhượng. Việc thất lạc vận đơn gốc có thể dẫn đến rủi ro khi mất vận đơn gốc rất lớn. Điều này khiến hàng hóa không thể được giải phóng. 

Là cơ sở để thanh toán và thông quan

Toàn bộ bộ chứng từ xuất nhập khẩu, đặc biệt là hóa đơn thương mại và vận đơn, là yêu cầu bắt buộc để tiến hành thủ tục thông quan hàng hóa.

Cơ quan hải quan sẽ dựa vào các thông tin này để xác định trị giá, áp thuế và kiểm tra tính hợp pháp của lô hàng. Đối với các giao dịch quốc tế, nhất là thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), ngân hàng chỉ tiến hành thanh toán khi bộ chứng từ vận tải đường biển được xuất trình hoàn toàn trùng khớp với các điều khoản quy định.

Phân loại và giải thích các chứng từ vận tải đường biển quan trọng nhất

Để quản lý hiệu quả, việc hiểu rõ chức năng của từng loại giấy tờ trong bộ chứng từ vận tải đường biển là điều kiện tiên quyết.

Nhóm 1: Chứng từ vận tải (Transport Documents)

Đây là nhóm chứng từ vận tải đường biển do người vận chuyển cấp, liên quan trực tiếp đến quá trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng nhất, có đầy đủ các chức năng đã nêu. Cần phân biệt Bill of Lading và Sea Waybil

• B/L gốc có tính sở hữu
• Sea Waybill chỉ là biên lai nhận hàng và không thể chuyển nhượng

Tùy nhu cầu, shipper có thể dùng vận đơn gốc (Original B/L), vận đơn surrendered (surrendered Bill of Lading) hay vận đơn điện tử (Telex Release). 

• Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) do hãng tàu hoặc đại lý phát hành cho người nhận hàng để trình cho cơ quan cảng/kho hàng nhằm nhận hàng
• Phiếu giao nhận container (EIR) là biên bản xác nhận tình trạng và số lượng container khi ra/vào cảng, có vai trò quan trọng trong việc quản lý vỏ container.

Nhóm 2: Chứng từ thương mại (Commercial Documents)

Nhóm chứng từ vận tải đường biển này do người bán phát hành, phục vụ cho mục đích thanh toán và khai báo giá trị hàng hóa. 

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ thông tin chi tiết về hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và thanh toán. Đây là cơ sở pháp lý để hải quan xác định trị giá tính thuế
• Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách thức đóng gói, số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và thể tích của lô hàng. Vai trò của packing list là giúp việc kiểm hóa, xếp dỡ và quản lý kho bãi trở nên dễ dàng, chính xác.

Nhóm 3: Chứng từ hải quan & xuất xứ (Customs & Origin Documents)

Các chứng từ vận tải đường biển trong nhóm này này bắt buộc phải có để hoàn tất thủ tục thông quan và hưởng các ưu đãi về thuế.

• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Văn bản mà chủ hàng hoặc đại lý khai báo thông tin chi tiết về lô hàng với cơ quan hải quan. Hiện nay, việc sử dụng tờ khai hải quan điện tử đã trở nên phổ biến 
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, là cơ sở để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do. Lợi ích của C/O là rất lớn, với các form phổ biến như C/O form D,C/O form E, và C/O form A.

Nhóm 4: Các chứng từ khác

Tùy thuộc vào đặc tính hàng hóa và yêu cầu của nước nhập khẩu, bộ chứng từ vận tải đường biển có thể cần bổ sung. Chẳng hạn như:

• Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): Bằng chứng cho thấy lô hàng đã được mua bảo hiểm, bảo vệ hàng hóa khỏi rủi ro trong quá trình vận chuyển
• Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary/Veterinary Certificate): Bắt buộc đối với hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật (nông sản) hoặc động vật
• Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng (CQ/CQ): Chứng nhận hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và số lượng theo hợp đồng.

Mỗi loại trong bộ chứng từ vận tải đường biển kể trên đều có vai trò riêng, tạo nên một bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Bảng tổng hợp các chứng từ vận tải đưởng biển

Nhóm	Chứng từ	Chức năng chính
1. Vận tải	Bill of Lading (B/L)	Xác nhận hàng đã nhận, có thể chuyển nhượng quyền sở hữu.
	Sea Waybill	Biên lai nhận hàng, không chuyển nhượng.
	Delivery Order (D/O)	Lệnh giao hàng tại cảng/kho.
	EIR	Ghi nhận tình trạng, số lượng container.
2. Thương mại	Commercial Invoice	Hóa đơn ghi giá trị và điều kiện giao hàng.
	Packing List	Liệt kê chi tiết hàng hóa, cách đóng gói.
3. Hải quan & xuất xứ	Customs Declaration	Khai báo hàng hóa với hải quan.
	Certificate of Origin (C/O)	Xác nhận xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế.
4. Khác	Insurance Certificate	Chứng nhận bảo hiểm hàng hóa.
	Phytosanitary/Veterinary Cert.	Kiểm dịch hàng thực vật/động vật.
	CQ/CQ	Chứng nhận chất lượng, số lượng hàng.

>>Khám phá ngay: Dịch vụ vận tải đường biển tại PTN giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Quy trình luân chuyển bộ chứng từ trong một lô hàng xuất nhập khẩu điển hình

Hiểu các giai đoạn luân chuyển của chứng từ vận tải đường biển giúp các bên chủ động trong mọi giai đoạn của quá trình vận chuyển.

Giai đoạn 1: Shipper chuẩn bị chứng từ tại cảng đi

Sau khi hàng được xếp lên tàu, trách nhiệm của shipper là tập hợp và chuẩn bị toàn bộ chứng từ vận tải đường biển cần thiết. Quá trình này bao gồm việc nhận vận đơn từ hãng tàu, lập hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và xin các giấy phép, C/O cần thiết. 

Việc kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ ở giai đoạn này là tối quan trọng để tránh phải sửa đổi về sau. Điều này đảm bảo quy trình làm chứng từ xuất khẩu diễn ra suôn sẻ.

Giai đoạn 2: Shipper gửi chứng từ cho Consignee

Sau khi đã có đầy đủ bộ chứng từ vận tải đường biển, shipper sẽ gửi chúng cho người nhận hàng (consignee). Phương thức gửi phụ thuộc vào loại vận đơn và phương thức thanh toán.

• Nếu sử dụng vận đơn gốc, bộ chứng từ gốc phải được gửi bằng đường chuyển phát nhanh quốc tế
• Nếu sử dụng vận đơn surrendered hoặc telex release, chứng từ có thể được gửi qua email

Quá trình này cần được thực hiện nhanh chóng để chứng từ đến tay người nhận trước khi tàu cập cảng.

Giai đoạn 3: Consignee nhận chứng từ và làm thủ tục nhận hàng tại cảng đến

Khi nhận được bộ chứng từ vận tải đường biển, người nhận hàng sẽ tiến hành các bước cần thiết để nhận hàng. Quyền lợi của consignee là được nhận hàng khi xuất trình đủ giấy tờ hợp lệ.

Quy trình này bao gồm:

• Trình vận đơn cho hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O)
• Nộp tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan cho cơ quan hải quan để thông quan lô hàng
• Hoàn tất các nghĩa vụ về thuế, phí, consignee có thể tiến hành nhận hàng khỏi cảng.

Việc phối hợp nhịp nhàng giữa các bên trong quy trình này là chìa khóa để đảm bảo tiến độ của chứng từ vận tải đường biển.

Xem thêm các quy định vận chuyển hàng hóa quốc tế khác tại trang blog tin tức dịch vụ của PTN

Lỗi sai khi xử lý chứng từ vận tải đường biển và cách khắc phục

Ngay cả các chuyên gia kinh nghiệm nhất cũng có thể gặp phải sai sót khi xử lý chứng từ vận tải đường biển. Việc này sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Sai lệch thông tin giữa các chứng từ (B/L, C/I, P/L, C/O…)

Đây là lỗi phổ biến nhất. Chỉ một chi tiết nhỏ như tên hàng, trọng lượng, số container không đồng nhất giữa các chứng từ vận tải đường biển có thể khiến hải quan nghi ngờ. Khi đó sẽ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa) hoặc bị ngân hàng từ chối thanh toán L/C. 

Cách khắc phục tốt nhất là có một checklist đối chiếu thông tin cẩn thận trước khi phát hành chính thức. Việc xử lý sai lệch thông tin chứng từ sau khi đã nộp sẽ rất mất thời gian và tốn kém chi phí.

Mô tả hàng hóa không chính xác hoặc thiếu chi tiết

Việc mô tả hàng hóa chung chung hoặc sai mã HS (HS Code) trên chứng từ vận tải đường biển có thể dẫn đến việc áp sai thuế suất. Việc này gây thất thu thuế cho nhà nước hoặc thiệt hại cho doanh nghiệp.

Trong trường hợp nghiêm trọng, nó có thể bị quy vào hành vi gian lận thương mại. Luôn mô tả hàng hóa một cách chi tiết, rõ ràng và sử dụng mã HS chính xác theo biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành để đảm bảo tính minh bạch của các chứng từ vận tải đường biển.

Giao hàng mà không thu hồi vận đơn gốc

Đối với các lô hàng sử dụng vận đơn gốc, việc hãng tàu hoặc đại lý giao hàng cho người nhận mà không thu hồi lại bộ vận đơn gốc hợp lệ là một sai lầm nghiêm trọng.

Điều này vi phạm chức năng sở hữu của vận đơn, có thể khiến người gửi hàng mất trắng lô hàng dù chưa nhận được thanh toán. Trách nhiệm của shipper là phải đảm bảo chỉ giao vận đơn gốc cho người mua sau khi đã nhận đủ tiền hoặc thông qua các phương thức thanh toán an toàn. Đây là lỗi sai cần biết khi tìm hiểu chứng từ vận tải đường biển.

Sai sót trong việc ký hậu vận đơn (endorsement)

Đối với vận đơn “theo lệnh” (To order B/L), việc ký hậu là bắt buộc để chuyển quyền sở hữu hàng hóa. Sai sót trên vận đơn như ký hậu sai tên, sai vị trí, hoặc thiếu chữ ký có thể làm cho vận đơn đã ký hậu (endorsed b/l) trở nên vô giá trị. 

Người nhận hàng sẽ không thể lấy được lệnh giao hàng. Việc này dẫn đến tình trạng hàng bị kẹt tại cảng. Cần kiểm tra kỹ quy định về ký hậu và thực hiện chính xác theo yêu cầu của các bên liên quan trong bộ chứng từ vận tải đường biển.

Đảm bảo khai báo hải quan chính xác tuyệt đối. PTN Logistics giúp bạn tránh mọi rủi ro về thuế và pháp lý. Liên hệ ngay!

PTN Logistics: Giải pháp toàn diện về chứng từ vận tải đường biển

Việc xử lý các giấy tờ, thủ tục phức tạp luôn là một thách thức lớn trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thấu hiểu điều đó, PTN Logistics mang đến một dịch vụ chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết triệt để mọi vấn đề liên quan.

Kinh nghiệm dày dặn, am hiểu quy trình

Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hải, PTN Logistics đã tích lũy kinh nghiệm thực tiễn qua hàng ngàn lô hàng xuất nhập khẩu. 

Đội ngũ của chúng tôi không chỉ nắm vững các quy định pháp lý hiện hành mà còn am hiểu sâu sắc về đặc thù của từng loại chứng từ vận tải đường biển. 

PTN nhận thức rõ, một sai sót nhỏ trên giấy tờ có thể dẫn đến trì hoãn, phát sinh chi phí lớn. Vì vậy, mọi quy trình tại PTN Logistics đều được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ tuyệt đối. Từ đó mang lại sự an toàn tối đa cho hàng hóa của khách hàng.

Đội ngũ nhân sự tận tâm, hỗ trợ 24/7

Con người là yếu tố cốt lõi tạo nên chất lượng dịch vụ tại PTN Logistics. Đội ngũ của chúng tôi là các nhân sự được đào tạo bài bản, có chuyên môn cao và luôn cập nhật những thay đổi mới nhất trong ngành. 

Nhân sự PTN không chỉ thực hiện các nghiệp vụ soạn thảo và kiểm tra chứng từ vận tải đường biển một cách tỉ m. Đồng thời chủ động tư vấn cho khách hàng các giải pháp tối ưu nhất, hỗ trợ 24/7. Sự tận tâm, trách nhiệm và khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh giúp quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng. Nhờ đó hạn chế tối đa mọi rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.

Tối ưu hóa thời gian và chi phí

Sử dụng dịch vụ của PTN Logistics đồng nghĩa với việc tối ưu hóa hiệu quả chuỗi cung ứng. Một bộ chứng từ vận tải đường biển hoàn chỉnh và chính xác là chìa khóa để thông quan nhanh chóng, tránh các khoản phí lưu kho, lưu bãi không cần thiết. 

Chúng tôi giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và chi phí nhân sự nội bộ cho các công việc giấy tờ phức tạp. Hơn nữa, việc chuẩn bị kỹ lưỡng bộ chứng từ vận tải đường biển còn giảm thiểu rủi ro pháp lý, tranh chấp thương mại. Từ đó đảm bảo dòng chảy hàng hóa không bị gián đoạn, góp phần nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

>>Xem thêm: Tổng quan về vận tải đường biển – Toàn cảnh cho doanh nghiệp

Tóm lại, chứng từ vận tải đường biển có vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu. Chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ này sẽ đảm bảo quy trình vận chuyển lô hàng được diễn ra một cách suôn sẻ. Từ đó tránh được các rủi ro pháp lý cũng như phát sinh chi phí không đáng có. Liên hệ PTN Logistics để nhận các giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến chứng từ vận tải đường biển