Đại lý hải quan: Chìa khóa thông quan nhanh và an toàn.

Đại lý hải quan là giải pháp then chốt. Giúp doanh nghiệp vượt qua các rào cản từ thủ tục hải quan phức tạp. Giảm thiểu rủi ro pháp lý trong bối cảnh thương mại quốc tế đầy biến động. Vậy phải làm như thế nào để lựa chọn cho mình một đại lý vận tải uy tín và chuyên nghiệp? Hãy cùng PTN Logistics tìm câu trả lời trong bài viết sau nhé! 

Giới thiệu tổng quan về đại lý hải quan

Đối với nhiều doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách. Việc tự mình xử lý các thủ tục có thể tốn kém thời gian và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc tìm hiểu và sử dụng dịch vụ từ một đại lý hải quan uy uy tín là một giải pháp chiến lược.

Đại lý hải quan là gì?

Theo quy định luật pháp hiện hành, đại lý hải quan là doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật Hải Quan. Trong phạm vi được ủy quyền theo thỏa thuận trong hợp đồng ký với người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Thay mặt chủ hàng thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ của người khai hải quan. Đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan.

Đại lý hải quan sử dụng chữ ký số và tư cách pháp nhân của mình để khai báo. Đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của các thông tin đã khai báo theo hợp đồng ủy quyền. Trong khi đó, dịch vụ khai thuê chỉ đơn thuần là nhân danh chủ hàng để điền thông tin. Và mọi trách nhiệm pháp lý cuối cùng vẫn thuộc về chủ hàng.

Tầm quan trọng của đại lý hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu

Sự tham gia của một đại lý hải quan chuyên nghiệp mang lại giá trị to lớn, giúp doanh nghiệp:

✅ Tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro pháp lý: Với chuyên môn sâu rộng về Luật Hải quan và các văn bản liên quan. Đại lý hải quan sẽ đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị chính xác, giảm thiểu nguy cơ sai sót dẫn đến phạt hành chính hoặc các vấn đề pháp lý phức tạp.

✅ Tối ưu thời gian và chi phí thông quan: Nhờ kinh nghiệm xử lý và mối quan hệ tốt với cơ quan chức năng, quy trình thông quan được rút ngắn đáng kể. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi và các chi phí phát sinh không đáng có.

✅ Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Khi gánh nặng thủ tục được san sẻ, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường

>>Xem thêm: Dịch vụ hải quan PTN – đại lý hải quan được nhiều doanh nghiệp tin chọn

Các loại hình dịch vụ đại lý hải quan phổ biến

Tùy vào nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại hình dịch vụ khác nhau. Một đại lý hải quan chuyên nghiệp thường cung cấp giải pháp toàn diện, bao gồm:

Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói

Dịch vụ khai báo hải quan sẽ bao gồm mọi công đoạn:

• Tư vấn mã HS.
• Chuẩn bị chứng từ.
• Khai báo hệ thống VNACCS/VCIS.
• Nộp hồ sơ.
• Hoàn tất thông quan.

Dịch vụ tư vấn chuyên sâu về hải quan

Các chuyên gia sẽ tư vấn về:

• Chính sách thuế
• Cách áp mã HS chính xác để hưởng thuế suất tối ưu, chính sách ưu đãi đầu tư.
• Hỗ trợ giải quyết các tranh chấp, khiếu nại phát sinh trong quá trình làm thủ tục.

Dịch vụ hoàn thuế, miễn thuế, không thu thuế

Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị và nộp hồ sơ để được hoàn lại các loại thuế đã nộp (như thuế GTGT, thuế nhập khẩu). Hoặc xin miễn giảm thuế theo quy định của pháp luật. Giúp tối ưu dòng tiền cho doanh nghiệp.

Dịch vụ hải quan tại chỗ 

Đối với các dự án lớn, phức tạp hoặc doanh nghiệp có lượng hàng hóa xuất nhập khẩu đều đặn. Đại lý hải quan có thể cử nhân sự làm việc trực tiếp tại văn phòng hoặc nhà máy của khách hàng. Để phối hợp xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Dịch vụ hỗ trợ kiểm tra chuyên ngành

Nhiều mặt hàng yêu cầu phải có giấy phép hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm…). Đại lý sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục này. Đảm bảo lô hàng đáp ứng đủ điều kiện để thông quan.

Khám phá thêm bộ sưu tập bài viết dịch vụ hải quan mà PTN Logistics biên soạn, để bạn chủ động hơn trong mọi thủ tục xuất nhập khẩu.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ đại lý hải quan chuyên nghiệp

Hợp tác với một đối tác đại lý hải quan uy tín không chỉ đơn thuần là việc thuê ngoài một tác vụ. Mà là một khoản đầu tư chiến lược. Lợi ích mang lại không chỉ gói gọn trong việc hoàn thành tờ khai. Mà còn tác động sâu sắc đến hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Thay vì phải duy trì một đội ngũ nhân sự chuyên trách hoặc cử nhân viên kiêm nhiệm, vốn có thể không đủ chuyên môn sâu. Doanh nghiệp có thể giao phó hoàn toàn gánh nặng hành chính này cho đại lý hải quan.

Với kinh nghiệm xử lý hàng ngày và mối quan hệ làm việc chuyên nghiệp với cơ quan hải quan. Đại lý hải quan có thể đẩy nhanh quá trình xử lý hồ sơ. Giúp hàng hóa được giải phóng nhanh hơn đáng kể so với việc doanh nghiệp tự làm.

Giảm thiểu rủi ro và sai sót

Lĩnh vực hải quan có hệ thống văn bản pháp luật dày đặc và thường xuyên cập nhật. Một đại lý hải quan chuyên nghiệp luôn am hiểu sâu sắc các quy định này. Đảm bảo bộ hồ sơ và tờ khai của doanh nghiệp luôn chính xác, hợp lệ và tuân thủ pháp luật

Các lỗi thường gặp như áp sai mã HS, khai sai trị giá, hay thiếu chứng từ… Có thể dẫn đến bị phạt nặng, truy thu thuế, thậm chí là tạm giữ lô hàng. Các chuyên gia  với kinh nghiệm và quy trình kiểm tra chéo sẽ hạn chế tối đa những sai sót này.

Tối ưu chi phí logistics

Việc áp đúng mã HS không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi. Đại lý hải quan sẽ tư vấn để doanh nghiệp áp mã HS chính xác nhất. Hưởng mức thuế suất ưu đãi nhất trong khuôn khổ pháp luật.

Thông quan nhanh chóng đồng nghĩa với việc cắt giảm các chi phí không cần thiết như phí lưu kho, lưu bãi, phí cắm điện cho hàng lạnh… vốn có thể tăng lên rất nhanh nếu hàng hóa bị ách tắc tại cảng.

Nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch

Làm việc với một đại lý hải quan uy tín thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác quốc tế và cơ quan chức năng. Mọi quy trình từ trao đổi thông tin, báo giá. Đến xử lý hồ sơ đều được thực hiện một cách bài bản, minh bạch.

Các đại lý hải quan lớn thường có mối quan hệ làm việc tốt đẹp. Dựa trên sự tin tưởng và chuyên nghiệp với cơ quan hải quan. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thông quan của doanh nghiệp trong dài hạn.

>>Xem ngay: Hiểu rõ về tờ khai hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Quy trình lựa chọn đại lý hải quan uy tín

Để tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy, doanh nghiệp cần có quy trình đánh giá và lựa chọn cẩn thận.

Tiêu chí đánh giá một đại lý hải quan chất lượng

Doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên những tiêu chí cốt lõi về kinh nghiệm, nền tảng công nghệ và uy tín đã được thị trường kiểm chứng:

✔️ Kinh nghiệm và năng lực: Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong ngành, đã xử lý đa dạng các loại mặt hàng và có đội ngũ nhân sự am hiểu nghiệp vụ.

✔️ Hệ thống công nghệ: Có hệ thống công nghệ thông tin tốt để khai báo nhanh chóng và quản lý hồ sơ hiệu quả là điều kiện cần của đại lý vận tải hiện đại.

✔️ Uy tín và phản hồi khách hàng: Tham khảo các đánh giá, phản hồi từ những khách hàng đã sử dụng dịch vụ để có cái nhìn khách quan về uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty.

Các bước làm việc với đại lý hải quan

Để tối ưu hóa quy trình thông quan và giảm thiểu rủi ro. Việc hợp tác với đại lý hải quan là lựa chọn chiến lược. Dưới đây là các bước làm việc hiệu quả với một đại lý hải quan chuyên nghiệp:

✔️ Trao đổi thông tin: Cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, yêu cầu dịch vụ để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ.

✔️ Ký kết hợp đồng: Hợp đồng dịch vụ hải quan cần quy định rõ ràng về phạm vi công việc, trách nhiệm các bên và chi phí.

✔️ Phối hợp và theo dõi: Cung cấp đầy đủ chứng từ cần thiết và phối hợp chặt chẽ với đại lý trong suốt quá trình thực hiện để đảm bảo tiến độ.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ đại lý hải quan

Chi phí logistics không chỉ là cước vận chuyển. Để tối ưu hóa, bạn cần hiểu rõ các yếu tố ẩn như loại hàng, độ phức tạp hồ sơ và dịch vụ bổ sung. Những điều có thể ảnh hưởng lớn đến tổng ngân sách của bạn.

Yêu cầu dịch vụ bổ sung

Phí thông quan hàng hóa chỉ là một phần trong tổng chi phí logistics. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị không có bộ phận logistics chuyên trách. Thường có nhu cầu sử dụng một giải pháp logistics toàn diện. Mỗi dịch vụ cộng thêm sẽ được tính vào tổng chi phí.

➡️ Vận chuyển nội địa: Dịch vụ vận tải đường bộ (xe tải, xe container) để kéo hàng từ cảng/sân bay về kho của doanh nghiệp hoặc ngược lại.

➡️ Dịch vụ kho bãi: Bao gồm việc cho thuê kho để lưu trữ hàng hóa trong thời gian chờ phân phối.

➡️ Hỗ trợ kiểm tra chuyên ngành: Đại lý không chỉ tư vấn mà còn có thể thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ, lấy mẫu, và làm việc với cơ quan kiểm định để ra chứng thư.

➡️ Các dịch vụ khác: Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), làm bảo hiểm hàng hóa, hun trùng, kiểm dịch thực vật…

Loại hàng hóa và độ phức tạp của hồ sơ

Đây là yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất đến chi phí. Mức độ phức tạp không chỉ nằm ở bản thân hàng hóa mà còn ở các quy định pháp lý đi kèm:

➡️ Hàng hóa thông thường: Các mặt hàng như hàng may mặc, đồ gia dụng, nguyên liệu sản xuất thông thường,.. thường sẽ có quy trình chuẩn và bộ hồ sơ đơn giản. Chi phí cho các lô hàng này thường ở mức cơ bản.

➡️ Hàng hóa phức tạp và cần kiểm tra chuyên ngành: Những mặt hàng này sẽ làm tăng đáng kể khối lượng công việc và chi phí.

Một lô hàng cần xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế. Hoặc một lô hàng nhập khẩu từ nhiều nguồn để tạo tài sản cố định. Sẽ có bộ chứng từ phức tạp hơn nhiều so với một lô hàng thông thường. Đòi hỏi nhiều thời gian và chuyên môn để xử lý.

Số lượng và tần suất khai báo

Yếu tố này thể hiện mối quan hệ hợp tác giữa doanh nghiệp và đại lý hải quan. Hoạt động theo nguyên tắc kinh tế theo quy mô.

➡️ Khách hàng có số lượng lớn và tần suất đều đặn: Nếu doanh nghiệp nhập khẩu hàng chục hoặc hàng trăm container mỗi tháng. Đại lý hải quan có thể xây dựng một quy trình làm việc tối ưu riêng. Việc lặp lại quy trình với cùng loại hàng hóa giúp giảm thời gian xử lý trên mỗi tờ khai. Để xây dựng quan hệ đối tác lâu dài, các đại lý thường sẽ đưa ra một mức giá ưu đãi trên từng đơn vị.

➡️ Khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ, ít phát sinh: Đối với các lô hàng nhỏ lẻ, không thường xuyên, đại lý sẽ tính phí theo từng lần phát sinh. Chi phí trên mỗi lô hàng có thể sẽ cao hơn so với khách hàng lớn. Do họ vẫn phải thực hiện đầy đủ quy trình tư vấn. Và thiết lập hồ sơ từ đầu cho mỗi lần làm việc.

Tại sao PTN Logistics là đối tác chiến lược cho hoạt động hải quan của bạn?

PTN Logistics không chỉ đơn thuần là một nhà cung cấp dịch vụ. Mà còn là đối tác đồng hành giúp doanh nghiệp của bạn vượt qua mọi thách thức. Chúng tôi mang đến sự chuyên nghiệp, minh bạch và khả năng thích ứng linh hoạt với mọi thay đổi trong quy định hải quan.

Tối ưu chi phí thông quan

PTN Logistics giúp doanh nghiệp cắt giảm tối đa các chi phí không cần thiết trong quá trình thông quan. Bằng kinh nghiệm và sự am tường về chính sách thuế xuất nhập khẩu. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn hải quan chuyên nghiệp.

Với vai trò là một đại lý hải quan chuyên nghiệp, chúng tôi chủ động rà soát, kiểm tra và chuẩn hóa bộ chứng từ, giảm thiểu sai sót phát sinh, từ đó tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi và các phụ phí liên quan, đảm bảo ngân sách logistics của bạn được sử dụng hiệu quả nhất.

Khai thác dữ liệu và phân tích chuyên sâu

PTN Logistics ứng dụng công nghệ hiện đại để khai thác và phân tích dữ liệu hải quan. Giúp nhận diện các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra dự báo chính xác. Chúng tôi giúp tối ưu hóa thủ tục hải quan điện tử thông qua việc phân tích luồng dữ liệu lịch sử giao dịch. Từ đó đề xuất các phương án phân loại hàng hóa hợp lý và hiệu quả.

Việc quản lý rủi ro hải quan không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ quy định. Mà còn là cơ sở để một đại lý hải quan như chúng tôi xây dựng chiến lược thông quan nhanh chóng, an toàn. Giảm thiểu tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hóa cho khách hàng.

Hỗ trợ khách hàng đa kênh, 24/7

Là một đại lý hải quan tận tâm, PTN Logistics hiểu rằng mọi mắt xích trong chuỗi cung ứng đều quan trọng. Chúng tôi cung cấp dịch vụ thông quan hải quan với hệ thống hỗ trợ đa kênh hoạt động 24/7. Sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và xử lý sự cố tức thì.

Chúng tôi không chỉ đơn thuần thực hiện khai báo. Mà còn đồng hành cùng bạn trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Cam kết này là một phần trong giải pháp logistics toàn diện của chúng tôi. Đảm bảo hàng hóa của bạn luôn được luân chuyển thông suốt, không gián đoạn.

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh. Việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng là một yếu tố quan trọng. Hợp tác với một đại lý hải quan chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán thủ tục phức tạp mà còn là một chiến lược thông minh. PTN Logistics là một đối tác đồng hành đáng tin cậy. Giúp doanh nghiệp của bạn vươn xa trên thị trường quốc tế.

Hãy để PTN Logistics đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục hải quan. Liên hệ ngay để nhận tư vấn và báo giá phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Câu hỏi thường gặp về đại lý hải quan