Những điều bạn cần biết về thủ tục gửi hàng bằng máy bay

Hiểu rõ thủ tục gửi hàng bằng máy bay là yêu cầu tiên quyết để vận chuyển hàng hóa quốc tế thành công và tránh các rủi ro không đáng có. Bài viết này cung cấp một lộ trình chi tiết. Ngoài ra, bài viết còn đi sâu vào các yêu cầu cho hàng đông lạnh, nông sản cần kiểm dịch và cả các bước nhận hàng tại đầu nhập khẩu, giúp bạn hệ thống hóa kiến thức một cách đầy đủ nhất. Hãy cùng PTN tìm hiểu ngay nhé!

Cần giải pháp vận chuyển phù hợp cho doanh nghiệp? Xem ngay các dịch vụ vận tải tại PTN Logistics

Tổng quan về thủ tục gửi hàng bằng máy bay quốc tế

Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không luôn là lựa chọn hàng đầu về tốc độ. Bên cạnh đó cũng sẽ đi kèm với những yêu cầu và quy định chặt chẽ. Toàn bộ quy trình gửi hàng hàng không quốc tế thoạt nhìn có vẻ phức tạp, nhưng về cơ bản được chia thành bốn khâu chính:

✅ Chuẩn bị chứng từ

✅ Khai báo hải quan

✅ Thông quan

✅ Xử lý các thủ tục đặc thù

Nắm vững từng bước không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí gửi hàng bằng máy bay mà còn đảm bảo lô hàng của bạn đến nơi đúng thời gian vận chuyển hàng không quốc tế dự kiến.

Khâu đầu tiên của thủ tục gửi hàng bằng máy bay – chứng từ & thủ tục hải quan

Mọi hành trình vận chuyển quốc tế đều bắt đầu từ khâu chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan – nền tảng quyết định sự suôn sẻ của toàn bộ quy trình.

Lập bộ chứng từ xuất khẩu hàng không hoàn chỉnh

Nền tảng của thủ tục gửi hàng bằng máy bay là một bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh và chính xác.

📑 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Xác định giá trị giao dịch.

📑 Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách thức đóng gói để hỗ trợ kiểm hóa.

📑 Vận đơn hàng không (AWB): Là bằng chứng pháp lý của hợp đồng vận chuyển.

Cần phân biệt rõ Master AWB do hãng bay phát hành và House AWB do forwarder cấp. Sai sót dù nhỏ trên các chứng từ này có thể làm đình trệ toàn bộ thủ tục gửi hàng bằng máy bay của bạn.

Quy trình khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)

Hiện nay, việc khai báo hải quan điện tử VNACCS là bắt buộc. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để truyền tờ khai lên hệ thống. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Bởi những lỗi sai về trị giá hải quan hay mã phân loại hàng hóa là rất phổ biến và có thể dẫn đến phạt hành chính.

Nắm vững cách tra cứu mã HS code chính xác là yêu cầu tiên quyết để việc khai báo trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay được thuận lợi. Một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình, khiến thủ tục kéo dài hơn dự kiến.

Giải pháp từ PTN Logistics

Nhận thấy sự phức tạp và rủi ro pháp lý trong các khâu trên, PTN Logistics mang đến dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói. Đội ngũ của chúng tôi sẽ thay mặt bạn xử lý toàn bộ hồ sơ. Đảm bảo mọi thông tin được khai báo chính xác. Giúp thủ tục gửi hàng bằng máy bay của bạn được thông suốt. Việc lựa chọn một đối tác chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và hoàn toàn yên tâm rằng mọi thủ tục đang được thực hiện đúng luật, nhanh chóng và hiệu quả.

Sau khi tờ khai được truyền thành công và chấp nhận, lô hàng của bạn đã sẵn sàng cho khâu thông quan then chốt tại nhà ga hàng không.

Gửi hàng nhanh chóng, đúng chuẩn? Khám phá ngay Vận tải hàng không tại PTN Logistics – Nhanh chóng, an toàn

Khâu then chốt của thủ tục gửi hàng bằng máy bay – thủ tục thông quan

Sau khi tờ khai được chấp nhận, lô hàng sẽ bước vào giai đoạn thông quan – khâu then chốt quyết định hàng hóa có được xuất đi đúng lịch trình hay không.

Các bước thông quan trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay tại kho (TCS, SCSC)

Tại kho hàng không như TCS hoặc SCSC, quy trình thông quan là một phần không thể thiếu trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay, diễn ra theo các bước nghiêm ngặt sau:

Bước 1: Giao hàng vào kho và lấy phiếu cân

Sau khi đã có booking, doanh nghiệp tiến hành đưa hàng đến kho hàng không chỉ định. Tại đây, kho sẽ cân đo hàng hóa và cấp cho bạn phiếu cân (hoặc biên bản giao nhận). Đây là chứng từ xác nhận kho đã nhận hàng và là cơ sở để làm thủ tục hải quan.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ hải quan cho thủ tục gửi hàng bằng máy bay

Dựa trên tờ khai đã được truyền lên hệ thống VNACCS, bạn chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bản cứng (bao gồm tờ khai in, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói,…) và nộp tại chi cục hải quan cửa khẩu sân bay, nơi hàng hóa đang được lưu giữ.

Bước 3: Hải quan kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế (nếu có)

Tùy vào kết quả phân luồng của tờ khai, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra. Nếu là luồng Vàng, hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ. Nếu là luồng Đỏ, hải quan sẽ yêu cầu mở hàng để kiểm tra thực tế (kiểm hóa) so với khai báo.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục và thanh lý tờ khai

Sau khi quá trình kiểm tra hoàn tất và không có vấn đề gì, hải quan tiến hành thanh lý tờ khai hải quan và bàn giao cho nhân viên hiện trường xử lý bước tiếp. Lúc này, lô hàng đã hoàn tất khâu thông quan trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay và sẽ được kho sắp xếp để đưa lên máy bay.

Xử lý khi tờ khai bị phân luồng

Một trong những yếu tố quan trọng nhất là kết quả phân luồng tờ khai hải quan (xanh, vàng, đỏ).

☑️Luồng Xanh cho phép miễn kiểm tra

☑️Trong khi luồng Vàng và Đỏ đòi hỏi các bước xử lý phức tạp. Ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục gửi hàng bằng máy bay.

Với kinh nghiệm xử lý hàng luồng vàng, doanh nghiệp cần xuất trình bộ chứng từ gốc để đối chiếu. Phức tạp nhất là thủ tục kiểm hóa hàng luồng đỏ, nơi hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa, một quy trình có thể phát sinh chi phí và kéo dài thủ tục gửi hàng bằng máy bay của bạn.

Giải pháp thông quan từ PTN Logistics

Đối mặt với các thủ tục phức tạp này, dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói của PTN Logistics là giải pháp tối ưu. Chúng tôi hiểu rằng việc nắm rõ cách tra cứu mã HS code chính xác và tránh những lỗi sai về trị giá hải quan ngay từ đầu là cách tốt nhất để có được luồng Xanh.

Với kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi đại diện bạn làm việc với hải quan. Đảm bảo thủ tục gửi hàng bằng máy bay được xử lý nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh, giúp thủ tục gửi hàng của bạn luôn thuận lợi.

Thủ tục gửi hàng bằng máy bay cho hàng hóa đặc thù

Thông quan thành công không phải là bước cuối cùng đối với một số mặt hàng. Hàng hóa có yêu cầu đặc thù đòi hỏi các quy trình và chứng từ riêng biệt để được chấp nhận vận chuyển.

Thủ tục gửi hàng bằng máy bay đối với hàng đông lạnh

Để gửi hàng đông lạnh bằng máy bay thành công, bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đóng gói giữ nhiệt, chống rò rỉ và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ kiểm dịch theo yêu cầu.

✅Yêu cầu về đóng gói: Hàng hóa phải được đóng gói theo đúng quy cách vận chuyển hàng không cho hàng đông lạnh. Quy cách này nhằm đảm bảo nhiệt độ bên trong được duy trì ổn định, thùng chứa phải đủ chắc chắn và tuyệt đối không rò rỉ chất lỏng hoặc hơi nước ra bên ngoài. Tránh ảnh hưởng đến các lô hàng khác. Điều này áp dụng cho cả thực phẩm và các mặt hàng nhạy cảm như vắc-xin, dược phẩm.

✅Chứng từ cần thiết: Ngoài bộ chứng từ xuất khẩu tiêu chuẩn, các lô hàng này thường phải đính kèm các giấy tờ chuyên ngành. Tùy thuộc vào sản phẩm và yêu cầu của nước nhập khẩu, bạn có thể cần Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Health Certificate), Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, hoặc các giấy phép tương đương để chứng minh hàng hóa đủ điều kiện nhập khẩu.

Thủ tục kiểm dịch thực vật xuất khẩu – Yêu cầu trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay

Với việc vận chuyển nông sản bằng đường hàng không, thủ tục kiểm dịch thực vật xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc của hầu hết các quốc gia. Doanh nghiệp cần biết xin giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) – thường là tại Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng.

Đây là một bước quan trọng trong thủ tục để chứng minh hàng hóa không mang mầm bệnh. Việc thiếu chứng từ này sẽ khiến toàn bộ thủ tục gửi hàng bằng máy bay bị từ chối ngay tại biên giới nước đến.

Dịch vụ cho hàng hóa đặc thù đối với thủ tục gửi hàng bằng máy bay từ PTN Logistics

Hàng hóa của bạn là hàng đông lạnh hay nông sản cần kiểm dịch? PTN Logistics xử lý trọn gói các thủ tục gửi hàng bằng máy bay phức tạp này. Chúng tôi không chỉ tư vấn đóng gói, xin giấy phép mà còn có kinh nghiệm xử lý thủ tục gửi hàng nguy hiểm (Dangerous Goods).

Hãy để chúng tôi đơn giản hóa thủ tục gửi hàng bằng máy bay cho bạn, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng quy định và nhanh chóng nhất có thể, giúp bạn yên tâm tập trung vào công việc kinh doanh.

Việc xử lý tốt các thủ tục cho hàng đặc thù sẽ đưa chúng ta đến khâu cuối cùng thủ tục tại cảng đến.

 Gửi hàng đặc thù? Xem ngay danh mục dịch vụ vận tải của PTN để biết thêm thông tin

Thủ tục đầu nhập – Khâu cuối trong thủ tục gửi hàng bằng máy bay

Hành trình của lô hàng không kết thúc khi máy bay hạ cánh. Khâu thủ tục tại đầu nhập khẩu cũng quan trọng không kém để bạn có thể nhận hàng về tay một cách hợp pháp và nhanh chóng.

Chuẩn bị nhận hàng

Sự chuẩn bị tốt là chìa khóa để nhận hàng nhanh chóng. Trong khi dùng mã để tracking vận đơn hàng không, bạn cần nhận bộ chứng từ gốc từ người gửi.

Vậy, thông báo hàng đến (Arrival Notice) là gì? Đây là văn bản hãng bay hoặc đại lý gửi cho bạn để xác nhận hàng đã đến và cung cấp thông tin cần thiết để bạn làm tiếp thủ tục gửi hàng bằng máy bay ở đầu nhập. Việc chuẩn bị chứng từ sớm sẽ giúp toàn bộ quá trình thủ tục phía nhận hàng diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều.

Thực hiện thủ tục nhận hàng tại sân bay

Khi hàng đã đến, bạn cần tiến hành thủ tục hải quan nhập khẩu hàng không. Sau khi tờ khai được thông quan, bạn phải hoàn tất nghĩa vụ nộp các loại thuế phí khi nhập hàng máy bay.

Bước tiếp theo là thực hiện quy trình lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng hàng không. Có được D/O trong tay, phần nhận hàng mới có thể tiếp tục. Hoàn thành bước này là phần lớn thủ tục gửi hàng bằng máy bay tại đầu nhập đã xong.

Hỗ trợ thủ tục đầu nhập từ PTN Logistics

Nếu bạn không chắc chắn về cách nhận hàng tại sân bay, PTN Logistics sẽ hỗ trợ bạn với dịch vụ đại lý hải quan đầu nhập. Chúng tôi không chỉ hỗ trợ xuất khẩu mà còn thay mặt bạn hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế phí và thủ tục tại cảng đến. Hãy để đội ngũ của chúng tôi lo liệu để thủ tục gửi hàng bằng máy bay không còn là gánh nặng, đảm bảo bạn nhận hàng tại Việt Nam một cách suôn sẻ nhất.

Hoàn tất thủ tục đầu nhập là bạn đã khép lại thành công toàn bộ quy trình gửi và nhận hàng bằng đường hàng không.

Bạn muốn hiểu sâu hơn về xu hướng logistics? Hãy tham khảo ngay bài viết về ngành vận tải hàng không

Tóm lại, để hoàn tất thủ tục gửi hàng bằng máy bay, bạn cần nắm vững bốn khâu chính: chuẩn bị chứng từ chính xác, tuân thủ quy trình thông quan, đáp ứng yêu cầu cho hàng đặc thù và hoàn tất thủ tục tại đầu nhập khẩu. Mỗi giai đoạn đều có những quy định riêng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Trên hành trình phức tạp này, PTN Logistics tự hào là đối tác đồng hành, giúp bạn đơn giản hóa mọi quy trình và đảm bảo lô hàng được vận chuyển suôn sẻ.

Có lô hàng cần hỗ trợ? Liên hệ PTN Logistics ngay để được tư vấn nhanh chóng.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)