Mẫu booking hãng tàu là gì? Cấu trúc mẫu booking hãng tàu

Mẫu booking hãng tàu, hay còn gọi là booking note, là chứng từ quan trọng xác nhận việc giữ chỗ cho lô hàng xuất khẩu. Hiểu rõ các thông tin trên mẫu này giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch đóng hàng. Cùng PTN Logistics tìm hiểu để nắm vững quy trình xử lý booking và hạn chế tối đa các sai sót chứng từ về sau.

Tổng quan về booking trong vận tải biển

Hiểu rõ bản chất và quy trình dòng chảy của chứng từ này là bước đầu tiên để doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chuỗi cung ứng. Việc tiếp cận đúng mẫu booking hãng tàu ngay từ đầu giúp hạn chế tối đa các tranh chấp về sau.

Booking hãng tàu là gì?

Booking hãng tàu, hay còn được gọi phổ biến trong ngành là booking note. Đây là chứng từ xác nhận việc chủ hàng hoặc đơn vị vận chuyển đã đăng ký thành công vị trí cho hàng hóa trên một chuyến tàu cụ thể.

Khi hãng tàu phát hành mẫu booking hãng tàu, đồng nghĩa với việc họ cam kết giữ chỗ (xác nhận đặt chỗ) cho lô hàng đó.

Về mặt bản chất, nó đóng vai trò như một hợp đồng vận chuyển sơ bộ. Nó ghi nhận các thông tin cơ bản về hàng hóa, lịch trình và các yêu cầu đặc biệt trước khi Vận đơn chính thức được phát hành.

Mới bắt đầu làm xuất nhập khẩu? Nhận tư vấn quy trình booking từ A-Z tại PTN Logistics.

Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng mẫu booking?

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần sử dụng mẫu booking hãng tàu ngay sau khi ký kết hợp đồng thương mại và xác định được thời gian hàng hóa sẵn sàng. Quy trình thường bắt đầu bằng việc gửi request booking đến hãng tàu hoặc đại lý vận tải.

Việc có được mẫu booking sớm là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp lên kế hoạch đóng hàng. Đặc biệt trong các mùa cao điểm khi giá cước biển biến động mạnh.

Nếu không có mẫu booking hãng tàu trong tay, doanh nghiệp không thể thực hiện các bước tiếp theo. Chẳng hạn như lấy vỏ container hay kéo hàng ra cảng.

Ai là người lập và gửi booking?

Thông thường, trách nhiệm lập và gửi yêu cầu để nhận mẫu booking hãng tàu thuộc về bộ phận xuất nhập khẩu của chủ hàng hoặc công ty dịch vụ logistics.

Đối với các doanh nghiệp lớn có hợp đồng trực tiếp, nhân viên sẽ book trực tiếp với shipping line. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ ủy thác cho forwarder thực hiện việc này.

Forwarder sẽ thay mặt chủ hàng liên hệ hãng tàu, điền thông tin vào mẫu booking và gửi lại xác nhận cho khách hàng. Việc này giúp chủ hàng tận dụng được kinh nghiệm xử lý sự cố của Forwarder.

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ vận tải đường biển trọn gói tại PTN Logistics

Cấu trúc chuẩn của một mẫu booking hãng tàu

Mặc dù mỗi hãng vận tải sẽ có thiết kế form khác nhau, nhưng một mẫu booking hãng tàu chuẩn quốc tế bắt buộc phải đảm bảo đầy đủ các nhóm thông tin cốt lõi dưới đây để có giá trị thực thi.

Thông tin shipper – consignee – notify

Trên bất kỳ mẫu booking hãng tàu nào, phần thông tin về Shipper (Người gửi), Consignee (Người nhận) và Notify Party (Bên được thông báo) luôn được đặt ở vị trí dễ thấy nhất.

Đây là dữ liệu gốc để khởi tạo vận đơn (Bill of Lading) sau này. Doanh nghiệp cần điền chính xác tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế (nếu cần) vào mẫu booking hãng tàu. Sai sót tại mục này thường dẫn đến việc không thể nhận lệnh giao hàng (D/O) tại cảng đến.

Đặc biệt, thông tin trên mẫu booking hãng tàu phải khớp hoàn toàn với hợp đồng ngoại thương và L/C (nếu thanh toán qua tín dụng thư).

Thông tin hàng hóa (commodity, HS code, DG nếu có)

Mục mô tả hàng hóa yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về tên hàng (commodity), số lượng kiện và trọng lượng dự kiến.

Đặc biệt, mã HS Code là thông tin bắt buộc phải khai báo trên mẫu booking hãng tàu tại nhiều quốc gia để phục vụ việc kiểm soát an ninh và thuế quan. Đối với hàng nguy hiểm, phải đi kèm với bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (msds) và phân nhóm UN/Class cụ thể.

Việc khai báo gian dối hoặc thiếu thông tin hàng hóa trên mẫu booking có thể dẫn đến việc hãng tàu từ chối nhận hàng ngay tại cảng.

Bạn cần đi hàng Lẻ hay nguyên Cont? Nhận báo giá cước biển tối ưu cho từng loại hàng trong 5 phút.

Thông tin vận chuyển

Phần thông tin vận chuyển trên mẫu booking hãng tàu xác định lộ trình cụ thể của lô hàng. Các trường thông tin bắt buộc bao gồm:

• Cảng đi (POL)
• Cảng đến (POD)
• Ngày tàu chạy dự kiến (etd)
• Ngày tàu đến dự kiến (eta)

Ngoài ra, tên tàu và số chuyến cũng được ghi rõ trên mẫu booking hãng tàu để chủ hàng tiện theo dõi (tracking).

Doanh nghiệp cần kiểm tra xem chuyển tải (transshipment) hay đi thẳng (direct) để dự tính thời gian transit time chính xác. Sai sót về cảng đến trên mẫu booking hãng tàu là lỗi nghiêm trọng nhất và tốn kém nhất để khắc phục.

Thông tin container và trọng lượng

Trên mẫu booking hãng tàu, hãng vận tải sẽ cấp phát số lượng và loại container cụ thể theo yêu cầu của chủ hàng. Ví dụ như container 20dc hoặc container 40hc.

Sau khi đóng hàng, chủ hàng cần cập nhật số container và số seal (niêm chì) chính xác. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để thực hiện khai báo xác nhận khối lượng toàn bộ (vgm).

Nếu trọng lượng thực tế vượt quá mức đăng ký trên mẫu booking, container có thể bị từ chối xếp lên tàu. Do đó, việc tính toán tải trọng ngay từ khi điền mẫu booking hãng tàu là cực kỳ quan trọng.

Điều kiện cước và điều kiện thanh toán

Mục này thể hiện rõ thỏa thuận về ocean freight (cước biển) là trả trước (Freight Prepaid) hay trả sau (Freight Collect).

Bên cạnh đó, các thông tin về địa điểm hạ container và thời gian cắt máng (closing time) cũng được quy định rõ trên mẫu booking hãng tàu. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mốc closing time. Nếu hạ bãi trễ hơn giờ này, hàng sẽ bị rớt tàu.

Mọi điều khoản phụ thu (surcharges) cũng nên được kiểm tra kỹ lưỡng xem có hiển thị đầy đủ hay không. Việc đọc hiểu chính xác các trường thông tin trên mẫu booking hãng tàu giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót khi lập shipping instruction và tránh các chi phí phát sinh không đáng có.

Khám phá: Hướng dẫn lấy booking từ hãng tàu chi tiết

Các loại mẫu booking hãng tàu phổ biến hiện nay

Tùy thuộc vào tính chất hàng hóa và phương thức vận chuyển, mẫu booking hãng tàu được phân chia thành các dạng đặc thù khác nhau để phục vụ quy trình khai thác.

Mẫu booking FCL

Đây là mẫu booking hãng tàu dành cho hàng nguyên container (Full Container Load). Đặc điểm của loại này là có tích hợp thông tin cấp rỗng, cho phép chủ hàng sử dụng làm lệnh cấp container rỗng để tài xế đi lấy vỏ tại bãi (Depot).

Sau khi hãng tàu duyệt chỗ, họ sẽ gửi booking confirmation FCL. Trên mẫu booking hãng tàu loại FCL, các thông tin về số lượng container và loại container (20DC, 40DC, 40HC) là quan trọng nhất.

Chủ hàng chịu trách nhiệm đóng hàng và kẹp chì trước khi hạ về bãi chờ xuất.

Mẫu booking LCL

Khác với FCL, mẫu booking hãng tàu dành cho hàng lẻ (Less than Container Load) không có lệnh cấp vỏ container. Thay vào đó, mẫu booking LCL chỉ định rõ địa điểm kho CFS (Container Freight Station) để chủ hàng chở hàng đến.

Người gom hàng (Consolidator) sẽ dựa trên mẫu booking này để tiếp nhận hàng hóa và đóng ghép vào container chung. Thông tin quan trọng nhất  là số khối (CBM) và kích thước kiện hàng.

Doanh nghiệp cần cung cấp chính xác kích thước để đơn vị vận chuyển tính cước trên mẫu booking hãng tàu.

Mẫu booking hàng nguy hiểm (DG)

Mẫu booking hãng tàu cho hàng DG (Dangerous Goods) có quy trình phê duyệt phức tạp hơn nhiều so với hàng thường.

Ngoài các thông tin cơ bản, còn yêu cầu khai báo chi tiết mã UN, Class và nhóm đóng gói (Packing Group).

Hãng tàu cần kiểm tra mẫu booking hãng tàu DG kỹ để sắp xếp chỗ trên tàu tại các vị trí an toàn, tách biệt với các container khác. Nếu thông tin trên mẫu không khớp với nhãn dán thực tế trên container, cảng sẽ từ chối tiếp nhận và phạt rất nặng.

Mẫu booking reefer

Đối với hàng lạnh, mẫu booking hãng tàu (Reefer Booking) đòi hỏi các thông số kỹ thuật đặc biệt về nhiệt độ, độ thông gió (Ventilation) và độ ẩm.

Trên mẫu booking dành cho reefer container, chủ hàng phải ghi rõ nhiệt độ cài đặt (ví dụ: +5 độ C hay -18 độ C). Sai sót một con số nhỏ cũng có thể làm hỏng toàn bộ lô hàng giá trị cao.

Kỹ thuật viên sẽ dựa hoàn toàn vào thông số trên mẫu booking để thiết lập container trước khi cấp cho khách hàng. Lựa chọn đúng loại mẫu booking hãng tàu giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tiết kiệm chi phí logistics.

Đừng để thủ tục booking làm khó bạn. Gửi thông tin lô hàng, nhận phương án xử lý ngay lập tức.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng mẫu booking hãng tàu

Dưới đây là các sai sót thường gặp khi xử lý mẫu booking hãng tàu khiến doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro tài chính và gián đoạn chuỗi cung ứng.

Sai thông tin cảng

Một trong những lỗi lớn nhất là khai sai tên cảng, đặc biệt là các cảng có tên gọi gần giống nhau hoặc cùng tên nhưng khác quốc gia.

Việc sai mã cảng trên mẫu booking hãng tàu dẫn đến hàng bị chuyển sai tuyến. Lúc này, doanh nghiệp phải thực hiện amend booking (sửa booking) hoặc xin chuyển hướng (COD). Nếu tàu đã chạy, phí sửa bill và chi phí vận chuyển lại cực kỳ đắt đỏ.

Ngoài ra, sai sót này còn gây ra tình trạng delay tàu. Từ đó làm lỡ kế hoạch sản xuất kinh doanh của đối tác nhập khẩu.

Khai sai loại container

Việc chọn sai loại container so với nhu cầu thực tế diễn ra khá phổ biến.

Ví dụ, trên mẫu booking hãng tàu request container 40DC nhưng xe kéo lại mang về container 40HC, hoặc hàng quá khổ nhưng lại book container thường. Hậu quả là cảng từ chối cho hạ bãi, dẫn đến việc hàng bị rớt tàu.

Khi đó, doanh nghiệp phải chịu phí lưu bãi, phí chạy điện (nếu là hàng lạnh) và chi phí làm lại dịch vụ khai báo hải quan. Kiểm tra kỹ loại thiết bị trên mẫu booking hãng tàu trước khi lấy vỏ là quy tắc bắt buộc.

Xem ngay: Hiệp hội cảng biển Việt Nam là gì và có vai trò như thế nào?

PTN Logistics cung cấp giải pháp booking vận tải biển uy tín

Thay vì tự mình đối mặt với rủi ro sai sót chứng từ hay áp lực thiếu chỗ trên tàu, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chuỗi cung ứng bằng cách hợp tác với đơn vị Forwarder chuyên nghiệp. PTN Logistics mang đến giải pháp vận chuyển toàn diện, đảm bảo an toàn hàng hóa và hiệu quả chi phí tối đa.

Mạng lưới đối tác chiến lược, cam kết giữ chỗ mùa cao điểm

PTN Logistics hiện đang sở hữu các hợp đồng vận chuyển trực tiếp với hệ thống hãng tàu quốc tế lớn như Maersk, CMA CGM, COSCO hay ONE. Lợi thế cạnh tranh này giúp PTN đảm bảo khả năng cung ứng mẫu booking hãng tàu ổn định. Đồng thời cam kết giữ chỗ ngay cả trong các giai đoạn cao điểm khi thị trường khan hiếm tải.

Dù là lô hàng nguyên container (FCL) hay hàng lẻ (LCL), doanh nghiệp luôn nhận được phương án giá cước (Ocean Freight) cạnh tranh nhất.

Quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa giúp khách hàng nhận được mẫu booking hãng tàu nhanh chóng, chính xác tuyệt đối về lịch trình tàu chạy (ETD/ETA) và loại thiết bị container. Nhờ đó loại bỏ nguy cơ rớt hàng do thiếu vỏ rỗng hoặc tình trạng overbooking từ phía đơn vị vận tải.

Đội ngũ nhân sự thực chiến, kiểm soát chặt chẽ rủi ro chứng từ

Bên cạnh ưu thế về cước phí, đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm thực chiến chính là giá trị cốt lõi tại PTN Logistics. Các chuyên viên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát tỉ mỉ từng trường thông tin trên mẫu booking hãng tàu trước khi phát hành Shipping Instruction (SI).

PTN chủ động tư vấn mã HS Code, kiểm tra tính hợp lệ của MSDS đối với hàng nguy hiểm để đảm bảo dữ liệu khớp hoàn toàn với mẫu booking hãng tàu đã đăng ký.

Trong trường hợp phát sinh các thay đổi về lịch trình sản xuất hoặc nhu cầu sửa đổi cảng đích (COD), PTN Logistics sẽ thay mặt chủ hàng làm việc trực tiếp với hãng vận tải để điều chỉnh kịp thời.

Tóm lại, mẫu booking hãng tàu đóng vai trò nền tảng để khởi tạo vận đơn và đảm bảo lịch trình vận chuyển thông suốt cho hàng hóa. Việc kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên chứng từ này là bắt buộc. Liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ giữ chỗ mùa cao điểm và tư vấn giải pháp cước vận tải tối ưu nhất.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến mẫu booking hãng tàu