Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không cho DN

Để thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không một cách nhanh chóng và hiệu quả, việc nắm rõ các bước là yêu cầu tiên quyết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ khâu chuẩn bị chứng từ, làm việc với hãng bay, cho đến khi hoàn tất thủ tục hải quan và tối ưu chi phí. Hãy cùng PTN Logistics khám phá ngay nhé!

Tìm hiểu thêm các dịch vụ logistics của PTN Logistics!

Giới thiệu chung về nhập khẩu bằng đường hàng không

Trước khi đi sâu vào quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, việc nắm vững các khái niệm nền tảng là vô cùng quan trọng. Hãy cùng tìm hiểu tổng quan về nhập khẩu hàng không, những lợi ích vượt trội của phương thức này và các bên tham gia chính để thực hiện một lô hàng thành công.

Tổng quan về vận chuyển hàng không trong chuỗi cung ứng

Về cơ bản, đây là hình thức vận chuyển hàng hóa từ một quốc giá khác về Việt Nam thông qua máy bay chuyên dụng. Trong bối cảnh thương mại toàn cầu, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đóng vai trò là một mắt xích không thể thiếu, đặc biệt quan trọng trong chuỗi cung ứng logistics hiện đại.

Phương thức vận chuyển hàng không quốc tế này cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với các biến động thị trường, đảm bảo dòng chuyển hàng hóa luôn thông suốt hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu khắt khe.

Lợi ích của nhập khẩu bằng đường hàng không

Ưu điểm lớn nhất chính là tốc độ vượt trội, giúp rút ngắn đáng kể thời gian vận chuyển (Transit time) so với đường biển. Độ an toàn và tin cậy cao cũng là yếu tố then chốt, đặc biệt với các lô hàng hóa giá trị cao hoặc nhạy cảm về thời gian.

Dù cước hàng không (Air Freight) thường cao hơn, việc áp dụng quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa việc quản lý kho bãi và tiếp cận thị trường toàn cầu linh hoạt, biến chi phí thành lợi thế cạnh tranh. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chọn quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

>>Xem thêm: Dịch vụ vận tải hàng không – nhanh chóng, an toàn, đúng tiến độ.

Các bên chính trong một lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

Để một lô hàng di chuyển thuận lợi, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan. Bao gồm:

• Người nhập khẩu (Importer/Consignee): là người nhận hàng
• Người xuất khẩu (Exporter/Shipper): là người gửi hàng.
• Đơn vị Giao nhận Vận tải (Freight Forwarder): Đóng vai trò tổ chứ
• Hãng hàng không (Airline): Là bên trực tiếp vận chuyển.
• Cơ quan Hải quan (Customs): giám sát toàn bộ quá trình.

Tất cả thông tin quan trọng về lô hàng sẽ được thể hiện trên vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB). Hiểu rõ vai trò của từng bên là bước đầu tiên để làm chủ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

>>Khám phá đầy đủ: Dịch vụ vận tải PTN – Xương sống của chuỗi cung ứng hiện đại

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chi tiết

Sau đây là lộ trình chi tiết giúp bạn hình dung rõ ràng toàn bộ các bước cần thực hiện.

Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Bước khởi đầu cho mọi lô hàng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là việc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng.

• Tiếp nhận booking hoặc thông tin lô hàng từ khách hàng (PO, invoice, packing list…).
• Xác định sân bay đến, thời gian dự kiến, loại hàng, trọng lượng và thể tích.

Bước 2: Phối hợp với đại lý nước ngoài / shipper

Sau khi đã xác nhận yêu cầu, việc kết nối với đại lý tại nước ngoài hoặc trực tiếp với người gửi hàng (shipper) là bước đi tiếp theo:

• Liên hệ xác nhận lịch bay, cut-off.
• Yêu cầu cung cấp Pre-alert (HAWB, commercial invoice, packing list, manifest, arrival notice…).
• Kiểm tra thông tin lô hàng và lịch trình ETA.
• Tiến hành thủ tục xuất khẩu ( tùy theo điều kiện vận chuyển)

Bước 3: Theo dõi hành trình và cập nhật ETA

Với đặc thù tốc độ của vận tải hàng không, việc giám sát chặt chẽ hành trình bay là vô cùng quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

• Theo dõi mã chuyến bay.
• Cập nhật ETA và thông tin giao nhận cho khách hàng.

Bước 4: Nhận chứng từ từ đại lý / shipper

Khi lô hàng đã khởi hành, tiếp theo sẽ tiến hành nhận bộ chứng từ gốc và đầy đủ từ phái địa lý hoặc shipper. Bộ chứng từ gồm:

• MAWB
• HAWB (House Air Waybill) nếu có
• Commercial Invoice
• Packing List
• Certificate of Origin (nếu có)
• Giấy kiểm dịch / kiểm tra chất lượng (nếu cần)

Bước 5: Khai báo hải quan

Đây là bước nghiệp vụ cốt lõi để hàng hóa được phép nhập khẩu vào Việt Nam.

• Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan: Invoice, Packing List, HAWB, C/O, các giấy tờ khác liên quan.
• Nhận thông báo hàng đến từ kho
• Khai tờ khai trên hệ thống VNACCS.
• Chờ phân luồng tờ khai (xanh, vàng, đỏ).

Bước 6: Nộp thuế nhập khẩu

Nghĩa vụ tài chính với nhà nước là một phần không thể thiếu trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không:

• Hệ thống tự động tính thuế (thuế nhập khẩu, thuế VAT…).
• Nộp thuế và lưu biên lai.

Bước 7: Làm thủ tục thông quan

Dựa trên kết quả phân luồng, các bước thông quan cụ thể sẽ được tiến hành:

• Luồng xanh: tự động thông quan.
• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy.
• Luồng đỏ: kiểm hóa thực tế hàng hóa.

Bước 8: Nhận hàng tại sân bay

Khi lô hàng đã được thông quan sẽ tiến hành nhận Lệnh giao hàng (D/O) từ hãng hàng không hoặc đại lý được ủy quyền. Sau khi thanh toán các chi phí địa phương (local charges) tại kho hàng không, đội ngũ hiện trường sẽ làm các thủ tục cần thiết để lấy hàng ra khỏi kho một cách nhanh chóng, đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn và nguyên vẹn.

Bước 9: Giao hàng cho khách hàng

Sau khi hàng được lấy ra khỏi sân bay, hành động tiếp theo sẽ là:

• Vận chuyển hàng đến địa điểm của khách hàng.
• Bàn giao biên bản giao hàng, hình ảnh (nếu có).

Bước 10: Hoàn thiện hồ sơ & lưu trữ

Bước cuối cùng là tổng kết toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

• Tổng hợp chứng từ hoàn chỉnh.
• Xuất hóa đơn dịch vụ và gửi báo cáo cho khách hàng.
• Lưu hồ sơ nội bộ.

Các yếu tố ảnh hưởng và rủi ro thường gặp trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Hiểu rõ các biến số và rủi ro tiềm ẩn là yếu tố then chốt để chủ động kiểm soát và tối ưu hóa lô hàng của bạn.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và thời gian

Tổng chi phí logistics khi nhập khẩu không chỉ có cước vận chuyển. Cách tính cước vận tải hàng không phụ thuộc vào Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight), tức so sánh giữa trọng lượng thực và thể tích để chọn ra số lớn hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần dự trù các loại phụ phí (Surcharges) như phí nhiên liệu, an ninh và Phí xử lý hàng hóa tại sân bay (Terminal Handling Charge – THC). Yếu tố mùa vụ (cao điểm lễ, Tết) cũng đẩy giá cước tăng cao, ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Rủi ro về chứng từ và tuân thủ chính sách

Sai sót chứng từ là rủi ro gây trì trệ và tốn kém nhất trong quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không. Chỉ một lỗi nhỏ về thông tin, khai báo sai trị giá, hoặc áp sai mã HS (HS Code) có thể dẫn đến việc tờ khai bị bác bỏ, phát sinh chi phí và kéo dài thời gian thông quan.

Thiếu giấy phép hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành còn có thể khiến lô hàng bị tạm giữ. Việc này làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, do đó, khâu kiểm tra chứng từ phải được ưu tiên hàng đầu trong toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Rủi ro trong quá trình vận hành

Ngay cả khi chứng từ hoàn hảo, các rủi ro trong vận chuyển quốc tế vẫn có thể xảy ra.

• Hư hỏng, mất mát hàng hóa dù ít gặp ở đường hàng không nhưng không phải là không thể
• Nghiêm trọng hơn là tình trạng chậm trễ hoặc hủy chuyến bay do thời tiết, sự cố kỹ thuật, làm phá vỡ kế hoạch kinh doanh của bạn.
• Mỗi ngày chậm trễ tại cảng đều có thể làm phát sinh Phí lưu kho tại sân bay (Storage fee) rất cao.

Do đó, khi nhập khẩu bằng đường hàng không, cần có kế hoạch dự phòng cho những rủi ro này của quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Tìm hiểu thêm các bài viết chuyên sâu do PTN Logistics biên tập tại Danh mục Dịch vụ vận tải để cập nhật kiến thức logistics mới nhất.

Lưu ý quan trọng để nhập khẩu bằng đường hàng không hiệu quả

Để quy trình vận hành trơn tru và tối ưu, việc áp dụng các lưu ý sau đâu là vô cùng cần thiết

Luôn kiểm tra kỹ chứng từ trước khi hàng bay

Đây là nguyên tắc vàng giúp ngăn chặn phần lớn các vấn đề phát sinh. Một sai sót nhỏ trên invoice, packing list hay C/O có thể khiến lô hàng bị giữ lại tại hải quan, không chỉ gây chậm trễ mà còn dẫn đến phí lưu kho tại sân bay (Storage fee) tốn kém.

Việc rà soát kỹ lưỡng và đối chiếu thông tin giữa các chứng từ là bước đi khôn ngoan, đảm bảo quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của bạn không gặp phải trở ngại không đáng có.

Am hiểu về hàng hóa của mình

Am hiểu về hàng hóa của mình là yêu cầu bắt buộc. Bạn cần biết chính xác đặc tính, yêu cầu bảo quản và liệu hàng của mình có thuộc danh mục hàng nguy hiểm (Dangerous Goods – DG) hay không. Thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến quy cách đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn IATA và các thủ tục khai báo cần thiết.

Sự chủ động này giúp bạn cung cấp thông tin chính xác cho đối tác vận chuyển, làm cho quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không diễn ra an toàn và đúng luật.

Mua bảo hiểm hàng hóa

Đừng bỏ qua việc mua bảo hiểm hàng hóa. Mặc dù vận tải hàng không có độ an toàn cao, các Rủi ro trong vận chuyển quốc tế như mất mát, hư hỏng, hoặc các sự cố bất khả kháng vẫn có thể xảy ra.

Bảo hiểm hàng hóa đường hàng không hoạt động như một tấm lá chắn tài chính, giúp bạn bảo vệ giá trị đầu tư của mình trước những tình huống không lường trước được. Mức phí bảo hiểm thường không đáng kể so với giá trị lô hàng nhưng mang lại sự an tâm tuyệt đối.

Lựa chọn đối tác Logistics (Freight Forwarder) uy tín

Lựa chọn đối tác Logistics (Freight Forwarder) uy tín chính là chìa khóa thành công. Một công ty giao nhận chuyên nghiệp không chỉ cung cấp cước vận tải cạnh tranh mà còn đóng vai trò là nhà tư vấn, giúp bạn rà soát chứng từ, tư vấn thủ tục, và xử lý các vấn đề phát sinh.

Họ là người đồng hành, giúp bạn thực thi toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa rủi ro.

Hiểu rõ vai trò của Các tổ chức vận tải hàng không quốc tế để khai thác tối đa lợi thế nhập khẩu hàng hóa.

PTN Logistics: Đối tác tin cậy cho mọi lô hàng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Việc lựa chọn một đối tác đáng tin cậy không chỉ là một lưu ý, mà là một chiến lược đầu tư thông minh.

Đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian tối đa

Thay vì phải tự mình xử lý từng bước phức tạp, PTN Logistics cung cấp Dịch vụ logistics trọn gói, thay bạn đảm nhận toàn bộ công việc từ khâu lấy hàng, làm thủ tục hải quan hai đầu, cho đến khi giao hàng tận nơi.

Chúng tôi biến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không vốn nhiều công đoạn trở nên đơn giản và liền mạch. Nhờ vậy, bạn có thể tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn lực, tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình mà không cần phải bận tâm đến các thủ tục hậu cần.

Hạn chế rủi ro, đảm bảo an toàn

Với đội ngũ am hiểu sâu sắc chính sách và quy định, chúng tôi chủ động nhận diện và ngăn chặn các rủi ro trước khi chúng xảy ra. Dịch vụ tư vấn thủ tục nhập khẩu chuyên sâu của PTN Logistics đảm bảo bộ chứng từ của bạn luôn hợp lệ, mã HS được áp chính xác, và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành được đáp ứng đầy đủ.

Chúng tôi đồng hành cùng bạn để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và sự tuân thủ pháp luật trong suốt quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, giúp bạn an tâm tuyệt đối.

Tối ưu chi phí với báo gia minh bạch

Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu chi phí thông qua việc cung cấp Báo giá dịch vụ logistics chi tiết và minh bạch. Mọi khoản phí, từ cước vận chuyển, thuế, đến các phụ phí liên quan đều được liệt kê rõ ràng, không có chi phí ẩn.

Sự minh bạch này không chỉ giúp bạn dễ dàng dự toán ngân sách mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của chúng tôi. PTN Logistics luôn nỗ lực để tối ưu hóa quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, mang lại cho bạn mức giá cạnh tranh nhất thị trường.

Sẵn sàng cho lô hàng tiếp theo? Yêu cầu báo giá nhập khẩu door-to-door từ PTN Logistics chỉ trong vài phút!

Việc nắm rõ quy trình nhập khẩu hàng không là bước đầu tiên để chủ động trong mọi lô hàng. Tuy nhiên, mỗi mặt hàng, mỗi thị trường đều có những yêu cầu riêng biệt. Đừng để những thắc mắc về thủ tục làm chậm trễ kế hoạch của bạn. Hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của PTN Logistics ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho lô hàng của bạn.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không