Chi tiết các giai đoạn của quy trình vận tải đường biển XNK

Quy trình vận tải đường biển là một chuỗi nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chính xác giữa nhiều bên liên quan. PTN Logistics sẽ hệ thống hóa toàn bộ 14 bước cốt lõi. Từ giai đoạn chuẩn bị chứng từ, xử lý tại cảng xuất, theo dõi trên biển, cho đến khi hoàn tất thủ tục tại cảng nhập khẩu. Đây là hướng dẫn cần thiết cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để nắm bắt rõ từng khâu. Hãy cùng khám phá ngay!

Khám phá ngay dịch vụ vận tải trọn gói của PTN Logistics để tối ưu chi phí và hiệu quả vận chuyển.

Tầm quan trọng của quy trình vận tải đường biển trong thương mại quốc tế

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu, vận tải đường biển không chỉ là một phương thức vận chuyển, mà chính là huyết mạch kết nối các nền kinh tế, và việc am hiểu nó là lợi thế cạnh tranh của mọi doanh nghiệp.

Lợi ích của việc hiểu rõ quy trình vận tải đường biển

Việc am hiểu tường tận quy trình vận tải đường biển đóng vai trò then chốt. Trực tiếp quyết định hiệu quả của vận chuyển quốc tế bằng đường biển.

✅Chủ động lập kế hoạch: Giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình vận chuyển rõ ràng. Từ đó, dự đoán trước các bước cần thực hiện.

✅Tối ưu và dự toán chi phí: Nắm vững các loại phí và phụ phí giúp doanh nghiệp dự toán ngân sách chính xác.

✅Giảm thiểu rủi ro: Hiểu rõ các yêu cầu về chứng từ, hải quan và đóng gói, giúp giảm thiểu rủi ro bị giữ hàng, phạt hoặc phát sinh các vấn đề không mong muốn.

✅Kiểm soát toàn diện lô hàng: Doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi và đưa ra quyết định kịp thời trong suốt quá trình vận chuyển.

✅Nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu: Một quy trình vận chuyển suôn sẻ giúp đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả, giao hàng đúng hẹn và nâng cao uy tín với đối tác.

Giới thiệu sơ lược các bên liên quan chính đến quy trình vận tải đường biển

Một quy trình vận tải đường biển hoàn chỉnh là sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều bên liên quan trong ngành logistics quốc tế:

✅Các bên chính bao gồm: Người gửi hàng, Người nhận hàng, Hãng tàu , và Cơ quan Hải quan.

✅Đứng ở trung tâm điều phối và kết nối các mắt xích này là các nhà cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp.

✅Mỗi bên có một chức năng và trách nhiệm riêng. Tạo nên một chuỗi cung ứng toàn cầu liền mạch và không thể tách rời.

Vai trò của PTN Logistics trong việc đơn giản hóa quy trình vận tải đường biển

PTN Logistics không chỉ tham gia với tư cách một nhà cung cấp dịch vụ. Mà là một đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình vận tải đường biển. Chúng tôi đảm nhận vai trò trung tâm, thực hiện việc kết nối giữa doanh nghiệp và các bên liên quan.

Mục tiêu của chúng tôi là tối ưu hóa chuỗi vận chuyển hàng hóa. Sự đồng hành của PTN sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong vận tải. Biến quy trình vận tải đường biển phức tạp trở thành một lộ trình rõ ràng và hiệu quả.

Giai đoạn 1: Trước khi hàng hóa ra cảng (Pre-Shipment)

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn nền tảng này chính là yếu tố quyết định sự thành công và trôi chảy của toàn bộ hành trình vận chuyển sau đó.

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Quy trình vận tải đường biển được khởi đầu dựa trên nền tảng pháp lý là hợp đồng ngoại thương (Sales Contract). Văn bản này không chỉ xác định giá cả, hàng hóa mà còn phải quy định rõ điều kiện giao hàng (Incoterms 2020), trách nhiệm của bên mua và bán.

Bước 2: Liên hệ Freight Forwarder và lấy báo giá cước biển (Ocean Freight Quotation)

Sau khi có hợp đồng, doanh nghiệp cần liên hệ với một công ty giao nhận uy tín để yêu cầu báo giá cước vận chuyển đường biển. Báo giá này sẽ bao gồm cước biển (Ocean Freight), các phụ phí tại cảng (Local Charges) và lịch trình tàu chạy.

Đây là bước quan trọng trong quy trình vận tải đường biển để tiến hành phân tích chi phí và thời gian vận chuyển. Từ đó lựa chọn phương án tối ưu nhất phù hợp với doanh nghiệp.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói (Cargo Preparation & Packing)

Việc chuẩn bị và đóng gói hàng hóa đúng quy cách là một bước quan trọng để đảm bảo an toàn cho lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển của quy trình vận tải đường biển.

Dưới đây là các bước chính cần thực hiện:

↪️Chuẩn bị và kiểm đếm: Hàng hóa cần được kiểm đếm số lượng cẩn thận và chuẩn bị sẵn sàng trước khi tiến hành đóng gói.

↪️Đóng gói theo tiêu chuẩn: Thực hiện việc đóng gói hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn vận tải đường biển.

↪️Lập bảng kê đóng gói: Toàn bộ thông tin chi tiết về cách thức đóng gói, số lượng, trọng lượng của từng kiện hàng sẽ được ghi rõ trên Bảng kê đóng gói (Packing List).

Bước 4: Chuẩn bị chứng từ cho quy trình vận tải đường biển

Việc hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc. Hai trong số các chứng từ cốt lõi ở giai đoạn này là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và bảng kê đóng gói (Packing List). Thông tin trên các chứng từ này phải hoàn toàn khớp với hợp đồng và tình trạng thực tế của hàng hóa. Sự chính xác và logic của bộ giấy tờ này là nền tảng để thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình vận tải đường biển.

PTN Logistics đồng hành cùng bạn trong giai đoạn chuẩn bị

Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn ngay từ những bước đi đầu tiên.

↪️Tư vấn cước và lịch trình: Cung cấp các tùy chọn báo giá cước biển từ nhiều hãng tàu, phân tích ưu/nhược điểm về chi phí, thời gian vận chuyển và độ tin cậy của mỗi lựa chọn.

↪️Tư vấn đóng gói: Hướng dẫn các tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa đường biển để đảm bảo an toàn và tránh phát sinh chi phí không đáng có.

↪️Hỗ trợ chứng từ: Rà soát các chứng từ ban đầu như Commercial Invoice, Packing List để đảm bảo thông tin chính xác làm nền tảng thuận lợi cho các bước sau.

Hoàn tất chu đáo giai đoạn này trong quy trình vận tải đường biển sẽ giúp doanh nghiệp tự tin bước vào các khâu xử lý nghiệp vụ phức tạp hơn tại cảng.

Tìm hiểu chi tiết dịch vụ vận tải đường biển của PTN Logistics – Giải pháp tối ưu cho mọi tuyến hàng hải quốc tế.

Giai đoạn 2: Xử lý hàng hóa tại cảng xuất (Port of loading)

Sau khi hoàn tất khâu chuẩn bị, hàng hóa chính thức bước vào giai đoạn xử lý nghiệp vụ tại cảng xuất.

Bước 5: Đặt chỗ với hãng tàu (Booking Confirmation)

Sau khi đã chọn được đơn vị vận chuyển, bước tiếp theo trong quy trình là tiến hành đặt chỗ (booking) với hãng tàu.

🔴Thực hiện Booking: Freight Forwarder (FWD) sẽ thay mặt bạn làm việc với hãng tàu để giữ chỗ trên một chuyến tàu cụ thể theo yêu cầu.

🔴Nhận xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation): Khi yêu cầu được chấp thuận, hãng tàu sẽ phát hành Booking Confirmation. Đây là văn bản xác nhận chính thức cho việc đặt chỗ.

🔴Nội dung chính: Booking Confirmation bao gồm các thông tin quan trọng như số booking, tên tàu, cảng đi/cảng đến và lịch trình dự kiến.

🔴Vai trò: Đây là cơ sở pháp lý cần thiết để có thể tiến hành lấy container rỗng và bắt đầu các bước nghiệp vụ tiếp theo tại cảng trong quy trình vận tải đường biển.

Bước 6: Đóng hàng vào container và vận chuyển ra cảng (Stuffing & Trucking)

Dựa vào Booking Confirmation, FWD sẽ nhận lệnh giao container rỗng từ hãng tàu. Doanh nghiệp sau đó sẽ tiến hành đóng hàng vào container tại kho riêng hoặc tại bãi. Quá trình này phải đảm bảo hàng được xếp dỡ đúng kỹ thuật, chằng buộc cẩn thận để tránh xô lệch.

Sau khi hoàn tất và niêm phong kẹp chì, FWD sẽ điều phối xe đầu kéo thực hiện việc vận chuyển hàng ra cảng và hạ container tại bãi chỉ định, một bước hậu cần quan trọng của quy trình vận tải đường biển.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan – Yêu cầu bắt buộc trong quy trình vận tải đường biển

Doanh nghiệp hoặc FWD cần tiến hành khai báo hải quan điện tử. Dựa trên thông tin khai báo, tờ khai sẽ được phân luồng để quyết định mức độ kiểm tra. Hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu và được cấp phép thông quan là điều kiện tiên quyết để container được phép xếp lên tàu. Đảm bảo lô hàng tuân thủ đúng pháp luật trong quy trình vận tải đường biển.

Tìm hiểu giải pháp khai báo hải quan trọn gói giúp thông quan lô hàng nhanh chóng: Tại đây

Bước 8: Nộp các giấy tờ cần thiết cho hãng tàu (SI, VGM)

Để hãng tàu có thể phát hành vận đơn, một bước cốt lõi của quy trình vận tải đường biển là việc nộp SI và VGM.

🔴SI (Shipping Instruction) là bản hướng dẫn gửi hàng chứa toàn bộ thông tin chi tiết để làm vận đơn.

🔴VGM (Verified Gross Mass) là phiếu xác nhận tổng trọng lượng của container sau khi đã đóng hàng và niêm phong.

Việc nộp hai loại chứng từ vận chuyển quốc tế này đúng hạn là yêu cầu bắt buộc để hãng tàu có cơ sở xếp hàng lên tàu an toàn.

Bước 9: Nhận vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)

Sau khi tàu chạy và đã hoàn tất các thủ tục trên, hãng tàu hoặc FWD sẽ phát hành vận đơn đường biển (Bill of Lading). Đây là chứng từ quan trọng nhất, có chức năng như một biên lai nhận hàng, một bằng chứng của hợp đồng vận tải và là chứng từ sở hữu hàng hóa. Người gửi hàng sẽ nhận vận đơn và gửi cho người nhận hàng để làm thủ tục nhận hàng tại cảng đích. Khép lại các bước chính tại cảng đi trong quy trình vận tải đường biển.

Dịch vụ xử lý thủ tục tại cảng xuất của PTN Logistics

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói tại cảng xuất, thay mặt bạn xử lý mọi nghiệp vụ phức tạp.

🔴Booking và vận tải nội địa: Thay mặt khách hàng lấy lệnh đặt chỗ, sắp xếp và điều phối xe container đến kho để đóng hàng và vận chuyển ra cảng đúng theo lịch trình đã định.

🔴Khai báo hải quan trọn gói: Cung cấp dịch vụ khai báo hải quan xuất khẩu chuyên nghiệp. Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan hải quan để thông quan lô hàng nhanh chóng.

🔴Hoàn tất chứng từ với hãng tàu: Hỗ trợ việc nộp các thông tin quan trọng như chi tiết vận đơn (SI), phiếu cân (VGM) cho hãng tàu và phát hành vận đơn (Bill of Lading) cho khách hàng.

Tất cả các nghiệp vụ này được phối hợp nhịp nhàng để đảm bảo quy trình vận tải đường biển của bạn không bị gián đoạn.

Xem thêm các bài viết hữu ích trong chuyên mục dịch vụ vận tải được PTN Logistics biên tập chuyên sâu.

Giai đoạn 3: Hàng hóa trên biển (On-Board)

Khi container đã được xếp lên tàu và bắt đầu hải trình. Đây là lúc việc giám sát và cập nhật thông tin chủ động trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Bước 10: Theo dõi lịch trình tàu chạy (Tracking & Tracing)

Trong quy trình vận tải đường biển, việc chủ động theo dõi hành trình container (tracking) là bước quan trọng. Giúp doanh nghiệp nắm rõ thời gian vận chuyển và lên kế hoạch cho các khâu tiếp theo.

Bạn có thể dễ dàng theo dõi trực tuyến qua hệ thống của hầu hết các hãng tàu hoặc Freight Forwarder bằng cách sử dụng số vận đơn (Bill of Lading number), số container, hoặc số booking. Việc cập nhật thường xuyên này giúp quản lý kế hoạch sản xuất và kinh doanh một cách chính xác hơn.

Dịch vụ theo dõi và cập nhật lịch trình từ PTN Logistics

PTN Logistics nâng tầm dịch vụ giám sát hành trình trong quy trình vận tải đường biển.

• Cung cấp công cụ tracking: Hướng dẫn khách hàng cách sử dụng mã booking hoặc số container để theo dõi vị trí lô hàng trực tuyến.
• Cập nhật chủ động: Đội ngũ của PTN Logistics sẽ chủ động theo dõi và gửi email cập nhật về các mốc quan trọng. Giúp bạn kiểm soát toàn diện quy trình vận tải đường biển của mình.
• Cảnh báo rủi ro: Thông báo sớm cho khách hàng nếu có bất kỳ thay đổi nào về lịch trình để khách hàng kịp thời có phương án xử lý.

Giai đoạn 4: Xử lý hàng hóa tại cảng nhập (Port of discharge)

Đây là chặng cuối cùng và cũng là một trong những giai đoạn phức tạp nhất của quy trình vận tải đường biển.

Bước 11: Hãng tàu gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Mở đầu cho các thủ tục tại cảng đích trong quy trình vận tải đường biển là khi đại lý hãng tàu tại cảng đến phát hành thông báo hàng đến (Arrival Notice). Giấy báo này được gửi cho người nhận hàng (Consignee) trước ngày tàu cập cảng vài ngày. Nó cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, lịch tàu dự kiến, và quan trọng nhất là các khoản phí tại cảng mà Consignee phải thanh toán để có thể nhận hàng

Bước 12: Lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Để có thể nhận hàng, người nhập khẩu phải có lệnh giao hàng D/O. Muốn có được lệnh này, Consignee cần nộp bộ vận đơn gốc (Original B/L) hợp lệ cho hãng tàu và thanh toán đầy đủ các khoản chi phí đầu cảng đến. Việc lấy D/O là một bước nghiệp vụ then chốt. Là giấy thông hành cho phép bạn thực hiện các thủ tục tiếp theo trong quy trình vận tải đường biển để đưa hàng ra khỏi cảng.

Bước 13: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu để kết thúc quy trình vận tải đường biển

Đây là nghiệp vụ bắt buộc và phức tạp nhất tại cảng đến. Doanh nghiệp cần tiến hành khai báo hải quan nhập khẩu dựa trên bộ chứng từ thương mại. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ, quyết định phân luồng và tính toán các loại thuế nhập khẩu và các loại thuế khác (nếu có) mà doanh nghiệp phải nộp cho ngân sách nhà nước. Hoàn tất nghĩa vụ thuế và được thông quan là bước cuối cùng để kết thúc quy trình vận tải đường biển về mặt pháp lý.

Bước 14: Vận chuyển hàng về kho (Inland Trucking)

Sau khi có D/O và tờ khai đã được thông quan, bước cuối cùng của quy trình vận tải đường biển về mặt vật lý là nhận hàng tại cảng nhập khẩu. Doanh nghiệp sẽ điều phối phương tiện vận tải (xe container hoặc xe tải) đến cảng để xuất trình D/O và các chứng từ hợp lệ cho cảng vụ, sau đó nhận hàng. Giai đoạn vận chuyển nội địa (inland trucking) này sẽ đưa lô hàng từ cảng biển về đến tận kho của người nhận một cách an toàn.

PTN Logistics: Hỗ trợ thủ tục tại cảng đến và giao hàng tận nơi

Với mạng lưới đối tác rộng khắp, PTN Logistics thay bạn xử lý toàn bộ nghiệp vụ logistics đầu nhập phức tạp:

🔴Mạng lưới đại lý: Giới thiệu về hệ thống đại lý của PTN Logistics tại các cảng đến, sẵn sàng hỗ trợ mọi thủ tục cần thiết.

🔴Dịch vụ hải quan đầu nhập: Cung cấp dịch vụ khai báo và thông quan hàng nhập khẩu, xử lý các loại thuế, phí theo quy định.

🔴Dịch vụ Door-to-Door: Nhấn mạnh khả năng sắp xếp vận chuyển hàng từ cảng về tận kho của người nhận, mang đến một dịch vụ “từ cửa đến cửa” chuyên nghiệp. Khép lại toàn bộ quy trình vận tải đường biển một cách trọn vẹn.

>>Đọc thêm bài viết: Ưu điểm của giao thông vận tải đường biển là gì trong XNK?

Tại sao chọn PTN Logistics cho quy trình vận tải đường biển của bạn?

Việc lựa chọn một đối tác đồng hành phù hợp không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình vận tải đường biển mà còn là một quyết định chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của bạn.

Giải pháp logistics toàn diện và đáng tin cậy

Với một quy trình vận tải đường biển phức tạp, bạn cần một công ty logistics uy tín. PTN Logistics cung cấp dịch vụ vận tải đường biển trọn gói. Chúng tôi định vị mình là “Người giải quyết vấn đề” đáng tin cậy. Chọn PTN Logistics là chọn một giải pháp toàn diện. Giúp bạn kiểm soát toàn bộ quy trình vận tải đường biển một cách liền mạch và an tâm.

Đội ngũ giàu kinh nghiệm

Đội ngũ của chúng tôi có sự am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ, mang đến dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế chuyên nghiệp. Chúng tôi không chỉ thực thi mà còn giải thích và đồng hành cùng khách hàng. Sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn logistics miễn phí. Giúp bạn gỡ rối mọi thắc mắc trong quy trình vận tải đường biển.

Tối ưu hóa chi phí và thời gian

Mục tiêu của PTN Logistics là giúp bạn tối ưu hóa chi phí và thời gian một cách minh bạch. Chúng tôi cung cấp các giải pháp với chi phí logistics hợp lý, tư vấn các điều kiện Incoterms và phương án vận chuyển (FCL/LCL) hiệu quả nhất để bạn tiết kiệm ngân sách. Bằng cách hoạch định một quy trình vận tải đường biển rõ ràng, chúng tôi giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh không đáng có và rút ngắn thời gian làm thủ tục, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn.

Lấy khách hàng làm trung tâm

PTN Logistics luôn thấu hiểu những khó khăn của khách hàng. Chúng tôi không chỉ cung cấp các dịch vụ riêng lẻ như dịch vụ hải quan trọn gói. Mà còn lắng nghe và đưa ra giải pháp tư vấn 1-1 phù hợp với từng lô hàng cụ thể. Mọi tư vấn và hoạt động của chúng tôi đều hướng đến việc mang lại sự chủ động và an tâm cho bạn. Chọn chúng tôi là chọn một đối tác đồng hành thực sự trong suốt quy trình vận tải đường biển của bạn.

Từ khâu đàm phán hợp đồng đến khi hàng hóa về tới kho, mỗi bước trong quy trình vận tải đường biển đều có sự liên kết chặt chẽ và đóng một vai trò quan trọng quyết định sự thành công của cả một lô hàng. PTN Logistics, đối tác đáng tin cậy sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình phức tạp này. Đảm bảo lô hàng được vận chuyển an toàn và hiệu quả. 

Nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia của PTN Logistics để đơn giản hóa toàn bộ quy trình vận tải đường biển.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến quy trình vận tải đường biển