Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ chi tiết nhất

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ là một phần không thể thiếu trong hệ thống vận tải đa phương thức hiện đại, giúp tối ưu chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Từ khâu chuẩn bị chứng từ đến thông quan và giao nhận, mọi bước đều cần chính xác và chuyên nghiệp. Khám phá cùng PTN Logistics để hiểu rõ từng giai đoạn và nâng cao hiệu quả vận hành xuất khẩu!

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ là gì?

Để nắm vững quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ, trước hết cần tìm hiểu khái niệm và vai trò cốt lõi của hình thức này.

Khái niệm và vai trò trong chuỗi cung ứng

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ là hình thức vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đến các quốc gia khác thông qua mạng lưới đường bộ. Sử dụng phương tiện chủ yếu là xe tải và container.

Đây là mắt xích không thể thiếu. Đồng thời đóng vai trò kết nối trực tiếp các thị trường láng giềng trong mạng lưới giao nhận tại Đông Nam Á.

Hình thức này là một phần quan trọng trong chuỗi vận tải đa phương thức. Đảm nhận vai trò chặng đầu hoặc chặng cuối của một lô hàng. Việc am hiểu quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ giúp doanh nghiệp chủ động tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.

Gọi ngay PTN Logistics để được tư vấn lộ trình xuất khẩu đường bộ tối ưu!

Ưu điểm và hạn chế so với các phương thức khác

Ưu điểm lớn nhất của phương thức này là sự linh hoạt và khả năng cung cấp dịch vụ giao nhận door-to-door liền mạch. Việc này giúp rút ngắn thời gian giao hàng đáng kể so với đường biển trên các tuyến ngắn.

Công nghệ phát triển cho phép theo dõi lô hàng xuyên biên giới và quản lý thông qua ứng dụng phần mềm quản lý vận tải, tăng cường tính minh bạch.

Tuy nhiên, hạn chế là chi phí cao hơn đường biển khi vận chuyển xa và khối lượng hàng hóa bị giới hạn. Do đó, việc hiểu rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ là chìa khóa để tận dụng tối đa lợi thế này.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ 

Đối với các doanh nghiệp, việc hiểu rõ cách một đơn vị logistics chuyên nghiệp vận hành sẽ giúp quá trình hợp tác trở nên minh bạch và hiệu quả hơn. Sau đây là chi tiết các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ từ A-Z. Quy trình này được triển khai bài bản để đảm bảo mọi lô hàng đến đích an toàn và đúng hẹn.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin & yêu cầu từ khách hàng

Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường bộ thành công đều bắt đầu từ việc thu thập thông tin chính xác. Ở bước đầu tiên, đội ngũ chuyên viên sẽ tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng với các thông tin chi tiết về lô hàng:

• Loại hàng (như máy móc, nông sản, hàng may mặc…)
• Trọng lượng
• Số lượng
• Kích thước
• Điểm đi và điểm đến cụ thể

Dựa trên đó, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành kiểm tra các điều kiện, tư vấn tuyến đường tối ưu, loại xe phù hợp và các yêu cầu pháp lý, giấy tờ cần thiết cho mặt hàng và thị trường nhập khẩu. Việc này để đảm bảo quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ khả thi và hiệu quả nhất.

Bước 2: Báo giá & xác nhận dịch vụ vận chuyển

Sau khi đã có đầy đủ thông tin, đơn vị vận chuyển sẽ xây dựng và gửi báo giá chi tiết đến khách hàng. Một báo giá chuyên nghiệp sẽ bao gồm:

• Cước vận chuyển
• Các loại phí thủ tục hải quan
• Dự trù các phụ phí liên quan như phí cầu đường, bốc xếp hai đầu để khách hàng có cái nhìn tổng quan về chi phí.

Khi khách hàng đồng ý, hai bên sẽ tiến hành xác nhận dịch vụ thông qua hợp đồng vận chuyển, email hoặc văn bản xác nhận. Đây là bước quan trọng để chính thức hóa thỏa thuận và khởi động quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ một cách minh bạch.

Bước 3: Hướng dẫn và chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Chứng từ là “hộ chiếu” của hàng hóa. Công ty dịch vụ logistics sẽ hướng dẫn và phối hợp cùng khách hàng để chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Về phía khách hàng, cần cung cấp

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói

Công ty sẽ chuẩn bị các giấy tờ vận tải và hải quan như vận đơn đường bộ (CMR), tờ khai điện tử. Tùy thuộc vào mặt hàng và yêu cầu của nước nhập khẩu như Campuchia, Lào, Trung Quốc, các giấy tờ chuyên ngành như:

• Chứng nhận chất lượng (CQ)
• Kiểm dịch thực vật
• Hun trùng…

Các giấy tờ trên cũng sẽ được chuẩn bị kỹ lưỡng khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ.

Tìm hiểu thêm: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ và chi tiết gồm những gì?

Bước 4: Điều phối phương tiện và vận chuyển hàng ra cửa khẩu

Khi hàng hóa và chứng từ đã sẵn sàng, bộ phận điều phối sẽ sắp xếp loại phương tiện phù hợp nhất (xe container, xe tải thùng, xe mui bạt…) đến kho của khách hàng để nhận hàng.

Tại đây, đơn vị vận chuyển sẽ giám sát việc bốc xếp, kiểm tra tình trạng đóng gói, chằng buộc và niêm phong (seal) để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Sau đó, lô hàng sẽ chính thức bắt đầu hành trình nội địa đến các cửa khẩu biên giới được chỉ định như Mộc Bài, Hữu Nghị, Lào Cai, sẵn sàng cho khâu thủ tục quan trọng tiếp theo của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ.

Bước 5: Thực hiện thủ tục khai báo và thông quan hải quan

Đây là nghiệp vụ cốt lõi, đòi hỏi kinh nghiệm và sự chính xác. Đội ngũ khai báo hải quan sẽ tiến hành truyền tờ khai điện tử trên hệ thống ECUS/VNACCS.

Tại cửa khẩu, nhân viên hiện trường sẽ đại diện khách hàng xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, phối hợp chặt chẽ trong trường hợp có yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa).

Việc này nhằm đảm bảo quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ diễn ra nhanh chóng, giúp khách hàng nhận được tờ khai thông quan và xác nhận xuất khẩu thuận lợi.

Bước 6: Bàn giao hàng hóa và chứng từ tại biên giới

Ngay sau khi hoàn tất thông quan tại cửa khẩu Việt Nam, hàng hóa và bộ chứng từ liên quan sẽ được bàn giao một cách an toàn cho đối tác vận tải hoặc đại lý của chúng tôi tại nước bạn.

Quá trình bàn giao được thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt, có biên bản và hình ảnh xác nhận rõ ràng. Toàn bộ thông tin về việc bàn giao thành công sẽ được cập nhật ngay lập tức cho khách hàng để tiện theo dõi.

Đây là bước chuyển tiếp quan trọng, đảm bảo lô hàng tiếp tục hành trình đến tay người nhận cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ.

Đăng ký tư vấn miễn phí để chuyên gia PTN hỗ trợ chuẩn bị chứng từ chi tiết

Bước 7: Theo dõi, hỗ trợ sau giao hàng và hoàn tất dịch vụ

Đơn vị vận chuyển sẽ tiếp tục theo dõi sát sao tiến trình vận chuyển của lô hàng cho đến khi được giao thành công tại điểm đến. Mọi cập nhật về vị trí và thời gian dự kiến sẽ được thông báo thường xuyên.

Đồng thời, sẽ hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có) một cách nhanh chóng. Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ, chứng từ của lô hàng sẽ được lưu trữ cẩn thận và hai bên tiến hành chốt công nợ, chính thức khép lại một quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ thành công.

Các loại giấy tờ cần thiết trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Sự chuẩn xác của bộ chứng từ là yếu tố quyết định đến 80% thành công của một lô hàng. Đặc biệt là với các tuyến đường bộ có nhiều trạm kiểm soát.

Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn,…

Đây là những chứng từ không thể thiếu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ:

• Hóa đơn thương mại xuất khẩu (Commercial Invoice) ghi rõ giá trị lô hàng để tính thuế
• Phiếu đóng gói (Packing List) mô tả chi tiết giúp cho việc kiểm hóa dễ dàng gồm:
  • Cách thức đóng gói
  • Số lượng, trọng lượng hàng hóa
• Vận đơn đường bộ (CMR) là bằng chứng của hợp đồng vận tải. Do đơn vị vận chuyển phát hành để xác nhận việc nhận hàng và chuyên chở đến đích.

Khám phá ngay: Dịch vụ xuất nhập khẩu trong chuỗi cung ứng

Các loại giấy phép đặc biệt (nếu có)

Để hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ cho các mặt hàng có điều kiện, hồ sơ xuất khẩu hàng hóa phải có thêm các giấy tờ chuyên ngành. Ví dụ

• Chứng từ C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ) là bắt buộc để hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu.
• Giấy phép xuất khẩu đặc biệt từ cơ quan quản lý nhà nước cho một số mặt hàng như khoáng sản, hóa chất, động thực vật hoang dã.

Thiếu các giấy tờ này, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ sẽ bị đình trệ ngay lập tức. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng. Đồng thời tránh phát sinh chi phí không đáng có.

Những lưu ý khi xuất khẩu đường bộ qua các nước Đông Nam Á

Hiểu biết về đặc thù từng tuyến và quy định của mỗi quốc gia là yếu tố sống còn để quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ diễn ra thành công.

Cửa khẩu chính và tuyến đường phổ biến

Việc lựa chọn đúng cửa khẩu đường bộ chính của Việt Nam sẽ quyết định lộ trình vận chuyển nhanh nhất cho lô hàng. Một số cửa khẩu như:

• Hữu Nghị (đi Trung Quốc)
• Mộc Bài (đi Campuchia)
• Lao Bảo (đi Lào)

Mỗi tuyến vận tải xuyên biên giới có những đặc thù riêng về hạ tầng và mật độ giao thông. Nắm vững những yếu tố này và có kinh nghiệm xử lý sự cố cửa khẩu như tắc biên là lợi thế cạnh tranh lớn. Việc này giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ và đảm bảo thời gian giao hàng.

Chỉ cần để lại SĐT, chúng tôi gọi lại tư vấn kế hoạch vận chuyển xuyên biên giới.

Quy định riêng của từng quốc gia

Tối ưu quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ đòi hỏi doanh nghiệp phải am hiểu luật pháp nước bạn. Ví dụ:

• Xuất khẩu sang Trung Quốc quy định rất khắt khe về mã vùng trồng và kiểm dịch
• Xuất khẩu sang Lào và Campuchia quy định có phần thông thoáng hơn nhưng vẫn cần C/O form S, D
• Xuất khẩu sang Thái Lan quy định hàng hóa thường phải quá cảnh

Không nắm rõ các quy định này sẽ khiến quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ thất bại. Vì vậy, hợp tác với một đơn vị logistics am hiểu địa phương là giải pháp thông minh và an toàn.

Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Để hành trình đưa hàng hóa Việt Nam ra thế giới được thuận lợi, việc đồng hành cùng các đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp là một lựa chọn chiến lược. Đặc biệt với các doanh nghiệp mới.

Vai trò của công ty logistics

Một công ty logistics chuyên nghiệp đóng vai trò như một “cánh tay nối dài”. Đồng thời giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ một cách toàn diện.

Họ không chỉ là một nhà môi giới vận tải và forwarder thông thường, mà còn là đơn vị tư vấn, thay mặt doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ phức tạp.

Với chuyên môn sâu, các công ty này sẽ cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan trọn gói. Đảm bảo bộ chứng từ luôn hợp lệ. Đồng thời tính toán chính xác các loại phí và lệ phí làm thủ tục xuất khẩu. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro và chi phí phát sinh không đáng có.

Tìm hiểu chi tiết: Ủy thác xuất khẩu giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh

Giải pháp thuê ngoài giúp tối ưu chi phí và thời gian

Thuê ngoài dịch vụ logistics là giải pháp thông minh giúp tối ưu chi phí logistics đường bộ hiệu quả. Thay vì phải tự đầu tư vào nhân sự, phương tiện và hệ thống, doanh nghiệp có thể tận dụng mạng lưới đối tác vận tải rộng lớn và giá cước cạnh tranh của các công ty dịch vụ.

Điều này giúp tiết kiệm ngân sách và giải phóng doanh nghiệp khỏi các gánh nặng vận hành. Đồng thời đảm bảo thời gian giao hàng và hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ đúng tiến độ. Việc lựa chọn đúng đối tác logistics sẽ quyết định đến 50% sự thành công của một lô hàng xuất khẩu.

Tại sao chọn PTN Logistics cho quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ?

Việc lựa chọn một đối tác logistics chuyên sâu, am hiểu thị trường là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của hoạt động xuất khẩu. PTN Logistics tự hào là lựa chọn hàng đầu. Mang đến giải pháp toàn diện và đáng tin cậy.

Kinh nghiệm và chuyên môn sâu về xuất khẩu đường bộ

Với nhiều năm kinh nghiệm thực chiến, PTN Logistics tự tin làm chủ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ. Đặc biệt là các tuyến đi Đông Nam Á.

PTN sở hữu đội ngũ nhân sự am hiểu sâu sắc các quy định tại từng cửa khẩu. Ngoài ra còn có mạng lưới đối tác rộng lớn tại các quốc gia.

Nhờ đó, mọi vấn đề phát sinh trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ đều được xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Doanh nghiệp sẽ luôn an tâm với dịch vụ hỗ trợ 24/7 trong suốt hành trình vận chuyển. Đảm bảo hàng hóa được thông quan và giao nhận một cách suôn sẻ, đúng tiến độ.

Bỏ túi: Kinh nghiệm lựa chọn công ty dịch vụ Logistics uy tín

Giải pháp toàn diện từ khâu chuẩn bị đến giao nhận

PTN Logistics cung cấp giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. PTN mang đến dịch vụ làm thủ tục hải quan trọn gói, thay mặt khách hàng thực hiện mọi thủ tục giấy tờ phức tạp.

Đặc biệt, dịch vụ giao nhận door-to-door của PTN Logistics sẽ tối ưu hóa toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ. Từ khâu lấy hàng tại kho cho đến giao tận tay người nhận.

Chúng tôi đưa ra cam kết tối ưu chi phí & giảm rủi ro phát sinh bằng việc tư vấn lộ trình và phương án hiệu quả nhất.

Hệ thống vận tải linh hoạt, đa dạng tuyến đường

Sở hữu hệ thống phương tiện vận tải hiện đại cùng các tuyến đường bộ linh hoạt, PTN Logistics đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của doanh nghiệp.

Sự minh bạch và chủ động sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả. Đồng thời ủng cố sự tin cậy trong toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ. Với những lợi thế vượt trội trên, PTN Logistics chính là đối tác chiến lược mà doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm.

Tóm lại quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ gồm nhiều bước chặt chẽ, từ chuẩn bị chứng từ đến hoàn tất hồ sơ sau thông quan. Để tránh sai sót và tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên đồng hành cùng đơn vị chuyên nghiệp. Hãy để PTN Logistics hỗ trợ bạn thực hiện toàn diện và hiệu quả trong từng chặng đường xuất khẩu.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ