Tìm hiểu quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đòi hỏi sự chính xác và am hiểu sâu sắc về các thủ tục, chứng từ phức tạp. Để đảm bảo an toàn hàng hóa và tối ưu chi phí, việc nắm vững các bước cốt lõi là vô cùng quan trọng. Cùng PTN tìm hiểu để tự tin chinh phục thị trường quốc tế và tránh rủi ro không đáng có.

Tại sao vận tải hàng không là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp?

Trong thương mại toàn cầu, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đóng vai trò then chốt, giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế tốc độ để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Ưu điểm vượt trội: Tốc độ, an toàn và khả năng tiếp cận thị trường toàn cầu

Lợi thế lớn nhất của phương thức này là tốc độ vận chuyển hàng hóa nhanh chóng. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian giao hàng so với đường biển. Đồng thời đáp ứng các yêu cầu khẩn cấp của đối tác và chiếm lĩnh thị trường.

Thêm vào đó, việc vận chuyển hàng không quốc tế còn đảm bảo an toàn hàng hóa ở mức độ cao nhờ quy trình an ninh nghiêm ngặt. Giúp giảm thiểu rủi ro va đập, mất mát.

Đây là nền tảng để doanh nghiệp tự tin chinh phục các thị trường khó tính nhất trên toàn thế giới và tối ưu hóa toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Nhận tư vấn 1-1 miễn phí để xác định giải pháp hàng không có thực sự tối ưu cho lô hàng của bạn

Các mặt hàng nào phù hợp với vận chuyển hàng không?

Không phải mọi loại hàng hóa đều phù hợp. Nhưng có những nhóm hàng mà lợi ích của vận tải hàng không được phát huy tối đa.

Điển hình là nhóm hàng hóa giá trị cao hoặc dễ hư hỏng như:

• Thiết bị điện tử
• Trang sức
• Dược phẩm
• Hoa tươi
• Thực phẩm cao cấp
• Hàng mẫu…

Các mặt hàng này yêu cầu độ an toàn cao. Đồng thời thời gian lưu thông cũng được đặt lên hàng đầu. Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, đây là những loại hàng thường xuyên được ưu tiên xử lý trước nhờ tính chất đặc biệt của chúng.

Việc gửi hàng đi nước ngoài bằng máy bay là giải pháp không thể thay thế cho việc vận chuyển hàng dễ hư hỏng để đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay người nhận một cách nhanh nhất. Các mặt hàng phổ biển như:

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chi tiết

Để đảm bảo một lô hàng được thông quan và vận chuyển quốc tế thuận lợi, doanh nghiệp cần am hiểu một quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chuyên nghiệp và chặt chẽ.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và kiểm tra tính phù hợp của hàng hóa

Đây là bước nền tảng, quyết định sự suôn sẻ của toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Doanh nghiệp cần xác định chính xác các thông tin như:

• Tên hàng hóa
• Đặc tính lý hóa
• Trọng lượng và kích thước

Đặc biệt, việc tra cứu đúng mã HS (HS code) là điều quan trọng để xác định các chính sách thuế và giấy phép xuất khẩu chuyên ngành nếu có.

Tìm hiểu: Dịch vụ xuất nhập khẩu giúp nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp

Bước 2: Đóng gói, dán nhãn hàng hóa (Packing & Labeling) theo tiêu chuẩn IATA

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, việc đóng gói đúng tiêu chuẩn là bước bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa trong suốt hành trình bay.

Hàng hóa phải được đóng gói theo tiêu chuẩn IATA, có khả năng chịu được sự thay đổi về áp suất và nhiệt độ. Đồng thời được dán nhãn đầy đủ, rõ ràng theo quy định.

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu cần thiết

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ chứng từ hoàn chỉnh và các giấy tờ liên quan. Đây là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan và vận chuyển.

Việc lựa chọn một công ty forwarder uy tín sẽ giúp doanh nghiệp được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ xử lý thủ tục nhanh chóng, chính xác.

Bước 4: Vận chuyển hàng ra sân bay và làm thủ tục xuất khẩu

Dựa trên thông tin chi tiết về lô hàng, công ty Forwarder sẽ thực hiện việc đặt chỗ hãng hàng không (booking cước) để xác nhận lịch trình và giữ chỗ trên chuyến bay phù hợp nhất. Đây là bước không thể bỏ qua trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Việc này sẽ giúp nhận được mức cước vận tải hàng không cạnh tranh. Sau đó, hàng hóa sẽ được vận chuyển ra kho hàng không và bắt buộc phải trải qua thủ tục an ninh soi chiếu tại sân bay. Việc này để đảm bảo an toàn cho chuyến bay.

Quy trình phức tạp? Liên hệ ngay cho PTN Logistics hỗ trợ bạn từ A-Z.

Bước 5: Mở tờ khai hải quan xuất khẩu

Đây là giai đoạn quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Doanh nghiệp hoặc Forwarder sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử (hệ thống VNACCS/VCIS).

Toàn bộ dữ liệu từ bộ chứng từ đã chuẩn bị sẽ được nhập lên hệ thống. Việc nắm vững quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không ở giai đoạn này là cực kỳ quan trọng để khai báo chính xác. Việc này giúp tránh sai sót gây trì hoãn.

Bước 6: Phát hành Vận đơn hàng không (Airway Bill – AWB)

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ phân luồng (xanh, vàng, đỏ) và doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục tương ứng để lô hàng được thông quan hàng hóa xuất khẩu.

Khi hàng đã được thông quan và bàn giao cho hãng bay, vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB) sẽ được phát hành. Hoàn thành bước này là một phần trọng yếu của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Bước 7: Theo dõi lịch trình bay và thông báo cho người nhận

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, doanh nghiệp có thể sử dụng mã vận đơn để chủ động theo dõi lịch trình bay (tracking online) trên trang web của hãng hàng không.

Đồng thời, bộ chứng từ gốc cần được gửi cho người nhận hàng để họ chuẩn bị thủ tục cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Khám phá ngay: Giấy phép xuất nhập khẩu và hướng dẫn các thủ tục cơ bản

Bước 8: Thủ tục hải quan nhập khẩu

Khi hàng đến sân bay đích, đại lý của hãng hàng không hoặc công ty forwarder sẽ gửi Thông báo hàng đến cho người nhận. Người nhận hàng sẽ tiến hành các thủ tục nhận hàng tại sân bay đến. Bao gồm:

• Mở tờ khai hải quan nhập khẩu
• Thanh toán các loại phí địa phương

Đây là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không mà phía người gửi cần theo dõi.

Bước 9: Giao hàng đến đúng điểm hẹn

Sau khi hoàn tất các thủ tục tại sân bay đến và thanh toán các chi phí liên quan, người nhận sẽ nhận hàng tại kho và hoàn tất quá trình vận chuyển.

Tóm lại, việc am hiểu và tuân thủ chặt chẽ các bước trên là chìa khóa để thực hiện thành công một quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Bộ chứng từ trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không gồm những gì?

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác của bộ chứng từ xuất khẩu là xương sống cho mọi lô hàng quốc tế. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến trì hoãn và phát sinh chi phí không đáng có. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Các chứng từ bắt buộc

Đây là những giấy tờ không thể thiếu để lô hàng được phép xuất khẩu. Bộ hồ sơ này bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) ghi rõ giá trị hàng hóa
• Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List) mô tả quy cách đóng gói
• Tờ khai hải quan đã được thông quan
• Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB) là chứng từ vận tải quan trọng nhất. Trong đó cần phân biệt rõ:
  • Master Air Waybill (MAWB)
  • House Air Waybill (HAWB)

Việc am hiểu các loại giấy tờ này là yêu cầu cơ bản trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Bạn đã sẵn sàng tối ưu quy trình và chi phí? Gọi ngay cho PTN logistics để trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp.

Các chứng từ khác (Nếu có yêu cầu)

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, ngoài bộ chứng từ cơ bản, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm một số giấy tờ tùy thuộc vào đặc tính của hàng hóa và yêu cầu từ nước nhập khẩu. Phổ biến nhất là:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế quan
• Giấy phép xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc với các mặt hàng đặc thù
• Chứng thư kiểm dịch thực vật cho hàng nông sản
• Chứng thư hun trùng cho các sản phẩm từ gỗ
• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ)
• Chứng từ bảo hiểm cũng có thể được yêu cầu bởi người mua để đảm bảo quyền lợi

Các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Dù là phương thức vận chuyển hiện đại và an toàn, các rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng không vẫn có thể xảy ra. Do đó, trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, doanh nghiệp cần lường trước các tình huống phát sinh và chuẩn bị phương án dự phòng phù hợp. Đây là cách tốt nhất để bảo vệ lợi ích và hạn chế thiệt hại không mong muốn.

Sai sót trong khai báo hải quan và hậu quả

Đây là một trong những rủi ro nghiêm trọng nhất. Việc khai sai mã HS, tên hàng, hoặc giá trị có thể khiến:

• Lô hàng bị bác bỏ
• Yêu cầu giám định lại
• Xử phạt hành chính
• Truy cứu trách nhiệm hình sự

Những sai sót này không chỉ gây tốn kém chi phí mà còn làm đình trệ toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Việc này làm ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp và tiến độ giao hàng cho đối tác. Đồng thời gây ra những thiệt hại không thể lường trước.

Xem ngay: Cách tính giá trị xuất nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ

Hàng hóa bị từ chối soi chiếu an ninh

An ninh hàng không có những tiêu chuẩn cực kỳ khắt khe, vì vậy trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt mọi quy định. Hàng hóa có thể bị từ chối vận chuyển nếu:

• Đóng gói sai quy cách
• Chứa hàng cấm hoặc hàng nguy hiểm (Dangerous Goods) nhưng không khai báo
• Thông tin trên thùng hàng không khớp với chứng từ

Khi bị từ chối, doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm thời gian và chi phí để xử lý lại lô hàng. Thậm chí có thể bỏ lỡ chuyến bay đã đặt trước. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến kế hoạch kinh doanh.

Rủi ro hủy chuyến, hoãn chuyến (delay/cancel flight) và cách xử lý

Tình trạng chậm trễ hoặc hủy chuyến bay là rủi ro khách quan thường gặp trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Xuất phát từ các yếu tố như:

• Thời tiết xấu
• Sự cố kỹ thuật
• Các vấn đề khác tại sân bay

Trong những trường hợp này, việc xử lý sự cố hàng không đòi hỏi sự nhanh nhạy và mối quan hệ tốt với các hãng bay.

Một công ty forwarder chuyên nghiệp có thể nhanh chóng sắp xếp lại lịch trình trên chuyến bay thay thế. Đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi và thông báo kịp thời cho các bên liên quan để cùng phối hợp.

Thiệt hại hoặc mất mát hàng hóa và tầm quan trọng của bảo hiểm

Mặc dù hiếm gặp, tổn thất hàng hóa vẫn là một rủi ro tiềm tàng do va đập hoặc các sự cố bất ngờ. Để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp trước những tình huống không mong muốn này, việc mua bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu là biện pháp tài chính khôn ngoan và cần thiết.

Chi phí bảo hiểm là không đáng kể so với giá trị lô hàng. Nhưng nó đảm bảo doanh nghiệp được bồi thường thỏa đáng. Ngoài ra còn giúp ổn định tài chính và duy trì sự tin cậy trong toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Tìm hiểu thêm: Tổng quan và thông tin đầy đủ về ủy thác xuất khẩu

Tối ưu hóa quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không từ PTN Logistics

Việc tự mình quản lý toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro. Hợp tác với một đối tác logistics chuyên nghiệp như PTN Logistics chính là giải pháp để đơn giản hóa quy trình, phòng tránh rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả xuất khẩu.

Kinh nghiệm dày dặn và chuyên môn sâu

Với nhiều năm hoạt động trong ngành, PTN Logistics sở hữu nền tảng kiến thức vững chắc và kinh nghiệm thực chiến dày dặn. Đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ logistics hàng không.

Đội ngũ của PTN am tường mọi quy định, chính sách hải quan và các yêu cầu đặc thù của từng thị trường, từng hãng bay.

Điều này giúp chúng tôi lường trước và xử lý hiệu quả các vấn đề phát sinh. Đảm bảo cho quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của doanh nghiệp luôn diễn ra suôn sẻ, an toàn và đúng tiến độ.

Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và tận tâm

PTN Logistics tự hào là một công ty logistics chuyên nghiệp với đội ngũ nhân sự không chỉ giỏi về chuyên môn mà còn luôn làm việc với sự tận tâm và tinh thần trách nhiệm cao.

Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Từ tư vấn ban đầu, xử lý chứng từ, theo dõi hàng hóa cho đến khi giao hàng thành công.

Mỗi khách hàng đều có một chuyên viên hỗ trợ riêng, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và cập nhật thông tin kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Đại lý với các hãng hàng không lớn

Là đối tác chiến lược và đại lý của nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới, PTN Logistics có lợi thế vượt trội trong việc cung cấp các giải pháp vận chuyển linh hoạt.

Mối quan hệ hợp tác chặt chẽ này cho phép chúng tôi đảm bảo được chỗ (booking) ngay cả trong mùa cao điểm. Từ đó mang đến nhiều lựa chọn về lịch trình bay và đặc biệt là giúp tối ưu hóa chi phí logistics cho doanh nghiệp.

Tóm lại, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không gồm các bước chặt chẽ, từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khi giao hàng thành công tại sân bay đích. Việc tự quản lý có thể phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Hãy để PTN Logistics với kinh nghiệm và chuyên môn sâu đồng hành cùng bạn, đơn giản hóa thủ tục và đảm bảo lô hàng được vận chuyển an toàn, hiệu quả.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không