Hiểu rõ về tờ khai hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Tờ khai hải quan đóng vai trò quan trọng chiến lược. Đặc biệt là trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển. Bài viết này sẽ cung cấp tổng quan về những nội dung xoay quanh loại tờ khai này. Giúp độc giả nắm bắt giá trị cốt lõi và tầm quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hãy cùng PTN Log tìm hiểu ngay!

Tờ khai hải quan là gì? Định nghĩa và cơ sở pháp lý toàn diện

Để đảm bảo hoạt động thương mại quốc tế diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật. Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc phải có.

Định nghĩa chi tiết về tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là một chứng từ pháp lý bắt buộc. Được sử dụng để kê khai thông tin chi tiết về hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu với cơ quan hải quan. Bản chất của tờ khai này là một lời cam kết về tính chính xác của thông tin hàng hóa. Giúp cơ quan hải quan kiểm soát, thống kê và thu thuế theo quy định.

Mục đích tờ khai hải quan chính là để quản lý hàng hóa qua biên giới. Đảm bảo tuân thủ luật pháp và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại. Về chức năng pháp lý thì đây chính là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế kiểm tra chuyên ngành và phòng chống buôn lậu, gian lận thương mại.

Cơ sở pháp lý của tờ khai hải quan

Các hoạt động khai báo hải quan tại Việt Nam được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật chặt chẽ. Trong đó gồm có:

Luật Hải quan Việt Nam

Đây là văn bản pháp luật cao nhất quy định về thủ tục hải quan. Bao gồm việc kiểm tra, giám sát hải quan đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.

Các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành tờ khai hải quan quan trọng

Nghị định 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.

Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định chi tiết về thủ tục hải quan. Kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Vai trò của các công ước, hiệp định quốc tế

Việt Nam tham gia nhiều công ước hải quan quốc tế và các hiệp định thương mại tự do (FTA) song phương, đa phương.

Các công ước, hiệp định này đóng vai trò quan trọng trong việc hài hòa hóa thủ tục. Tạo thuận lợi cho thương mại và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai báo tờ khai hải quan.

>>>Khám phá: Dịch vụ hải quan PTN – Giải pháp xuất nhập khẩu hàng đầu 2025

Phân loại tờ khai hải quan theo mục đích và loại hình

Tùy thuộc vào mục đích và loại hình hàng hóa tham gia vận chuyển. Mà tờ khai hải quan được phân thành nhiều loại khác nhau:

📝 Tờ khai hải quan nhập khẩu, xuất khẩu: Đây là hai loại phổ biến nhất, dùng cho hàng hóa mua bán thông thường.

📝 Tờ khai tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập: Áp dụng cho hàng hóa đưa vào hoặc đưa ra khỏi Việt Nam trong một thời gian nhất định. Và sẽ được tái xuất hoặc tái nhập sau đó.

📝 Tờ khai quá cảnh: Dùng cho hàng hóa vận chuyển qua lãnh thổ Việt Nam. Mà không làm thủ tục nhập khẩu hay xuất khẩu vào Việt Nam.

📝 Tờ khai hàng hóa đưa vào/đưa ra kho ngoại quan: Dành cho hàng hóa gửi tại kho ngoại quan. Chưa làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam hoặc đã xuất khẩu nhưng chưa đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.

Sự khác biệt cơ bản giữa các loại hình này nằm ở mục đích, quy trình và các điều kiện pháp lý đi kèm. Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đúng loại tờ khai hải quan để tránh sai sót.

Cấu trúc và thông tin trọng yếu trên tờ khai hải quan

Mỗi chỉ tiêu trên tờ khai đều mang ý nghĩa quan trọng. Khai báo chính xác là chìa khóa để tránh chậm trễ thông quan, phạt hành chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Phân tích chi tiết các chỉ tiêu trên tờ khai

Một tờ khai hải quan chuẩn sẽ chứa đựng hàng loạt thông tin quan trọng. Mỗi chỉ tiêu đều có ý nghĩa riêng:

Số tờ khai hải quan

Đây là dãy số định danh duy nhất cho mỗi lô hàng. Có cấu trúc gồm số đăng ký, loại hình, năm, chi cục hải quan và số thứ tự.

Thông tin về người khai

Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp. Giúp cơ quan hải quan xác định chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý.

Thông tin hàng hóa

Chi tiết về tên hàng, mã HS , số lượng, trọng lượng, đơn giá và trị giá hàng hóa. Đây là những thông tin cốt lõi để tính thuế và kiểm tra chính sách.

Thông tin về thuế và các khoản thu khác

Ghi rõ các loại thuế phải nộp như thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt. Cùng các loại phí và lệ phí khác liên quan.

Thông tin về vận chuyển

Chi tiết phương tiện vận chuyển, cảng đi/đến, số vận đơn (Bill of Lading – B/L). Giúp theo dõi hành trình của lô hàng.

Thông tin về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành

Đối với những mặt hàng yêu cầu giấy phép đặc biệt hoặc phải qua kiểm tra chuyên ngành. Ví dụ như kiểm dịch, kiểm tra chất lượng. Thông tin này cũng cần được khai báo.

Xem thêm chuyên mục dịch vụ hải quan với nhiều bài viết chuyên sâu do PTN Logistics biên tập.

Tầm quan trọng của việc khai báo chính xác từng chỉ tiêu

Việc khai báo chính xác từng chỉ tiêu trên tờ khai hải quan là vô cùng quan trọng. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc chậm trễ thông quan. Phát sinh chi phí phạt. Hoặc thậm chí là rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Cụ thể như sau:

❌ Khai báo chính xác các thông tin như mã HS, trị giá hàng hóa, số lượng, trọng lượng. Và các thông tin liên quan đến thuế là cực kỳ cần thiết.

❌ Sai sót trong việc xác định mã HS có thể dẫn đến áp sai thuế suất. Có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính, bị công chức Hải quan kiểm tra thực tế, gây chậm trễ thông quan.

❌ Tương tự, việc khai báo sai trị giá hàng hóa có thể bị xem là hành vi gian lận thương mại. Dẫn đến bị phạt nặng và truy thu thuế.

❌ Những sai sót nhỏ như thiếu sót chứng từ, thông tin không đồng bộ giữa các loại giấy tờ cũng có thể làm chậm trễ quá trình thông quan. Phát sinh chi phí lưu container, phí bãi và các chi phí khác không mong muốn.

Độ chính xác của tờ khai hải quan ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thông quan và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Do đó, để tránh những rủi ro không mong muốn. Các doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên tờ khai hải quan trước khi truyền.

Quy trình mở tờ khai hải quan: từ chuẩn bị đến thông quan

Quy trình mở tờ khai hải quan điện tử ngày nay đã được đơn giản hóa nhờ công nghệ, nhưng vẫn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ hải quan đầy đủ và hợp lệ là yếu tố tiên quyết. Các chứng từ yêu cầu chi tiết thường bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thanh toán.
• Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation): Xác nhận từ hãng vận tải (tàu/máy bay) về việc đã chấp nhận đặt chỗ cho lô hàng. Đây là cơ sở để lấy container rỗng và cung cấp các thông tin ban đầu (số booking, tên tàu, ngày đi) cho việc khai báo.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết về số lượng, trọng lượng, loại bao bì hàng hóa.
• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Chứng từ vận chuyển.
• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Cơ sở pháp lý của giao dịch mua bán.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Nếu muốn hưởng ưu đãi thuế quan.
• Các loại giấy phép chuyên ngành: Đối với hàng hóa có điều kiện.

Bước 2: Phân loại hàng hóa và xác định mã HS

Xác định mã HS code chính xác là một bước vô cùng quan trọng.

• Đây là mã quốc tế để phân loại hàng hóa.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách quản lý và mức thuế áp dụng.

Phương pháp tra cứu mã HS có thể thông qua biểu thuế xuất nhập khẩu. Các công cụ tra cứu trực tuyến hoặc tham vấn chuyên gia. Rủi ro khi sai mã HS có thể rất lớn, từ việc bị phạt hành chính đến việc phải truy thu thuế.

Bước 3: Nhập liệu và truyền tờ khai điện tử

Hiện nay, việc khai báo tờ khai hải quan chủ yếu được thực hiện thông qua phần mềm khai báo hải quan điện tử như hệ thống VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan sẽ nhập liệu các thông tin chi tiết vào phần mềm và truyền dữ liệu đến cơ quan hải quan.

Bước 4: Nhận kết quả phân luồng

Sau khi tờ khai hải quan được truyền đi, hệ thống sẽ tự động phân luồng:

• Luồng xanh: Hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng vàng: Hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế nhưng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy.
• Luồng đỏ: Hàng hóa phải kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 5: Thực hiện các thủ tục tiếp theo

Luồng xanh: Sau khi tờ khai hải quan được thông quan, doanh nghiệp nộp thuế (nếu có) và nhận hàng.

Luồng vàng: Doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy, giải trình các vướng mắc (nếu có), sửa đổi bổ sung tờ khai theo yêu cầu của hải quan.

Luồng đỏ: Ngoài việc kiểm tra hồ sơ giấy, hàng hóa sẽ được kiểm tra thực tế. Quy trình kiểm hóa bao gồm việc kiểm tra số lượng, chủng loại, mã HS, tình trạng hàng hóa so với khai báo.

Bước 6: Hoàn tất nghĩa vụ thuế và thông quan

Sau khi các thủ tục kiểm tra hoàn tất và không có vướng mắc. Doanh nghiệp sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế hải quan. Các hình thức nộp thuế có thể là nộp qua cổng thanh toán điện tử hoặc nộp tài quầy ngân hàng.

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, tờ khai hải quan sẽ được xác nhận thông quan và doanh nghiệp có thể nhận hàng.

Xem hướng dẫn chi tiết cách khai tờ khai hải quan chuẩn nghiệp vụ, tránh sai sót và chậm trễ thông quan.

Thách thức và giải pháp khi mở tờ khai hải quan trong thực tiễn logistics

Mặc dù quy trình đã được số hóa, việc mở tờ khai hải quan vẫn tồn tại nhiều thách thức từ sai sót thông tin đến thay đổi chính sách.

Những thách thức thường gặp khi mở tờ khai hải quan

Mặc dù quy trình đã được số hóa, việc mở tờ khai hải quan vẫn tiềm ẩn nhiều thách thức. Đặc biệt với các doanh nghiệp lần đầu hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu:

❌ Sai sót trong khai báo, thiếu/sai hồ sơ: Việc này có thể dẫn đến việc tờ khai bị từ chối hoặc bị phạt hành chính.

❌ Phân loại mã HS khó, áp dụng thuế không đúng: Nhiều mặt hàng có mã HS phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu để phân loại chính xác. Tránh áp sai mức thuế.

❌ Thay đổi chính sách, quy định hải quan liên tục: Các văn bản pháp luật, quy định thường xuyên được cập nhật. Đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời.

❌ Vướng mắc với các loại giấy phép chuyên ngành: Một số mặt hàng yêu cầu giấy phép đặc biệt. Việc xin cấp phép thường mất thời gian và quy trình phức tạp.

❌ Thời gian chờ đợi, chi phí phát sinh khi kiểm hóa: Khi tờ khai hải quan rơi vào luồng đỏ, thời gian thông quan sẽ kéo dài hơn. Và phát sinh các chi phí không mong muốn.

Giải pháp tối ưu hóa cho những thách thức

Để vượt qua những thách thức trên. Các doanh nghiệp cần:

✅ Nâng cao năng lực nhân sự, thường xuyên cập nhật kiến thức: Đào tạo đội ngũ nhân sự nắm vững nghiệp vụ hải quan và thường xuyên cập nhật các quy định mới về tờ khai hải quan.

✅ Đầu tư vào hệ thống phần mềm khai báo hiện đại: Sử dụng các phần mềm chuyên dụng tích hợp giúp tự động hóa quy trình. Giảm thiểu sai sót thủ công và tăng tính minh bạch.

✅ Tối ưu hóa quy trình nội bộ, kiểm tra chéo: Xây dựng quy trình rõ ràng, có bước kiểm tra chéo. Để đảm bảo tính chính xác của thông tin trước khi truyền tờ khai.

✅ Sử dụng dịch vụ tư vấn hải quan và logistics trọn gói: Đối với các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, việc hợp tác với các công ty logistics uy tín như PTN Logistics sẽ giúp bạn tối ưu khai báo hải quan. Vượt qua thách thức xuất nhập khẩu.

PTN Logistics – Đối tác chuyên nghiệp trong khai báo hải quan

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu rộng về luật hải quan và các quy định liên quan. PTN Logistics tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp khai báo hải quan toàn diện. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, minh bạch.

Lý do nên chọn PTN Logistics cho dịch vụ khai báo hải quan

Chọn PTN Logistics đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn đang đặt niềm tin vào một đội ngũ giàu kinh nghiệm.  Am hiểu sâu sắc về mọi khía cạnh của thủ tục thông quan. Chúng tôi không chỉ là người khai báo mà còn là cố vấn đáng tin cậy.

Chúng tôi liên tục cập nhật những thay đổi mới nhất về chính sách, quy định để đảm bảo mọi tờ khai hải quan đều tuân thủ đúng pháp luật. Tránh những sai sót không đáng có gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí. Sự tận tâm, chuyên nghiệp và khả năng đáp ứng linh hoạt mọi yêu cầu của khách hàng chính là những giá trị cốt lõi mà PTN Logistics mang lại.

Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói

PTN Logistics cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trọn gói. Từ khâu tư vấn ban đầu cho đến khi lô hàng được thông quan hoàn toàn. Gói dịch vụ này bao gồm việc chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết. Chúng tôi sẽ đại diện doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình khai báo hải quan điện tử và trực tiếp tại chi cục.

Bên cạnh đó, PTN Logistics còn hỗ trợ phân loại hàng hóa theo mã HS chuẩn xác nhất. Giúp xác định đúng mức thuế xuất nhập khẩu phải nộp, tránh các khoản phạt không đáng có. Với dịch vụ trọn gói, khách hàng không cần lo lắng về bất kỳ khâu nào, PTN Logistics sẽ thay bạn xử lý mọi việc một cách hiệu quả.

Đảm bảo thông quan nhanh chóng với dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu

PTN Logistics tự hào với dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu, được thiết kế để tối ưu hóa tốc độ và hiệu quả. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi không chỉ am hiểu sâu sắc về các loại hình tờ khai hải quan phức tạp mà còn có kinh nghiệm xử lý các trường hợp đặc biệt.

Khi lựa chọn dịch vụ logistics trọn gói của PTN Logistics, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ liên tục, cập nhật tình trạng lô hàng theo thời gian thực. Cam kết của chúng tôi là mang lại trải nghiệm thông quan mượt mà, không gián đoạn. Góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.

Với PTN Logistics, mọi lô hàng của bạn sẽ được thông quan một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả. Hãy để chúng tôi trở thành đối tác đáng tin cậy, cùng bạn chinh phục những thách thức trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Tóm lại, tờ khai hải quan không chỉ là một thủ tục hành chính. Mà là trung tâm của mọi hoạt động xuất nhập khẩu. Việc hiểu biết sâu sắc và xử lý một cách chính xác là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp. PTN Logistics tự hào là đối tác am hiểu nghiệp vụ hải quan. Cung cấp thông tin đáng tin cậy và hỗ trợ thực tế cho doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu.

Liên hệ PTN Logistics ngay hôm nay! Để nhận tư vấn chuyên sâu về phân loại tờ khai và thủ tục hải quan.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Câu hỏi thường gặp liên quan đến tờ khai hải quan